Tiina Tapanainen vid LokalTapiola är Årets distansarbetsledare 2014

Pressmeddelande 53/2014, Helsingfors 10.9.2014
Servicechef Tiina Tapanainen vid försäkringsbolaget LokalTapiola har utsetts till Årets distansarbetsledare 2014. Hon har förnyat distansarbetet genom att fördomsfritt tillämpa denna arbetsform inom traditionellt kundtjänstarbete, där man fortfarande allmänt anser att arbetet bör utföras på vanlig arbetstid på kontor. Arbetsklimatet i hennes arbetsteam kännetecknas av ömsesidigt förtroende mellan chefen och medarbetarna och ett välfungerande samspel, både i informella sammanhang och i arbetet. (Juryns motivering finns att läsa i slutet av pressmeddelandet). Årets distansarbetsledare utsågs av en jury bestående av företrädare för Arbetshälsoinstitutet, Nätverket för ledarskapsutveckling, Akava, Microsoft och DNA. I år var det första gången som man utsåg Årets distansarbetsledare.

Årets distansarbetsledare Tiina Tapanainen leder ett arbetsteam vid försäkringsbolaget LokalTapiolas enhet för skadeersättningar. Till de arbetsuppgifter som kan skötas på distans hör bl.a. handläggning av skadeärenden samt kundtjänst per telefon och e-post. De handläggare som utför distansarbete arbetar ungefär halva månaden hemma och resten av månaden på kontoret. Receptet på framgångsrikt distansarbete är enligt Årets distansarbetsledare framför allt gott förtroende och gott samspel:

”Allt bygger på förtroende. Man måste vara beredd att ge medarbetarna ansvar och medarbetarna måste vara beredda att ta ansvar. Förtroendet uppstår av sig självt, när arbetsklimatet är bra och det finns tydliga spelregler och målsättningar. Nyckeln till framgångsrikt distansarbete är gott samspel mellan medarbetarna och chefen – man måste kunna tala om allt. Bra samspel ger ökad arbetsglädje och ökat välbefinnande. På så sätt löper arbetet smidigare och effektivare, vilket både arbetsgivaren och arbetstagaren har nytta av", konstaterar Årets distansarbetsledare Tiina Tapanainen. "Distansarbetet har gett oss större arbetsglädje och då orkar vi också bättre med arbetet. Det syns bland annat på att sjukfrånvaron har minskat märkbart."

Social- och hälsovårdsminister Laura Räty tillkännagav valet av Årets distansarbetsledare vid seminariet Vilken ledarskapskompetens behöver vi för att ha framgång också på 2020-talet? Seminariet arrangerades av Nätverket för ledarskapsutveckling den 10 september.

Distansarbete förutsätter förtroende, samspel och bra distansarbetsredskap

I somras riktade Arbetshälsoinstitutet och Microsoft en inbjudan till alla finländare att lämna in nomineringar för titeln Årets distansarbetsledare 2014. Avsikten var att lyfta fram det behov av en ny typ av ledarskap som distansarbetet och arbetet inom decentraliserade organisationer har gett upphov till.

Mer än 50 nomineringar kom in från olika delar av landet, både från den privata och från den offentliga sektorn. Nominerarna ombads också beskriva vilka egenskaper som utmärker en bra distansarbetsledare: 96 % ansåg att den allra viktigaste egenskapen var att chefen litar på sina distansarbetare. Förmågan att inspirera medarbetarna till ett gott samspel ansågs också vara viktigt, liksom att chefen har god kontakt med sina distansarbetare och ser till att de hade bra distansarbetsredskap.

Fem råd till distansarbetsledare

1. Spelregler. Slå fast tydliga regler för vem som kan arbeta på distans och när och var distansarbete kan komma i fråga. Tydliga spelregler skapar en grund för ömsesidigt förtroende och likvärdigt bemötande. Alla ska vara klara över vilka typer av arbeten och situationer som lämpar sig för distansarbete.

2. Förtroende. Distansarbete baserar sig alltid på ömsesidigt förtroende. Bygg upp ett gott förtroende genom att föra en regelbunden och öppen dialog med medarbetarna om vad som fungerar bra respektive dåligt i distansarbetet. En bra distansarbetsledare är beredd att delegera ansvar och hålla fast vid att medarbetarna uppfyller sina förpliktelser.

3. Samspel. Se till att det finns tekniska förutsättningar för att hålla kontakt och att kontakthållningen fungerar, både mellan dig och medarbetarna och mellan medarbetarna själva. Det bör också finnas möjlighet att kunna umgås under mer inofficiella former. Även vid distansarbete är det viktigt att slå vakt om samhörigheten och komma överens om när och hur man ska ha kontakt med varandra. En chef får inte vara frånvarande, särskilt inte för de medarbetare som arbetar på distans!

4. Målsättningar. Sätt upp målen för distansarbetet, bestäm hur måluppfyllelsen ska följas och upprätta en tidsplan för detta tillsammans med medarbetaren. Det lönar sig att kontrollera måluppfyllelsen regelbundet och se till att det finns möjligheter till ömsesidig återkoppling.

5. Uthållighet i arbetet. Ordna med arbetshandledning och hjälp med att orka i arbetet. Faktorer i distansarbetet som skapar välbefinnande och höjer arbetsmotivationen är känslan av att kunna lita på varandra och att man upplever sig ha kontroll över sin tidsanvändning under arbetsdagen och möjlighet att smidigt växla mellan arbete och andra områden av livet. Det är också viktigt att kunna identifiera fallgroparna i distansarbetet. Ansvaret får inte bli för tungt, arbetet måste bli gjort, distansarbetarna måste få det stöd de behöver för att orka och ingen av dem får bli isolerad och tappa kontakten med arbetsgemenskapen.

Tävlingsjuryns motivering till valet av Årets distansarbetsledare

Tiina Tapanainen har förnyat distansarbetet genom att fördomsfritt införa denna arbetsform också i traditionellt kundtjänstarbete, där man fortfarande allmänt anser att arbetet bör utföras på vanlig arbetstid på kontor. I hennes arbetsteam vid försäkringsbolaget LokalTapiolas enhet för skadeersättningar har man tydliga verksamhetsmål och spelregler och diskuterar dem regelbundet. Med hjälp av fungerande IT-lösningar kan distansarbetarna delta i samma möten och utbildningar som de som arbetar på kontoret.

I Tapanainens team har chefen och medarbetarna förtroende för varandra. Man håller regelbundet kontakt och samspelet fungerar bra både i arbetet och i mer informella sammanhang. Distansarbetsuppgifterna diskuteras öppet och regelbundet. Tapanainen ser till att hennes medarbetare mår bra och är flexibel när det gäller att anpassa arbetsuppgifterna till medarbetarnas behov. Vid behov kan hon också ge sina medarbetare råd om hur de ska gå tillväga för att få distansarbetet att löpa bättre. Hon ser också till att de yttre förutsättningarna för distansarbetet upprätthålls genom sörja för att apparaturen, IT-systemen och uppkopplingarna fungerar.

Hon ser de positiva effekterna av distansarbete ur ett brett perspektiv, från både arbetstagarens och arbetsgivarens synpunkt. I hennes team har möjligheten att arbeta på distans i hög grad förbättrat både arbetstillfredsställelsen och effektiviteten. Det blir inga anhopningar av arbete och personalenkäten ger henne högsta betyg. Efter det att medarbetarna fick möjlighet att börja arbeta på distans, har man också sett en stor minskning av sjukfrånvaron.

Årets distansarbetsledare utsågs av en jury bestående av professor Guy Ahonen från Nätverket för ledarskapsutveckling, arbetslivsexpert Tarja Arkio från Akava, personaldirektör Sanna Lindner från Microsoft, personaldirektör Marko Rissanen från DNA och specialforskare Seppo Tuomivaara från Arbetshälsoinstitutet.

Distansarbetstestet

Känner du att kreativiteten flödar när du arbetar på distans? Skulle din vardag bli lättare om du fick arbeta på distans? Hur förhåller sig din chef till distansarbete? Är distansarbete något för dig? Ta vårt snabbtest, så får du veta svaret: http://tyopiste.ttl.fi/Kyselyt/Sivut/Tee_testi_Sopiiko_sinulle_etatyo.aspx

Mer information

Camilla Lindfors, kommunikationsdirektör, Microsoft Oy
tfn 040 838 6686, camilla.lindfors@microsoft.com

Kristiina Kulha, informationschef, Arbetshälsoinstitutet
tfn 040 548 6914, kristiina.kulha@ttl.fi

Den nationella distansarbetsdagen
Den nationella distansarbetsdagen ett samarbetsprojekt mellan Arbetshälsoinstitutet och Microsoft. Projektets syfte är att främja distansarbete och mobilt arbete. Antalet deltagare i kampanjen ökade från 10 300 det första året till närmare 24 000 i fjol. Distansarbetsdagen firas under Europeiska Trafikantveckan 16–22.9.2014. På kampanjens webbplats hittar man mer information om distansarbetsdagen och intressanta berättelser av föregångare på området. Webbplatsen innehåller också tips om hur man främjar distansarbete. Kampanjen kan följas också på Facebook på adressen www.facebook.com/kansallinenetatyopaiva och på Twitter via #etatyopaiva.

Microsoft
Microsoft är världens ledande leverantör av programvaror och programbaserade lösningar och tjänster för företag, organisationer och enskilda användare. Vår vision är att tillhandahålla lösningar som främjar kundens framgång genom att erbjuda nya och innovativa möjligheter att dra nytta av informationstekniken. I Finland har Microsoft Oy 280 anställda och över 3000 samarbetspartner. Koncernens globala omsättning under det räkenskapsår som avslutades i juli 2013 uppgick till 77,85 miljarder amerikanska dollar.

Arbetshälsoinstitutet
Arbetshälsoinstitutet är ett forsknings-, utvecklings- och expertinstitut, vars syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och förbättra arbetstagarnas välbefinnande. Vi erbjuder oberoende och tillförlitliga experttjänster som grundar sig på forskningsbaserad kunskap. Verksamheten bedrivs vid verksamhetsenheter på sex olika orter, med huvudkontor i Helsingfors. Antalet anställda uppgår till cirka 730. Arbetsinstitutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor.

Mediatjänster:
Kristiina Kulha, informationschef
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn. 358 40 5486914, 358 30 474 2551

Tuula Vauhkonen, informatör
Arbetshälsoinstitutet, Uleåborg
tfn. 358 30 474 6170
www.ttl.fi