Varför digital information är så viktig för beslutsfattandet

Av David Mills, Chief Operating Officer på Ricoh Europe

Allt eftersom företag och organisationer i Europa samlar in och arbetar med information växer pappershögarna och fenomenet Big Data har utvecklats till Bigger Data – digitalisering av affärskritiska pappersdokument. Det är oerhört svårt för företagsledare att få en total inblick i en verksamhets alla områden när avgörande information ligger gömd eller glömd i fysiska pappersdokument. Det påverkar möjligheten för dem att ta rätt beslut vad gäller allt från att avgöra vilka kunder som är blivande prospekts, till att besluta i vilken riktning företaget ska gå.

Förståelsen för vikten av Big Data är stor bland europeiska företagsledare. Ändå fortsätter många att driva sina verksamheter på traditionella vis, trots att teknikdrivna förändringar accelererar. Det gör att verksamheters dokumentprocesser begränsar tillgången till affärskritisk information vilket i sin tur begränsar mobilitet och anpassning till den digitala eran. Mer än tre av fyra europeiska företagsledare anser att de hade kunnat lära sig av den tidigare ekonomiska krisen för att minimera effekterna av dagens kris om de hade haft bättre tillgång till historiken. Det visar en färsk undersökning gjord av Coleman Parkes på uppdrag av Ricoh.

Viktiga trender och insikter finns ofta begravda i arkiverade pappersdokument som är svåra och tidskrävande att hitta. De är ofta spridda på flera platser som i arkivskåp, lagerlokaler, källare eller i någon kollegas skrivbordslåda. Om en siloarbetare som hanterar papperskopior plötsligt försvinner från verksamheten kanske hans/hennes informationskapital inte blir tillgängligt för de andra anställda, och dubbelarbete kan förekomma. Dessutom kan kunder få vänta under den tid det tar att söka efter filerna samtidigt som mobilare konkurrenter drar nytta av fördelarna med digitaliserad och lättillgänglig information.

Genom att digitalisera affärskritiska pappersdokument och optimera verksamhetskritiska processer kan företag göra sina kunddatabaser transparanta. Tillgänglig information gör att företag kan lära sig mer om sina kunder - vad de har för intressen och vilka köpmönster de har. När företag anpassar sig till digitala miljöer med molnteknik och säkra mobila anslutningar blir informationen enklare att komma åt och medarbetarna kan enkelt hämta och agera på den.

Processer som e-fakturering visar att fördelarna med digitalisering inte bara gäller tillgänglighet. Ledtider och kostnader kan också minskas. Till exempel kostar det i snitt 160 kronor varje gång ett företag tar emot och processar en pappersfaktura, jämfört med drygt 60 kronor för en elektronisk faktura. Det visar en annan undersökning utförd på uppdrag av Ricoh. Juridiska föreskrifter och villkor bestämmer ofta hur olika uppgifter, till exempel sjukjournaler måste arkiveras. Men endast åtta procent av beslutsfattarna i vårdssektorn anser att mänsklig kreativitet och intuition behövs för att hantera patientjournaler. Administrativa uppgifter som sköts med automatik frigör personal så att de kan fokusera på kärnverksamheten, det vill säga vården.

Europeiska företagsledare kan öka företagets konkurrensförmåga genom att samla in all affärskritisk information. Kostnadsbesparingarna kan bli avsevärda. 70 procent av företagsledarna i undersökningen anser att en digitalisering av pappersdokumenten skulle kunna sänka företagens kostnader med hela fem till tjugo procent av årsomsättningen. Hälften anser att det är möjligt att få tillbaka en avkastning på fem till tio procent, de övriga mellan 11 och 20 procent. De organisationer som tar itu med Bigger Data kommer att bli mobilare och kunna ta affärskritiska beslut snabbare än tidigare. Dessutom kommer de att kunna tillgodogöra sig de finansiella och driftsmässiga fördelar som följer i kölvattnet.

* Undersökning utförd av Coleman Parkes Research, maj-juni 2013

| Om undersökningen |
Undersökningen gjordes i maj-juni 2013 av Coleman Parkes Research på uppdrag av Ricoh Europe PCL. Onlineundersökningen omfattade 735 högre beslutsfattare inom företagsledning och IT på 8 vertikala sektorer; utbildning, juridik, allmännytta/energi, vårdsektor, offentlig sektor, detaljhantel, tillverkning och finans. Respondenterna återfinns i Storbritannien, Irland, Frankrike, Tyskland, Spanien, Italien, Nederländerna, Belgien, Sverige, Finland, Norge, Danmark, Schweiz och Ryssland.

För ytterligare information, kontakta:
Ricoh Europe PLC
Janice O’Donnell
Tel: +44 (0) 20 7465 1153
E-post: press@ricoh-europe.com
www.ricoh-europe.com

Följ oss på Facebook: www.facebook.com/ricoheurope
Följ oss på Twitter: www.twitter.com/ricoheurope
Besök Ricohs mediacenter på: www.ricoh-europe.com/press

| About Ricoh |
Ricoh is a global technology company specialising in office imaging equipment, production print solutions, document management systems and IT services. Headquartered in Tokyo, Ricoh Group operates in about 200 countries and regions. In the financial year ending March 2013, Ricoh Group had worldwide sales of 1,924 billion yen (approx. 20 billion USD).

The majority of the company's revenue comes from products, solutions and services that improve the interaction between people and information. Ricoh also produces award-winning digital cameras and specialised industrial products. It is known for the quality of its technology, the exceptional standard of its customer service and sustainability initiatives.

Under its corporate tagline, imagine. change., Ricoh helps companies transform the way they work and harness the collective imagination of their employees.

For further information, please visit www.ricoh-europe.com

Taggar:

Om oss

Ricoh Sverige AB erbjuder heltäckande lösningar för en flexibel och agil, digital arbetsplats genom ett brett utbud av hårdvaror, mjukvaror, tjänster och konsultverksamhet. Bolaget har specialiserad expertis inom bland annat IT-tjänster, dokument- och utskriftshantering, virtuella mötes- och kommunikationslösningar samt grafisk kommunikation. Ricoh finns representerat i ca 200 länder men även nationellt på över 30 orter med egna Center och Partner, samt ett återförsäljarnät. Företaget är kvalitets-, miljö- och informationssäkerhetscertifierat enligt ISO 9001, 14001 samt 27001. Ricoh Sverige är ett dotterbolag i den världsomspännande Ricoh-koncernen. About Ricoh Ricoh is empowering digital workplaces using innovative technologies and services enabling individuals to work smarter. For more than 80 years, Ricoh has been driving innovation and is a leading provider of document management solutions, IT services, commercial and industrial printing, digital cameras, and industrial systems. Headquartered in Tokyo, Ricoh Group operates in approximately 200 countries and regions. In the financial year ended March 2017, Ricoh Group had worldwide sales of 2,028 billion yen (approx. 18.2 billion USD). For further information, please visit www.ricoh.se.

Prenumerera

Media

Media