Åtgärderna som ska förbättra användningen av externa konsulter på Karolinska Universitetssjukhuset är genomförda

Efter att frågor och kritik uppstått om hur Karolinska Universitetssjukhuset använt externa konsulter i sitt förändringsarbete, tillsatte sjukhusdirektör Melvin Samsom den 19 december 2017 en internrevision för att titta på sjukhusets konsultkostnader med fokus på Boston Consulting Group (BCG). Internrevisionen leddes av internrevisor Ole Alvin och var klar den 31 januari 2018. Den innehöll ett antal förslag till förbättringar. Utöver detta ställde styrelsen ytterligare krav på sjukhusledningen kring konsultanvändningen.

Detta har legat till grund för ett samlat åtgärdsprogram som ska säkra god kontroll över inköp av externa konsulter. Åtgärdsprogrammet är nu genomfört.

- Karolinska Universitetssjukhuset lägger stor vikt vid att få bättre kontroll över användningen av externa konsulter. Vår hantering ska vara korrekt och etisk. Åtgärderna som vi nu vidtagit spänner över ett brett område, från tydliga checklistor om till exempel jävsdeklaration, till ändrad delegationsordning där jag som sjukhusdirektör får samlad överblick över användningen av konsulter. Mandatet för beslut om att starta förnyad konkurrensutsättning av landstingets ramavtal, samt attesträtten, har lyfts till mitt bord. Vi har också diskuterat i ledningsgruppen kring hur vi hade kunnat göra på ett annat sätt och vad vi lär oss av detta, säger sjukhusdirektör Melvin Samsom.

Rapporten finns att läsa i sin helhet. Bland annat har följande åtgärder vidtagits:

• En sjukhusövergripande rutin för upphandling av externa konsulter har tagits fram. Den nya rutinen gäller inte all upphandling utan knyts till de ramavtal vilka i huvudsak används för avrop av konsulttjänster. Den innehåller bland annat:

• Tydligare roller och ansvar

• Förnyad konkurrensutsättning måste beslutas av sjukhusdirektör oavsett belopp

• Sjukhusdirektör ska attestera fakturor som följer av avrop på ramavtal inom nämnda områden

• Alla handlingar diarieförs av upphandlingsavdelningen, och fakturor liksom fakturaspecifikationer bifogas i ekonomisystemet och sparas i 10 år

• Vid förnyad konkurrensutsättning ska en checklista följas så att exempelvis diarieföring sker, sekretess-och jävsdeklarationer finns på plats samt att leverantörens tidrapport och leverans kontrolleras En checklista som preciserar vad leverantören ska specificera på fakturan samt vad SLL:s uppförandekod för leverantörer innehåller, bland annat tillåten veckoarbetstid

• En lista på definitioner av begrepp såsom ”takpris”

• Kunskapen om innebörden av att arbeta inom en myndighet ska stärkas på Karolinska Universitetssjukhuset

• En begäran har gjorts från Karolinska till SLL om att när ramavtal tecknas ska bland annat kompetensnivåer kunna avropas i vald omfattning av verksamheten och ”back-office service” ingå i priset

• De fakturaspecifikationer från Boston Consulting Group för perioden 2011-2014 som inte kunde spåras vid tidpunkten för internrevisors rapport har nu tagits fram. Orsaken till att vissa specifikationer saknades för åren 2011-2014 är att dokumentationen vid den tidpunkten inte lagrats systematiskt och centralt

• En roll som Compliance officer tillsätts och är utlyst

• Diskussion och reflektion i Karolinskas ledningsråd

• Styrelsen får löpande rapportering och information kring behov och prognos för användande av konsulter

Kim Sjölund
Presschef
072-598 13 88                                  
kim.sjolund@sll.se

Karolinska Universitetssjukhuset är ett av Europas största sjukhus och tillsammans med Karolinska Institutet leder vi den medicinska utvecklingen i Sverige. För oss är sjukvård, forskning och utbildning lika viktiga delar i arbetet för att förlänga och förbättra människors liv.