Veränderung von Finanzverwaltungsprozessen: Zukünftigen Wachstum durch automatisierte und elektronische Arbeitsmethoden ermöglichen

Zwar machen manuelle Prozesse 2012 weniger als 30 % aller Finanz und Buchhaltungsprozesse in den nordischen Ländern und Polen aus, aber ein deutlicher Anstieg der Auslagerung bei diesen Aktivitäten lässt dennoch auf sich warten, vor allem in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH-Region).

In der Zeit von September bis Anfang November 2012 untersuchte Itella Information die Handhabung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse in 800 Unternehmen in vier Ländern: Finnland, Norwegen, Polen und Schweden. Die Hauptergebnisse deuten auf eine Verlagerung in der Art hin, in der private Unternehmen und öffentliche Organisationen die Finanzverwaltung durchführen, denn automatisierte und elektronische Prozesse scheinen bei den Unternehmen auf breiter Flur bevorzugt zu werden, während Prozesse, die in gewissen Phasen einen manuellen Einsatz erfordern, inzwischen weniger als 30 % aller Finanz- und Buchhaltungsprozesse ausmachen.

Diese Schlussfolgerungen ergänzen die Ergebnisse einer von Itella Information mitfinanzierten PAC-Studie namens „Der CFO im Spannungsfeld zwischen Wertbeitrag und Kostendruck“, die früher in diesem Jahr in der DACH-Region durchgeführt wurde. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind die Unternehmen bei der Auslagerung von Finanzprozessen noch sehr zurückhaltend. Während diese Unternehmen für rund 10 % der globalen IT-Auslagerung verantwortlich sind, machen sie nur knapp 6 % der Auslagerung von Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten aus.

Jedoch führt der steigende Kostendruck, aber auch der zunehmende Bedarf an Fachwissen und den allerneuesten Technologien dazu, dass die Unternehmen Auslagerungslösungen jetzt ernsthafter in Erwägung ziehen. PAC schätzt daher, dass es auf diesem Markt in den nächsten Jahren einen erheblichen Zuwachs geben wird. Die Studie ergab auch, dass der deutsche, der österreichische und der Schweizer Markt teilweise andere Anforderungen und Erwartungen als die Dienstleistungsanbieter haben. Itellas Praxis auf dem Markt bestätigt, dass die Erwartungen von Unternehmen in der DACH-Region sich hauptsächlich auf die Möglichkeit beziehen, mit einem zuverlässigen Partner mit lokalem Fachwissen zusammenzuarbeiten, und nicht so sehr darauf, erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.

Da laut Itellas Untersuchung in den nordischen Ländern und Polen digitale oder automatisierte Prozesse in Europa bereits bevorzugt werden, werden Verbesserungen in Richtung Auslagerung erleichtert. Der Untersuchung zufolge ist die Nutzung von betriebseigenen Ressourcen in allen vier untersuchten Ländern immer noch hoch (um die 60 % oder mehr). Die Unternehmen ziehen es vor, bei der Ausführung der Arbeit ihre eigenen Mitarbeiter zu verwenden, auch wenn man die Personalressourcen auch bei weniger routinemäßigen Aufgaben einsetzen könnte.

Die Freisetzung von Ressourcen durch die Auslagerung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen bietet Unternehmen finanzielle Vorteile. Auch bedeutet die Verwendung von betriebseigenen Mitarbeitern im Vergleich zu den variablen Kosten für den Erwerb von Dienstleistungen häufig mehr Fixkosten. Zwar sind die meisten Unternehmen trotz der zahlreichen Vorteile noch nicht für eine Übertragung ihrer Finanzprozesse auf einen Dienstleistungsanbieter bereit, aber es gibt zwei Anzeichen dafür, dass die Wahrnehmung des Auslagerungspotenzials in Veränderung begriffen ist:

• Die Untersuchung ermittelte das Vorhandensein von Lösungen, die von den Unternehmen von Dienstleistungsanbietern erworben wurden und die als betriebseigene Methoden bezeichnet werden. Trotzdem bedeutet dies eine Annäherung von Dienstleistungsanbietern und Unternehmen bei ihren Bemühungen zur Umsetzung von Lösungen, um die Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten zu optimieren;
• Die Quote der Übernahme von automatisierten Prozessen und elektronischen Tools ist bereits hoch und wird weiter steigen; das bezieht sich auf Länder mit früheren Erfahrungen bei der Nutzung solcher Arbeitsmethoden und auf Länder, die erst vor Kurzem in Kontakt mit diesen Lösungen gekommen sind.

Eine Optimierung durch Automatisierung und die Nutzung elektronischer Wege ermöglicht ein organisatorisches Wachstum insgesamt, das mit einer höheren Effizienz bei den finanziellen Lieferkettenprozessen aufgrund einer besseren Kontrolle über die einzelnen Phasen beginnt. Sie führt auch zu schnellen Kosteneinsparungen und letztendlich, wenn die Entscheidung für die Auslagerung getroffen wird, zu einer besseren Nutzung von Ressourcen im gesamten Unternehmen. Dies gestattet es den Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und in ihre weitere Entwicklung zu investieren.

Weitere Informationen:
Titus von Nordeck
Geschäftsführer
Itella Information Deutschland
+49 511 33630 2777
titus.von.nordeck (at) itella.com

Über Itella Information

Itella Information ist ein europäischer Anbieter von Lösungen zur Optimierung und Automatisierung von Finanzprozessen und Cashflows. Mithilfe der Itella-Systeme können Unternehmen ihre Profitabilität und Agilität steigern und den Übergang in die digitale Geschäftswelt leichter meistern. Itella Dienstleistungen umfassen alle Prozesse des Finanzmanagements vom Einkauf bis zur Bezahlung und von der Bestellung bis zum Management der eingehenden Cashflows. Darüber hinaus bietet das Unternehmen umfassende Services für das Rechnungswesen.

Itella Information ist europaweit mit Standorten in 11 Ländern und einem breitgefächerten Partnernetzwerk vertreten. Das Unternehmen beschäftigt 2.200 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2011 einen Umsatz von 273,7 Millionen Euro. Itella Information ist ein Unternehmen der finnischen Itella. Mehr unter www.itella.com/information.