Bis zu 7 Milliarden Euro könnten durch Automatisierung und Integration eingespart werden
Über die Anzahl der zwischen Unternehmen in Deutschland gestellten Rechnungen gibt es unterschiedliche Aussagen. Rund zwei Milliarden ist eine Zahl, die man häufiger in diesem Zusammenhang hört oder lesen kann. Nehmen wir an, das käme der Realität nahe. Und gehen wir weiter davon aus, dass rund 70 Prozent dieser Rechnungen derzeit noch in herkömmlicher Form verarbeitet werden. Das wären stattliche 1,4 Milliarden. Jede dieser Rechnungen verursacht aufgrund praktischer Erfahrungswerte für die Bearbeitung vom Eingang bis zum Zahlungsausgang Kosten in Höhe von 10 Euro – mal mehr, mal weniger. Summa Summarum macht das 1,4 Milliarden mal 10 Euro gleich 14 Milliarden Euro. Würden davon 30 bis 50 Prozent eingespart – und das sind nach Einschätzung von Experten der OpusCapita GmbH realitätsnahe Annahmen – könnten deutsche Unternehmen zwischen 4,2 und 7,0 Milliarden Euro mehr in ihren Kassen behalten. Für ein mittelständisches Unternehmen mit einem monatlichen Rechnungsaufkommen von rund 5.000 Rechnungen würde dies ein jährliches Sparpotential von bis zu 300.000 Euro bedeuten. Eine aktuelle Studie, die im Auftrag von OpusCapita in Finnland, Schweden und Norwegen durchgeführt hat, bestätigt dieses enorme Sparpotential.
Auch wenn die Ausgangssituation pro Unternehmen unterschiedlich ist und die angenommenen Zahlenwerte Schätzungen bzw. Erfahrungswerte sind, die je nach Ausgangssituation nach untern wie oben schwanken können: Fakt ist, dass im Kreditorenmanagement in den meisten deutschen Unternehmen noch erhebliche Optimierungs- und Einsparpotenziale schlummern.
Viele Unternehmen suchen dieses Potenzial mit der Auslagerung von Teilen des Purchase-to-Pay-Prozesses anzugehen. Sie geben zum Beispiel das Scannen von Papierrechnungen außer Haus, übertragen die Zahlungsabwicklung einem Dienstleister oder nutzen externe Services für ihr Liquiditätsmanagement. Im Prinzip machen derartige Auslagerungen samt integrierter Automatisierung Sinn, denn jede Teilprozess-Optimierung reduziert die Aufwände und Risiken manueller und fehleranfälliger herkömmlicher Abläufe.
Noch sinnvoller ist es allerdings, sich nicht auf bestimmte Teilprozesse zu beschränken, sondern das gesamte Kreditorenmanagement auf den Prüfstand zu stellen, ein geeignetes Optimierungskonzept zu identifizieren und es mit Unterstützung eines erfahrenen Dienstleisters umzusetzen. Geeignet heißt in diesem Zusammenhang stets, eine auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene individuelle Lösung zu finden. Das kann bedeuten, den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsabwicklung im Rahmen von Business Process Outsorcing (BPO) auszulagern oder aber eine Lösung im Rahmen von Software-as-a-Service (SaaS) zu bevorzugen: die Anwendung wird extern bereitgestellt, die Funktionen an den Arbeitsplätzen im Unternehmen genutzt. Für andere Unternehmen wiederum kann es angebracht sein, Teilauslagerungen wie Scanning-Services im Rahmen eines Hybrid-Modells mit intelligenten Softwarewerkzeugen für Buchhaltung und Zahlungsabwicklung im eigenen Haus zu koppeln.
Für was auch immer ein Unternehmen sich entscheidet: es winken stets nachvollziehbar und nachhaltig wirksame Mehrwerte. OpusCapita*, ein führender europäischer Dienstleister in diesem Umfeld, sieht dabei insbesondere Automatisierung und Integration als Schalthebel für Kosten-minimierung, Risikoreduzierung und Produktivitätssteigerung. Digital statt manuell führt danach zum erklärten Ziel von weniger Zeit und Aufwand. Integrierte Abläufe von der Bestellung bis zum Zahlungsausgang anstelle isolierter Insellösungen beweisen sich als Schlüssel für mehr Tempo in der Prozesskette. Und den steigenden Anforderungen an Compliance und Risikomanagement kommt in Teilen wie im Ganzen ausgelagertes Kreditorenmanagement durch spürbar mehr Transparenz und bessere Kontrolle entgegen.