Basware tuo markkinoille ostoreskontraprosessin ulkoistuspalvelun

- Useat suomalaisyritykset harkitsevat ostoreskontran rutiinitoimintojen ulkoistamista

Espoo 30.6.2011 – Johtava hankinnasta maksuun -ratkaisujen tarjoaja Basware Oyj tuo markkinoille ostoreskontraprosessin ulkoistuspalvelun, jossa yhdistyvät Baswaren prosessiosaaminen, laskuautomaatioratkaisu ja toimittajaviestintä. Uuden InvoiceOut ™-palvelun avulla yritykset voivat ulkoistaa laskujenkäsittelyn rutiinit, minimoida laskujenkäsittelystä koituvat kustannukset ja samalla parantaa laskujenkäsittelyprosessin tehokkuutta ja laatua. Baswaren selvityksen mukaan ostoreskontran toimintojen ulkoistaminen kiinnostaa suomalaisyrityksiä yhä enemmän.

Baswaren uusi, kokonaisvaltainen palvelukokonaisuus perustuu parhaiden käytäntöjen ja prosessien hyödyntämiseen sekä pitkälle automatisoituun toimintamalliin. Palvelu auttaa yrityksiä saavuttamaan maailmanluokan suoritustason nopeasti ja laskee laskukohtaisia kustannuksia sekä koko laskujenkäsittelyprosessin kuluja. Luopumalla paperilaskuista, integroimalla toimittajat kiinteäksi osaksi hankinnasta maksuun -prosessia sekä lisäämällä prosessin läpinäkyvyyttä ja kontrollia organisaatiot voivat saavuttaa kustannussäästöjä ja vähentää manuaalista käsittelyä.

InvoiceOut™-palvelun avulla yritykset voivat ulkoistaa päivittäiset ostolaskujen käsittelyrutiinit, varmistaen samalla, että talousorganisaatiolla on tarvittava näkyvyys ja kontrolli ostoreskontraprosessiin. Näin asiakkaan ostoreskontran vastuulle jää päivittäisrutiineista ainoastaan poikkeamanhallinta ja asiakkaan omia resursseja voidaan ohjata strategisempiin tehtäviin.

Paperista sähköiseen – sähköisestä automaattiseen

InvoiceOut™-palvelukokonaisuudessa yhdistyvät ostolaskujen käsittelyratkaisu, ohjelmistojen ylläpito, ulkoistettu skannauspalvelu, verkkolaskut sekä laskun tietosisällön tarkistuspalvelu. InvoiceOut™ sisältää laskuautomaatio-ohjelmistojen ylläpidon SaaS-palveluympäristössä, joka takaa yrityksen tarpeiden mukaan skaalattavan sekä kustannustehokkaan toimintaympäristön.

Tilaukselliset ja sopimukselliset laskut lähetetään hyväksyntäkiertoon valmiin tiliöintiehdotuksen kanssa, jolloin talousorganisaatiolle jää enemmän aikaa maksustrategioiden, kassa-alennusten ja toimittajayhteistyön hallinnointiin.

Sähköiset tilaukset ja tilaustietoihin perustuva verkkolaskutus parantavat vastaanotettavien laskujen laatua: kun laskuilla on jatkokäsittelyn kannalta vaadittavat tiedot, voidaan laskujen tarkistus ja täsmäytys tilauksiin automatisoida ja manuaalinen poikkeamien tarkistus vähenee. Ulkoistetun skannauspalvelun avulla paperilaskut muunnetaan verkkolaskuiksi ennen kuin ne saapuvat hyväksyntäkiertoon. Basware aktivoi toimittajia lähettämään verkkolaskuja ja tarjoaa toimittajille eri tarpeisiin sopivia työkaluja verkkolaskujen lähetykseen. Satunnaiset tai pienet toimittajat voidaan kytkeä Toimittajaportaaliin, jonka avulla toimittaja voi luoda verkkolaskuja sekä kääntää tilauksia suoraan verkkolaskuiksi.

Basware InvoiceOut™-palvelua käyttävät yritykset hyötyvät myös pääsystä Baswaren globaaliin avoimeen verkkoon. Avoin verkko mahdollistaa verkkolaskujen ja hankintasanomien välityksen verkostossa, johon kuuluu yli 320 000 aktiivista myynti- ja osto-organisaatiota.

Tehokkuuden vaatimus lisää ulkoistamista

Taloushallinnon toimintojen ulkoistaminen kiinnostaa suomalaisia yrityksiä yhä enemmän. 44 prosenttia Baswaren taloushallinnon ammattilaisille suunnattuun kyselyyn1vastanneista talousjohtajista on ulkoistanut tai harkinnut ulkoistavansa ostoreskontran osatoimintoja, kuten ostolaskujen käsittelyä, skannausta tai tiliöintiä. Osittain taloushallintonsa on ulkoistanut jo puolet kyselyyn vastanneista.

”Trendinä tällä hetkellä on osittainen taloushallinnon ulkoistaminen, jota lähes puolet kyselyymme vastanneista on jo toteuttanut. Kun aiemmin itse tehdyt osaprosessit ulkoistetaan, saadaan prosessitehot hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla. Pelkkä alempien kustannusten tavoittelu vanhojen toimintamallien ulkoistamisella ei ole kannattavaa – ostoreskontraprosessien automatisoinnilla saavutetaan paljon mittavampia säästöjä. Arviomme mukaan laskujenkäsittelyn päivittäisten rutiinien ulkoistaminen tulee vahvasti yleistymään”, kertoo Baswaren johtaja Esa Tihilä .

Manuaalinen työ virhealtista

Baswaren vuonna 2010 teettämän Lost in Transaction2-tutkimuksen mukaan laskujen skannaus sekä tietojen manuaalinen syöttö ovat eniten aikaa vieviä (38%) sekä virheille alttiita (41%) toimintoja ostoreskontrassa. Tutkimuksen mukaan jopa seitsemän prosenttia laskuista sisältää virheitä ja näiden poikkeavuuksien korjaaminen on organisaatioille kallista sekä ajallisesti että rahallisesti. Lisäksi virheet saattavat johtaa myöhästymismaksuihin sekä kassa-alennusten menettämisiin. Saapuvat laskut joudutaan aina tarkistamaan ja joissain tapauksissa hylkäämään, palauttamaan tai korjaamaan. Basware InvoiceOut™-ratkaisun avulla yritykset saavuttavat välittömästi ajansäästöä, kustannustehokkuutta sekä nopeamman laskujen käsittelyrytmin.

”Maailmanlaajuisen taloustaantuman vuoksi yrityksillä on ollut paineita parantaa kannattavuutta sekä lisätä kasvua. Organisaatioiden tulee virtaviivaistaa toimintojaan, sillä siten on mahdollista myös saada aikaan säästöjä. InvoiceOut™ -palvelu on looginen laajennus palvelutarjoamaamme ja se on suunnattu sekä keskisuurille että suurille yrityksille, jotka etsivät tehokkaita ja suorituskykyisiä taloushallinnon ratkaisuja. Baswaren InvoiceOut™-palvelu auttaa yrityksiä järkeistämään prosessejaan. Tämä taas mahdollistaa resurssien keskittämisen tuottavampiin tehtäviin”, kertoo Baswaren johtaja Esa Tihilä.

Lisätietoja:
Esa Tihilä, Senior Vice President, Basware Oyj, puh. +358 40 4807 098, esa.tihila@basware.com

1Baswaren talouspäättäjille ja -asiantuntijoille suunnattu kysely toteutettiin haastattelemalla vastaajia puhelimitse. Haastattelut toteutettiin tammikuussa 2011.
2 Baswaren tilaama
Lost in Transaction -tutkimus

Basware on maailman johtava hankinnasta maksuun ja talousohjauksen ratkaisujen toimittaja, jonka palveluilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Baswaren avoin verkko yhdistää yli 320 000 verkkolaskuja tai hankintasanomia lähettävää yritystä maailmanlaajuisesti. Baswaren avulla organisaatiot voivat alentaa tuotteiden ja palveluiden hankinnasta  ja maksamisesta syntyviä kustannuksia sekä saavuttaa läpinäkyvyyden koko hankinnasta maksuun -prosessiin. Automatisoimalla manuaalisia prosesseja tehostetaan muun muassa hankintaa, sopimustenhallintaa, toimittajayhteistyötä, laskuautomaatiota ja talousohjausta. Baswaren ratkaisujen ja palvelujen avulla yritykset parantavat kassavirran hallintaa, tehostavat ennustamista sekä varmistavat taloushallintonsa ketteryyden. Ratkaisut ovat saatavilla Baswaren tai sen laajan kumppaniverkoston toimipisteissä Euroopassa, Yhdysvalloissa ja Aasiassa. Baswaren osake noteerataan Helsingin Pörssissä. www.basware.fi

Yrityksestä

Havas Worldwide Helsinki on integroituun markkinointiviestintään erikoistunut toimisto.

Tilaa