Affecto siirtää maistraatin vanhat väestötiedot sähköiseen järjestelmään

Kirkkohallituksen ja Väestörekisterikeskuksen yhteistyö tuo kustannussäästöjä

Affecto siirtää maistraattien vanhat väestötiedot sähköiseen asiankäsittelyjärjestelmään eli DIGI-sovellukseen. Toteutuksessa käytetään Affecton Suomen evankelis-luterilaiselle kirkolle aikaisemmin tekemää järjestelmää. Järjestelmässä on huolehdittu tietosuojasta ja varmistettu, että maistraattien ja kirkon virkailijat pääsevät käsittelemään ja luovuttamaan ainoastaan oman organisaationsa puolelta järjestelmään vietyjen henkilöitten tietoja.

Yhteistyö tuo sekä kirkolle että Väestörekisterikeskukselle kustannussäästöjä. Jatkossa käyttöpalvelukustannukset ovat molemmille alhaisemmat, koska kaikki vanhat väestötietoaineistot ovat yhdessä paikassa.

Maistraateissa paperimuotoisen aineiston käsittely vie paljon aikaa, joten siirtyminen sähköisen aineiston käsittelyyn nopeuttaa esimerkiksi sukuselvitysten tekoa.

”Kansalaisen näkökulmasta yhteinen järjestelmä luo edellytykset sukuselvityspalvelulle, josta voisi tulevaisuudessa saada henkilön tiedot sekä maistraattien että seurakuntien aineistosta”, toteaa kehityspäällikkö Reko-Aleksi Renvik Väestörekisterikeskuksesta.

1960-luvulta vuosituhannen vaihteeseen käytetyssä perhelehtijärjestelmässä yhdellä kortilla olivat yhden perheen tiedot. Perhelehtiä ei enää päivitetä, mutta niiden sisältämiä tietoja tarvitaan muun muassa perunkirjoituksissa ja sukututkimuksissa.

Kirkkohallitus pystyy ainoana palveluntarjoajana tuottamaan palvelun Väestörekisterikeskukselle siten, että maistraattien ja seurakuntien vanhojen väestökirja-aineistojen säilytyksessä taataan yhteneväiset säilyttämisen ja käsittelyn menettelyt sekä luodaan näiden yhteinen kehityskulku lainsäädännön sallimissa rajoissa.

”Mielestäni on hienoa, että evankelis-luterilaiselle kirkolle toteutettu järjestelmä soveltuu myös Väestörekisterikeskuksen käyttöön. Hanke on oiva esimerkki yhteistyöstä, jolla saavutetaan kustannussäästöjä”, toteaa kirkkoneuvos Pirjo Pihlaja Kirkkohallituksesta.

Järjestelmä varmistaa, että sähköisessä muodossa olevat seurakuntien ja väestökirjahallinnon vanhat väestökirja-aineistot muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden. Sähköistäminen turvaa myös osin huonokuntoisen aineiston säilyvyyden.

Väestörekisterikeskuksen DIGI-sovelluksen toteutus alkoi helmikuussa, ja se otetaan käyttöön vaiheittain siten, että ensimmäiset maistraatit saavat sen käyttöönsä syksyllä.

Lisätietoja:

Stig-Göran Sandberg, Toimitusjohtaja, Affecto Finland Oy
Stig-Goran.Sandberg(at)Affecto.com, puhelin 0205 777 804

Jarmo Mertovaara, Key Account Manager, Affecto Finland Oy
jarmo.mertovaara@affecto.com
, puhelin +358 205 777 830

Pirjo Pihlaja, Kirkkoneuvos, Kirkkohallitus
pirjo.pihlaja@evl.fi
, puhelin 09 1802 203

Reko-Aleksi Renvik, Kehityspäällikkö, Väestörekisterikeskus
reko-aleksi.renvik@vrk.fi
, puhelin 0295 535 289

Affecto

Affecto on liiketoimintatiedon hallinnan (Enterprise Information Management, EIM) edelläkävijä Pohjois-Euroopassa. Autamme asiakkaitamme parantamaan tuottavuuttaan ja kilpailukykyään tiedon paremmalla hyödyntämisellä johtamisessa ja päätöksenteossa. EIM on kokonaisvaltaista tiedon hallintaa, mikä huolehtii informaation hyvästä käytettävyydestä ja hyödyntämisestä strategisessa ja operatiivisessa päätöksenteossa. Affecto toteuttaa myös organisaatioiden prosesseja tehostavia ja yksinkertaistavia operatiivisia asiakas- ja toimialakohtaisia ratkaisuja ja palveluja sekä tarjoaa paikkatietopalveluja. Affecton pääkonttori sijaitsee Helsingissä. Yhtiöllä on tytäryhtiöt Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Virossa, Liettuassa, Latviassa ja Puolassa. Affecton liikevaihto oli noin 133 miljoonaa euroa vuonna 2012 ja yhtiön palveluksessa on noin 1100 henkilöä. www.affecto.com

Väestörekisterikeskus

Väestörekisterikeskuksen perustehtävänä on mahdollistaa väestötietojärjestelmän tietojen ja Väestörekisterikeskuksen varmennetun sähköisen asioinnin palvelujen käyttö yhteiskunnan toimintojen ja tietohuollon tukena. Väestörekisterikeskus edistää toiminnallaan yksityiselämän ja henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta sekä hyvän tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatavan kehittämistä ja noudattamista.

Väestörekisterikeskus on yhdessä maistraattien kanssa väestötietojärjestelmän rekisterinpitäjä. Väestörekisterikeskus ylläpitää ja kehittää väestötietojärjestelmää, sen tietoja ja tietojen laatua sekä varmennettua sähköistä asiointia. Väestörekisterikeskus tarjoaa väestötietojärjestelmän tietopalveluja ja varmennepalveluja sekä hoitaa vaalitehtäviä. www.vrk.fi