Tapiola-ryhmä parantaa kilpailukykyään uusilla viestintäratkaisuilla

Tapiola-ryhmän sisäisen ja ulkoisen viestinnän työvälineet on rakennettu yhtenäiseksi kokonaisuudeksi Microsoftin yhdistettyjen viestintäratkaisujen avulla. Hanke on yksi ensimmäisistä laajassa mittakaavassa toteutetuista viestintäratkaisujen integraatioprojekteista Suomessa.

Yhdistettyjen viestintäratkaisujen avulla Tapiola-ryhmässä on säästetty puhelinliikennekustannuksissa, tehostettu organisaation sisäistä viestintää ja samalla pystytty tarjoamaan asiakkaille parempaa palvelua. Tapiolassa käyttöön otetut uudet järjestelmät, parikymmentä videoneuvotteluhuonetta ja noin 1500 web-kameralla varustettua päätettä vaikuttavat suoraan yhtiön kilpailukykyyn.



”Nyt pystymme jakamaan organisaation osaamista kaikkiin toimipisteisiin aiempaa helpommin, mikä edistää asiakaspalvelua, liiketoiminnan kehittämistä ja etätyötä. Vähentynyt matkustaminen puolestaan tehostaa työntekoa, säästää ympäristöä ja palvelee henkilöstön työssä jaksamista, kun perheellisten ei tarvitse olla niin paljon reissussa. Tavoitteenamme on työmatkustuksen määrän puolittaminen, ja se tulee varmasti toteutumaankin”, Tapiolan verkkoliiketoiminnan päällikkö Jussi Liimatainen esittelee.



”Microsoftin ratkaisut olivat meille järkevin vaihtoehto. Ne täydentävät olemassa olevaan järjestelmäämme ja näin myös aikaisemmin tehdyt hankinnat pystyttiin hyödyntämään”, Liimatainen jatkaa.



Siltaratkaisujen avulla monipisteneuvottelut ja verkkokokoukset ovat nyt Tapiolassa arkipäivää. Uudella alustalla yhtiö pystyy esimerkiksi hyödyntämään videoneuvottelujärjestelmän kapasiteettia paremmin, koska kuvasta ja äänestä on saatu laadukkaampaa.



Tapiolassa uusien järjestelmien käyttöönotto nähdään ennen kaikkea liiketoiminnan projektina eikä vain yksittäisenä IT-hankkeena. Yhtiöllä on jatkossakin kunnianhimoisia suunnitelmia.



”Monikanavaisuus asiakaspalvelussa, eli miten esimerkiksi verkkopalvelusta tehdään henkilökohtainen vaikkapa web-kameroiden avulla, on varmaan yksi seuraavista askelista tällä saralla. Nykyaikaisilla viestintäratkaisuilla tämä kaikki on mahdollista”, Liimatainen näkee.

Säästöjä matka-, puhelin ja kalustokustannuksissa

Microsoftin yhdistetyt viestintäratkaisut integroivat sisäisen ja ulkoisen viestinnän työvälineet yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, minkä avulla yrityksillä on mahdollista säästää matkustuskuluissa jopa 20-40 prosenttia. Lisäksi kiinteistö- ja kalustokustannuksissa on mahdollista saavuttaa saman kokoluokan säästöjä*.

Juuri markkinoille tulleen Microsoft Office Communications Server 2007 R2:n avulla sähköpostin, VoIP-puheluiden, puhelin-, video- ja verkkoneuvotteluiden sekä pikaviestinnän yhdistäminen helppokäyttöiseksi ja tuottavaksi järjestelmäksi on mahdollista kaikille yrityksille.



”Työn luonne muuttuu sellaiseksi, että työntekijä tekevät säännöllisesti entistä enemmän yhteistyötä eri paikoissa olevien henkilöiden kanssa. Työt on kuitenkin tehtävä vähintään yhtä tehokkaasti, joten organisaatiot hakevat yhä vaivattomampia ja tehokkaampia tapoja viestiä. Yhdistetyt viestintäratkaisut parantavat tuottavuutta ja kehittävät yhteistyötä. Ne mahdollistavat tavoitettavuuden, vaikka liikkuva työntekijä ei toimistolla fyysisesti olisikaan, tai vaikka työryhmä olisi maantieteellisesti etäällä toisistaan”, liiketoimintajohtaja Tom Toivonen Microsoftilta kertoo.



”Matkakustannuksia voidaan karsia ja organisaation matkustamiseen käyttämä aika supistuu radikaalisti, kun kannustetaan työntekijöitä osallistumaan kokouksiin ja koulutuksiin verkkoneuvotteluiden välityksellä. Työryhmien palaverien tarve vähenee ja aikataulutus helpottuu. Tärkeistäkin asioista voidaan päättää kasvokkain, vaikka fyysisesti ei oltaisikaan samassa paikassa”, Toivonen muistuttaa.



Yhdistetyt viestintäratkaisut auttavat pienentämään myös organisaatioiden ekologista jalanjälkeä vähentämällä liikematkustuksen tuottamia hiilidioksidipäästöjä. Järkevillä kokouskäytännöillä ja työtiloilla sekä tukemalla etätyöskentelyä voidaan säästää luontoa vielä enemmän kuin pelkästään liikematkoja karsimalla.





*Forrester Consulting: The Total Economic Impact™ Of Microsoft Unified Communications

Products and Services.





Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuja:



Microsoft RoundTable

Microsoft RoundTable mahdollistaa video-, puhe- ja verkkoneuvottelut, joissa tuntee olevansa samassa tilassa pitkänkin välimatkan päästä. Laite toimii 360 astetta kattavan prismalinssin kautta, joka näyttää panoraamakuvaa kaikista kokoukseen osallistujista. Kamera seuraa kokouksessa kulloinkin äänessä olevaa henkilöä ja panomaarakuvan avulla näkee kerralla kaikki kokouksen osallistujat.

Verkkoneuvottelut

Tapaamisten, kokousten, koulutusten ja tilaisuuksien järjestäminen on mahdollista verkon yli, jolloin suuri määrä kustannuksia ja aikatauluhaasteista poistuu. Verkkotapaamisiin voi osallistua omalta koneelta mistä vain. Toimistolla riittävät vähemmät neliöt, koska neuvotteluhuoneiden määrää voidaan oleellisesti vähentää. Verkkoneuvottelu on myös huomattavasti perinteistä videoneuvotteluhuonetta edullisempi tapa toteuttaa välimatkoista riippumaton kommunikointi



Pikaviestintä ja tavoitettavuus

Nopea ajatusten vaihto on tehokkaampaa hoitaa pikaviestinnällä sähköpostin sijaan, jolloin sisäiset viestit eivät tuki sähköpostia ja yhteistyö on tehokkaampaa. Pikaviestinnällä voit huomaamattomasti

lähestyä kollegoita kysymyksillä silloinkin kun esimerkiksi puhelimeen vastaaminen ei onnistu.

Läsnäolotietojen avulla jokainen voi määritellä oman tilansa helposti "liikennevaloin", näin viestin lähettäjä tietää saako vastaanottajaa häiritä. Tämä tuo paremman tavoitettavuuden lisäksi myös rauhaa työskentelyyn, silloin kuin tarvitaan keskittymistä keskeytyksettä



Lisää aiheesta:

www.microsoft.com/finland/EC/UC/kust_bdm.html

Yrityksestä

Viestintä on muutoksen tilassa. Perinteiset kommunikaation keinot eivät enää riitä. SEK tarjoaa sekä nykyaikaista viestintää että markkinointi-PR:ää, koska molempia tarvitaan vaikuttavan ja erottuvan viestinnän aikaan saamiseksi.

Tilaa