Kallelse till Volatis årsstämma 2017

Kallelse till Volatis årsstämma 2017

KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA

Volati AB (publ), 556555-4317, håller årsstämma torsdagen den 18 maj 2017 klockan 16.00 på Nalen (lokalen Stacken), David Bagares gata 17 i Stockholm. Entrén till stämmolokalen öppnar klockan 15.45.

RÄTT ATT DELTA OCH ANMÄLAN

Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska:

  • dels vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 12 maj 2017, och
  • dels anmäla sin avsikt att delta till bolaget senast fredagen den 12 maj 2017.

Anmälan om deltagande kan göras per telefon 08-21 68 40 vardagar mellan klockan 09.00 och 16.00, via e-post till bolagsstamma@volati.se eller på bolagets webbplats, www.volati.se.

Anmälan om deltagande kan även göras skriftligen till:
Volati AB (publ)
Att: Volatis årsstämma
Engelbrektsplan 1
114 34 Stockholm

I anmälan ska det uppges namn eller firma, personnummer eller organisationsnummer, adress, telefonnummer dagtid samt, i förekommande fall, antalet biträden (högst två).

Årsstämman hålls på svenska.

FÖRVALTARREGISTRERADE AKTIER

För att få delta i årsstämman måste aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, utöver att anmäla sin avsikt att delta, låta registrera aktierna i eget namn så att han eller hon är registrerad som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 12 maj 2017. Sådan registrering kan vara tillfällig. Observera att detta förfarande även kan gälla beträffande aktier som ligger i banks aktieägardepå och på vissa investeringssparkonton (ISK).

OMBUD OCH FULLMAKTSFORMULÄR

Den som inte är personligen närvarande vid stämman får utöva sin rätt vid årsstämman genom ombud med skriftlig, undertecknad och daterad fullmakt. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling för den juridiska personen bifogas.

För att underlätta inpasseringen vid årsstämman bör fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar vara bolaget tillhanda på ovanstående adress senast fredagen den 12 maj 2017.

Observera att särskild anmälan om aktieägares deltagande vid årsstämman ska ske även om aktieägaren önskar utöva sin rösträtt vid årsstämman genom ombud. Inskickat fullmaktsformulär gäller inte som anmälan till årsstämman.

Ett fullmaktsformulär finns på bolagets webbplats, www.volati.se. Fullmaktsformuläret kan också erhållas hos bolaget eller beställas per telefon 08‑21 68 40 vardagar mellan klockan 09.00 och 16.00 eller via e-post till bolagsstamma@volati.se.

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

  1. Val av ordförande vid stämman
  2. Upprättande och godkännande av röstlängd
  3. Val av en eller två justeringsmän
  4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
  5. Godkännande av dagordning
  6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt av koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen
  7. Beslut om:
    a.   fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
    b.   dispositioner beträffande aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
    c.   ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör
  8. Fastställande av antalet styrelseledamöter
  9. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna
  10. Val till styrelsen samt styrelseordförande och i förekommande fall av revisorer
    a.   val av styrelseledamot: Karl Perlhagen
    b.   val av styrelseledamot: Patrik Wahlén
    c.   val av styrelseledamot: Björn Garat
    d.   val av styrelseledamot: Louise Nicolin
    e.   val av styrelseledamot: Christina Tillman
    f.    val av styrelseordförande: Karl Perlhagen
    g.   val av revisor: Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB
  11. Beslut om valberedning
  12. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
  13. Beslut om:
    a.   bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna preferensaktier
    b.   bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna preferensaktier
  14. Stämmans avslutande

BESLUTSFÖRSLAG

Punkt 1: Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att styrelseordförande Karl Perlhagen väljs till ordförande vid stämman.

Punkt 7 b): Beslut om dispositioner beträffande aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

Styrelsen föreslår att årsstämman fattar beslut om vinstutdelning till stamaktieägarna om 0,50 kronor per stamaktie och att måndagen den 22 maj 2017 ska vara avstämningsdag för vinstutdelningen. Om årsstämman fattar beslut i enlighet med styrelsens förslag beräknas vinstutdelningen utbetalas fredagen den 26 maj 2017 genom Euroclear Sweden AB.

Styrelsen föreslår att årsstämman fattar beslut om vinstutdelning till preferensaktieägarna, i enlighet med bolagets bolagsordning, om 40,00 kronor per preferensaktie att betalas kvartalsvis fram till årsstämman 2018 med 10,00 kronor per preferensaktie och att avstämningsdagar för vinstutdelning ska vara 5 augusti 2017, 5 november 2017, 5 februari 2018 och 5 maj 2018 (eller närmast föregående bankdag, i enlighet med bolagets bolagsordning).

Den av styrelsens föreslagna vinstutdelningen till stamaktieägarna uppgår till ett belopp om totalt 40 203 285,50 kronor och den föreslagna årliga vinstutdelningen till preferensaktieägarna uppgår till ett belopp om totalt 64 150 960,00 kronor (baserat på utdelning till samtliga utestående stamaktier och preferensaktier i bolaget vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse).

Punkt 8: Fastställande av antalet styrelseledamöter

Valberedningen föreslår att årsstämman fattar beslut om att styrelsen, för tiden fram till slutet av nästa årsstämma, ska bestå av fem styrelseledamöter utan styrelsesuppleanter.

Punkt 9: Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna

Valberedningen föreslår att årsstämman fattar beslut om att styrelsearvode på årsbasis, för tiden intill slutet av nästa årsstämma, ska utgå med totalt 1 000 000 kronor (600 000 kronor) i enlighet med följande fördelning:

  • 400 000 kronor (0 kronor) till styrelsens ordförande, och
  • 200 000 kronor (oförändrat) vardera till övriga styrelseledamöter (med undantag för styrelseledamot som är anställd i bolaget eller dess dotterbolag).

Valberedningen föreslår att årsstämman fattar beslut om att styrelsearvode, efter särskild överenskommelse mellan styrelseledamot och bolaget och förutsatt att det är kostnadsneutralt för bolaget samt att styrelseledamoten uppfyller de formella krav som ställs för sådan fakturering, får faktureras genom av styrelseledamot helägt bolag. Om sådan fakturering sker ska arvodet kunna ökas med ett belopp motsvarande bolagets besparing.

Valberedningen föreslår att årsstämman fattar beslut om att arvode till revisor ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10: Val till styrelsen samt styrelseordförande och i förekommande fall av revisorer

Valberedningen föreslår att årsstämman fattar beslut om, för tiden fram till slutet av nästa årsstämma, omval av:

  • Styrelseledamöter:

a)      Karl Perlhagen

b)     Patrik Wahlén

c)      Björn Garat

d)     Louise Nicolin

e)      Christina Tillman

  • Styrelseordförande:

f)      Karl Perlhagen

  • Revisor:

g)     Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB

Information om föreslagna styrelseledamöter

En presentation av samtliga föreslagna styrelseledamöter finns på bolagets webbplats, www.volati.se.

Föreslagna styrelseledamöters oberoende

Valberedningen anser att Björn Garat, Louise Nicolin och Christina Tillman är oberoende i förhållande till såväl bolagets större aktieägare som bolaget och bolagsledningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning.

Valberedningen anser att Karl Perlhagen inte är oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare eller bolaget och bolagsledningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning eftersom Karl Perlhagen är större aktieägare och var anställd i bolaget som senior advisor fram till den 10 oktober 2016.

Valberedningen anser att Patrik Wahlén inte är oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare eller bolaget och bolagsledningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning eftersom Patrik Wahlén är större aktieägare och anställd i bolaget som senior advisor.

Punkt 11: Beslut om valberedning

Valberedningen föreslår att årsstämman fattar beslut om att anta följande instruktion för att utse valberedningen.

* * *

Valberedningen ska ha minst tre ledamöter, varav en ska vara styrelsens ordförande. Övriga ledamöter utses genom att styrelsens ordförande senast sex månader före årsstämman erbjuder de två största aktieägarna baserat på Euroclear Sweden AB:s förteckning över registrerade aktieägare per den sista bankdagen i september innevarande år möjlighet att utse varsin representant att vara ledamot i valberedningen.

Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som röstmässigt representerar den största aktieägaren. Styrelsens ordförande ska dock inte vara valberedningens ordförande. Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i bolaget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning. Ändringar i valberedningens sammansättning kan komma att ske på grund av att aktieägare som har utsett ledamot till valberedningen säljer hela eller delar av sitt aktieinnehav i bolaget.

Valberedningens sammansättning ska tillkännages senast sex månader före årsstämman. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning har utsetts. Valberedningen ska bereda och till bolagsstämman lämna förslag till: stämmoordförande, styrelseledamöter, styrelseordförande, styrelsearvode till var och en av styrelseledamöterna och styrelseordföranden samt annan ersättning för styrelseuppdrag, arvode till bolagets revisor samt, i förekommande fall, förslag till val av revisor. Vidare ska valberedningen bereda och till bolagsstämman lämna förslag till principer för valberedningens sammansättning.

Valberedningen ska tillämpa punkt 4.1 i Svensk kod för bolagsstyrning som mångfaldspolicy varmed valberedningen ska beakta att styrelsen, med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållande i övrigt ska ha en ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. Vidare ska valberedningen arbeta med målet att uppnå jämn könsfördelning i styrelsen.

Valberedningen ska i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt Svensk kod för bolagsstyrning ankommer på en valberedning. Bolaget ska på begäran av valberedningen tillhandahålla personella resurser, såsom sekreterarfunktion i valberedningen, för att underlätta dess arbete. Vid behov ska bolaget även kunna svara för skäliga kostnader för externa konsulter som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.

Punkt 12: Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att årsstämman fattar beslut om att godkänna styrelsens nedanstående förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare att gälla för tiden fram till slutet av nästa årsstämma.

Med ledande befattningshavare avses för närvarande Mårten Andersson, Mattias Björk, Pär Warnström, Voria Fattahi, Mårten Sundberg och Nicklas Margård.

* * *

Principer för ersättningar och andra anställningsvillkor

Grundprincipen är att ledande befattningshavares ersättning och andra anställningsvillkor ska vara konkurrenskraftiga för att säkerställa att koncernen kan attrahera och behålla kompetenta ledande befattningshavare.

Principerna för fasta ersättningar

Ledande befattningshavares fasta ersättningar ska vara konkurrenskraftiga och baseras på den enskildes erfarenheter, ansvarsområde och prestation.

Principerna för rörlig ersättning

Ledande befattningshavare kan erhålla rörlig ersättning i tillägg till den fasta ersättningen. Rörliga ersättningar ska vara kopplade till förutbestämda mål och mätbara kriterier samt vara utformade med syfte att främja bolagets långsiktiga värdeskapande. Rörliga ersättningar som utgår kontant får uppgå till högst 50 procent av den årliga fasta ersättningen.

Bolagsstämma kan besluta om att rörlig ersättning ska utgå i form av aktierelaterad ersättning i såväl bolaget som dess dotterbolag. Aktierelaterad ersättning ska, utöver att främja långsiktigt värdeskapande, vara utformad med syfte att uppnå ökad intressegemenskap mellan ledande befattningshavare och bolagets aktieägare.

Villkoren för icke-monetära förmåner, pensioner, uppsägning och avgångsvederlag

Övriga ersättningar och förmåner, som till exempel pensionsförmåner, tjänstebil och sjukförsäkring, ska vara marknadsmässiga.

Fast lön under uppsägningstid ska uppgå till maximalt tolv månadslöner. Avgångsvederlag ska inte utgå.

Rätt att besluta om avvikelser från dessa riktlinjer

Styrelsen har rätt att frångå ovanstående riktlinjer om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl som motiverar det. Sådana avsteg från riktlinjerna ska redovisas och motiveras vid nästkommande årsstämma.

Punkt 13 a): Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna preferensaktier

Styrelsen föreslår att årsstämman fattar beslut om att bemyndiga styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästa årsstämma, fatta beslut om förvärv av egna preferensaktier i enlighet med följande villkor.

  1. Förvärv får ske av högst så många preferensaktier att bolagets innehav av egna aktier efter varje sådant förvärv uppgår till maximalt en tiondel av samtliga aktier i bolaget.
  2. Förvärv får ske (i) på Nasdaq Stockholm och (ii) i enlighet med ett förvärvserbjudande som har riktats till samtliga ägare av preferensaktier.
  3. Förvärv på Nasdaq Stockholm får endast ske till ett pris inom det vid var tid registrerade kursintervallet, varmed avses att förvärv inte får ske till ett högre pris än det högsta av (i) priset vid det senaste oberoende avslutet och (ii) den högsta registrerade oberoende köpordern.
  4. Förvärv i enlighet med ett förvärvserbjudande som har riktats till samtliga ägare av preferensaktier får endast ske till ett pris per preferensaktie som inte överstiger vad som är marknadsmässigt, varvid en marknadsmässig premie i förhållande till preferensaktiens börskurs får tillämpas.
  5. Förvärvade preferensaktier ska betalas kontant.
  6. Syftet med förvärv av egna preferensaktier ska vara att (i) uppnå flexibilitet beträffande bolagets egna kapital och därigenom möjliggöra en optimerad kapitalstruktur eller (ii) möjliggöra användande av egna preferensaktier som likvid vid eller finansiering av förvärv av företag eller rörelser.
  7. Styrelsen ska äga rätt att fastställa övriga villkor för respektive förvärv av egna preferensaktier.

Punkt 13 b): Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna preferensaktier

Styrelsen föreslår att årsstämman fattar beslut om att bemyndiga styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästa årsstämma, fatta beslut om överlåtelse av egna preferensaktier i enlighet med följande villkor.

  1. Överlåtelse får ske av egna preferensaktier som bolaget innehar vid tidpunkten för styrelsens beslut.
  2. Överlåtelse av egna preferensaktier får ske på Nasdaq Stockholm och på annat sätt än på Nasdaq Stockholm.
  3. Överlåtelse av egna preferensaktier på Nasdaq Stockholm får endast ske till ett pris inom det vid var tid registrerade kursintervallet.
  4. Överlåtelse av egna preferensaktier på annat sätt än på Nasdaq Stockholm får ske med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt till ett pris per preferensaktie som inte understiger vad som är marknadsmässigt, varvid en marknadsmässig rabatt i förhållande till preferensaktiens börskurs får tillämpas.
  5. Betalning för preferensaktier som överlåts på annat sätt än på Nasdaq Stockholm får erläggas kontant, genom apport eller genom kvittning.
  6. Skälet till eventuell avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt vid överlåtelse av egna preferensaktier på annat sätt än på Nasdaq Stockholm ska vara att möjliggöra för bolaget att använda egna preferensaktier som likvid vid eller finansiering av förvärv av företag eller rörelser.
  7. Styrelsen ska äga rätt att fastställa övriga villkor för respektive överlåtelse av egna preferensaktier.

SÄRSKILDA MAJORITETSREGLER

För giltigt beslut enligt punkt 13 a) och punkt 13 b) krävs att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

ANTAL AKTIER OCH RÖSTER

Det totala antalet aktier i bolaget vid tidpunkten för utfärdandet av kallelsen uppgår till 82 010 345 aktier, varav 80 406 571 är stamaktier och 1 603 774 är preferensaktier, vilket motsvarar totalt 80 566 948,4 röster, varav 80 406 571 röster hänför sig till stamaktier och 160 377,4 röster hänför sig till preferensaktier.

AKTIEÄGARES RÄTT ATT BEGÄRA UPPLYSNINGAR

Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncernföretag.

HANDLINGAR

Fullständiga förslag till beslut och övriga handlingar som ska tillhandahållas inför årsstämman enligt aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning kommer att hållas tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats, www.volati.se, senast tre veckor innan dagen för årsstämman samt sändas kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

* * *

Stockholm i april 2017

Volati AB (publ)

Styrelsen

To English speaking shareholders: The notice to attend the annual general meeting is available in English on www.volati.se.  

Prenumerera

Dokument & länkar