Software-Lizenzbedingungen – wie Mitarbeiter damit umgehen sollen
Interview mit Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42
Die Lizenzbedingungen, die für den Einsatz von Software gelten, werden in der Regel vor der Installation eingeblendet. Privatanwender und Home-User klicken normalerweise auf 'OK', ohne diese üblicherweise sehr langen und mit juristischen Formulierungen gespickten Texte zu lesen. Wie sieht es aber im Unternehmensumfeld aus? Existiert bei Ihnen oder Ihren Kunden eine Policy, die vorschreibt, wie beim Umgang mit den Software-Lizenzbedingungen zu verfahren ist? Muss die Rechtsabteilung einen Blick auf die Lizenzen werfen, bevor die IT-Mitarbeiter mit der Installation fortfahren können, oder haben die Administratoren das Recht, Lizenzbedingungen im Namen des Unternehmens anzunehmen? Existiert vielleicht sogar überhaupt keine Regelung?
Torsten Boch: Ich bin kein Jurist, doch habe ich von eben solchen die Information, dass die Bestätigung der Lizenzbedingungen bei einer Softwareinstallation durch den Benutzer rechtlich keine Relevanz hat. Im Endeffekt spielt es auch keine Rolle, denn auch Unwissenheit darüber, dass die Nutzung von Software dem Urheberrecht unterliegt und geschützt ist, bewahrt ein Unternehmen nicht vor der Strafe. Die Rechtsabteilung muss keine Software installieren, sondern sollte das Unternehmen dabei beraten, wie man der Verantwortung gerecht werden kann, in dem man ein Lizenzmanagementprogramm etabliert.
Manche Unternehmen gewähren sich selbst sehr umfassende Rechte, wenn es darum geht, die Einhaltung von Lizenzbedingungen zu überprüfen. So möchten sie in manchen Fällen die Räumlichkeiten ihrer Kundenunternehmen aufsuchen und die dort vorhandenen Rechner auf bestimmte installierte Programme untersuchen. Bei solchen Forderungen stellt sich sofort die Frage nach der Sicherheit. Muss man die genannten Regelungen als Gefährdung der Geschäftsabläufe ansehen oder spielen sie in der Praxis eher eine untergeordnete Rolle? Sind Untersuchungen vor Ort beim Kunden ohne dessen Einverständnis überhaupt legal?
Torsten Boch: Nein, das wären sie ohne Einverständnis natürlich nicht – ein Unternehmen hat ja Hausrecht und muss das nicht dulden. Es sei denn, der Softwarehersteller hätte einen triftigen Grund anzunehmen, dass ein Missbrauch des Urheberrechts in nicht geringfügigem Umfang vorliegt – oft durch „petzende“ ehemalige Mitarbeiter. In der Regel akzeptieren Unternehmen solche Prüfungsanfragen, weil man als Geschäftspartner kooperativ sein möchte und Audits normalerweise schonend ablaufen.
Hat ein Administrator oder ein Mitarbeiter bei der Installation einer Software die Lizenzbedingungen akzeptiert, so gelten sie in der Regel für alle, die mit dem jeweiligen Programm arbeiten. Wie lässt sich in der Praxis sicher stellen, dass die betroffenen Mitarbeiter Kenntnis über die für sie relevanten Fakten erhalten und wie wird garantiert, dass die Unternehmenspolicies zum Umgang mit Lizenzbestimmungen – sofern vorhanden – auch eingehalten werden?
Torsten Boch: Man kann nicht erwarten, dass jeder Mitarbeiter, der Software nutzt, detaillierte Kenntnisse über die Lizenzbedingungen hat – das muss er auch nicht. Vielmehr ist es wichtig, dass ein Unternehmen sowohl eine Aufbau- als auch eine Ablauforganisation für das Lizenzmanagement etabliert. In diesem Rahmen bekommt jeder Mitarbeiter genau die Informationen und Anweisungen, die er für seine Aufgaben im Zusammenhang mit Software braucht.
Welche weiteren Punkte sind Ihrer Meinung nach beim Umgang mit Software-Lizenzbedingungen in Unternehmen von Bedeutung?
Torsten Boch: Ich nenne unseren Kunden aus gutem Grund immer dieselben fünf Voraussetzungen für ein erfolgreiches Lizenzmanagement: (1) die Geschäftsleitung ist „im Boot“, (2) die Aufbauorganisation braucht Ressourcen und Ausbildung, (3) die Ablauforganisation muss kontinuierlich optimiert werden, (4) das eingesetzte Tool sollte die Prozesse optimal unterstützen und (5) die Ergebnisse müssen regelmäßig einer internen Überprüfung unterzogen werden. Nur so können Unternehmen davon ausgehen, dass einerseits finanzielle Risiken durch Unterlizenzierung und andererseits unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen vermieden werden.
Über Torsten Boch
Torsten Boch ist seit 2006 Produktmanager bei Matrix42 im Bereich „Compliance“ mit den Schwerpunkten License, Asset und Contract Management. Davor war er 15 Jahre als Entwickler, Berater und Projektleiter bei verschiedenen Unternehmen für die Gestaltung und den Einsatz von Standardsoftware verantwortlich. Er ist Diplom Betriebswirt mit einer Spezialisierung auf Steuer- und Handelsrecht sowie Bilanzierung und Buchführung.
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Die Produkte und Lösungen der Matrix42 sind darauf ausgerichtet, moderne Arbeitsumgebungen – physische, virtuelle oder mobile Arbeitsbereiche – einfach und effizient bereit zu stellen und zu verwalten.
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Matrix42 bietet seine Lösungen branchenübergreifend Organisationen an, die Wert auf ein zukunftsorientiertes und effizientes Arbeitsplatzmanagement legen. Dabei arbeitet das Unternehmen auch erfolgreich mit Partnern zusammen, die die Matrix42 Kunden vor Ort beraten und betreuen; zu den führenden Partnern zählen TAP.DE Solutions GmbH, Consulting4IT GmbH und DSP IT Service GmbH. Weitere Informationen unter
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