Oppilaitoksen monistamosta tehokas viestintäkeskus
Miten vanhasta tutusta monistamosta voidaan tehdä moderni, oppilaitoksen eri toimintoja tehokkaasti tukeva viestintäkeskus?
Eurooppalaiset korkeakoulut pyrkivät tehostamaan toimintaansa kehittämällä toimitilojaan ja palveluitaan. Tavoitteena on ennen kaikkea kyetä tukemaan etäopiskelua mahdollisimman tehokkaasti ja samalla varmistaa, että rajalliset resurssit hyödynnetään täysimääräisesti. Economist Intelligence Unitin Ricohille toteuttamasta tutkimuksesta käy ilmi, että 98 prosenttia Euroopan koulutusalan päättäjistä on kokenut selviä paineita kehityksen vauhdittamiseksi kuluneiden kolmen vuoden aikana.
Euroopan komissio ennustaa, että korkea-asteen oppilaitoksissa on vuoteen 2030 mennessä maailmanlaajuisesti kirjoilla peräti 414 miljoonaa opiskelijaa. Euroopassa noin 90 prosenttia työtehtävistä tulee vaatimaan digitaitoja lähitulevaisuudessa . Ennustusten valossa on helppo ymmärtää, miksi korkeakoulut haluavat sopeuttaa toimintojaan ja koulutusjärjestelmiään mahdollisimman nopeasti tulevaisuutta varten.
Korkeakoulujen on kyettävä houkuttelemaan opiskelijoita ja samalla kilpailemaan sekä keskenään että avoimen verkko-opetuksen (MOOC) kanssa. Teknologialla on iso rooli modernin oppimisympäristön kehittämisessä. Menestyäkseen oppilaitosten on kuitenkin ennen kaikkea optimoitava tukitoimintonsa.
Koulutusalan eurooppalaiset johtajat ovat samaa mieltä. EIU:n The Challenge of Speed -tutkimuksessa vastaajia pyydettiin kertomaan, mitkä heidän mielestään ovat kriittisimmin muutosta kaipaavat osa-alueet. Suurin osa vastauksista liittyi nimenomaan tukitoimintoihin. Kaikkein tärkeimmiksi koettiin liiketoiminnan ydinprosessien parantaminen (44 %), uuden henkilöstön palkkaaminen (42 %) ja uuden teknologian käyttöönotto (40 %).
Vanha tuttu monistamo voi ottaa muutoksessa uuden roolin ja toimia ydinliiketoimintaprosessien optimoinnin keskuksena. Kohdennettu viestintä on erittäin tehokasta uusien opiskelijoiden houkuttelussa ja positiivisen ensivaikutelman luomisessa. Vaihtoehtoja riittää, verkkolomakkeen kautta kerättyjen tietojen avulla räätälöidystä henkilökohtaisesta postista monikanavaiseen viestintään. Rekisteröityneille ja kiinnostuksen kohteistaan kertoneille uusille opiskelijoille voidaan lähettää tietoja vaikkapa heille sopivista kursseista, harrastusmahdollisuuksista tai vapaa-ajan viettopaikoista.
Kerättyjen tietojen perusteella voidaan myös suunnitella laajempia kampanjoita ja suorapostituksia sekä nopeaa ja ajantasaista tiedotusta kiinnostavista aiheista tai esimerkiksi kurssien sisällöstä. Kohdennettu ja kiinnostava viestintä antaa hyvän pohjan kestävien vuorovaikutussuhteiden luomiselle opiskelijoiden kanssa.
Oppilaitokset voivat myös tehostaa tulostustoimintojaan hyödyntämällä tietojen käsittelyyn tarkoitettuja tarvepainatusohjelmistoja. "Sen sijaan, että luennoitsijat tulostavat kurssimateriaaleja itse, he voivat tilata seuraavana päivänä tarvitsemansa materiaalit tulostettavaksi verkon kautta, tallentaa lisämateriaalit verkkoportaaliin tai lähettää opiskelijoille linkin, josta nämä voivat ladata sisällöt suoraan omille mobiililaitteilleen. Kun relevantit tiedot ja julkaisut toimitetaan opiskelijoille kustannustehokkaasti juuri oikeaan aikaan, luennoitsijat voivat hyödyntää materiaalien tulostamiselta ja jakamiselta säästyneen ajan varsinaiseen opetustyöhönsä", sanoo liiketoiminnan kehityksestä vastaava Graham Moore.
Miksi näin ei tehdä? Koulutusalan johtajien mukaan ketteryyden lisäämisen suurimpia esteitä ovat hankaluudet saada työntekijät, liiketoimintayksiköt tai toiminnot omaksumaan yhtenäinen toimintatapa (44 %) sekä byrokraattiset päätöksentekoprosessit (35 %).Toimiva, nopea ja tehokas viestintä voi olla ratkaisu myös näihin haasteisiin. Esimerkiksi laskutuksen hoitaminen helpottuu merkittävästi, kun hallinnolla on pääsy suoraan kaikkiin tarvittaviin tietolähteisiin. Tiedon jakamista voidaan helpottaa myös verkkoportaalilla, jonka kautta oppilaitoksen uutisten ja päivitysten laaja jakelu hoituu vaivattomasti. Monikanavainen viestintä tukee oppilaitoksen prosesseja ja toimintoja sekä auttaa pitämään opiskelijat ajan tasalla. Perinteisestä monistamosta voidaan tehdä nykyaikainen viestintäkeskus, joka koordinoi tiedonkulkua eri välineissä ja kanavissa.
Kun järjestelmää hyödynnetään täysimääräisesti, monistamo ei ainoastaan tue oppilaitoksia nopeissa muutoksissa, vaan se voi toimia aktiivisesti muutoksen puolesta. Moderni monistamo voi tehostaa oppilaitoksen viestintää, tiedonhallintaa ja jopa päätöksentekoa parantamalla tiedon saatavuutta.
Lisätietoja saat Ricohin sivuilta tai ottamalla yhteyttä suoraan Harri Salokankaaseen, etunimi.sukunimi@ricoh.fi, puh. +358 40 738 0369.
Avainsanat: