Kutsu Ahlstrom-Munksjön varsinaiseen yhtiökokoukseen

AHLSTROM-MUNKSJÖ OYJ PÖRSSITIEDOTE 8.4.2021 klo 15.40 

Ahlstrom-Munksjö Oyj:n (”Ahlstrom-Munksjö” tai ”yhtiö”) osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 6.5.2021 klo 10:00 alkaen Ahlstrom-Munksjön pääkonttorissa osoitteessa Alvar Aallon katu 3 C, 00101 Helsinki.  

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä eduskunnan 2.10.2020 hyväksymän väliaikaisen lain nojalla. Covid-19 -pandemian leviämisen rajoittamiseksi varsinainen yhtiökokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa kokouspaikalla. Osakkeenomistajat voivat osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon joko henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä, esittämällä vastaehdotuksia ennakkoon ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon. Myös asiamiesten tulee äänestää ennakkoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät tämän kutsun osasta C. “Ohjeita varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistuville”. Yhtiön hallitus, johtoryhmä, tilintarkastaja ja hallituksen jäseniksi ehdolla olevat henkilöt eivät osallistu varsinaiseen yhtiökokoukseen. Varsinaisessa yhtiökokouksessa ei pidetä puheenvuoroja eikä siihen järjestetä videoyhteyttä.  

Tämä kutsu sisältää yhtiön hallituksen vastaanottamat päätösehdotukset yhtiön suurimmalta osakkeenomistajalta SPA Holdings 3 Oy:ltä. Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa (1/100) yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettavia vastaehdotuksia varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin jäljempänä osassa C kuvatulla tavalla. 

A. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat 

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:  

1. Kokouksen avaaminen  

2. Kokouksen järjestäytyminen 
   
   Varsinaisen yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Johan Aalto. Mikäli asianajaja Johan Aallolla ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia varsinaisen yhtiökokouksen puheenjohtajana, yhtiön hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa toisen henkilön. 

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 
   
   Varsinaisessa yhtiökokouksessa pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii Ahlstrom-Munksjön Manager, Legal Affairs Marja Naulapää-Sipilä. Mikäli Marja Naulapää-Sipilällä ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, yhtiön hallitus nimeää pöytäkirjantarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa toisen henkilön. 

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 
   
   Varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon tässä kutsussa annettujen ohjeiden mukaisesti ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella. 

6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen 
   
   Koska varsinaiseen yhtiökokoukseen voi osallistua ainoastaan ennakkoäänestyksen kautta, katsotaan yhtiön 25.2.2021 pörssitiedotteella julkistama vuosikertomus ja vastuullisuusraportti 2020 esitetyksi varsinaiselle yhtiökokoukselle. Yhtiön vuosikertomus ja vastuullisuusraportti 2020 sisältää yhtiön tilinpäätöksen, hallituksen toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, ja tämä on myös saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/. 

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen 

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen 
   
   Ahlstrom-Munksjö Oyj:llä on taseen 31.12.2020 mukaan jakokelpoisia varoja yhteensä 901 057 524,65 euroa. 
   
   Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksen mukaisesti, että osinkoa ei makseta. 
   
   Yhtiölle on ilmoitettu, että suurin osakkeenomistaja SPA Holdings 3 Oy kannattaa hallituksen ehdotusta, että osinkoa ei makseta. Koska SPA Holdings 3 Oy omistaa yli 90 prosenttia yhtiön osakkeista ja niiden tuottamista äänistä, osakeyhtiölain 13 luvun 7 §:n mukainen vähemmistöosinko ei voi tulla maksettavaksi varsinaisessa yhtiökokouksessa. Täten osakkeenomistajilla ei tule olemaan mahdollisuutta vaatia vähemmistöosinkoa ennakkoäänestyksessä. 

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle 

10. Palkitsemisraportin esittäminen ja vahvistaminen 
    
    Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous vahvistaa neuvoa-antavalla päätöksellä yhtiön palkitsemisraportin. 
    
    Koska varsinaiseen yhtiökokoukseen voi osallistua ainoastaan ennakkoäänestyksen kautta, katsotaan yhtiön 25.2.2021 pörssitiedotteella julkistama vuoden 2020 toimielinten palkitsemisraportti esitetyksi varsinaiselle yhtiökokoukselle. Yhtiön vuoden 2020 palkitsemisraportti on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/. 

11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen 
    
    SPA Holdings 3 Oy ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen ja hallituksen valiokuntien jäsenten palkkiot ovat seuraavat:Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio on 130 000 euroa, varapuheenjohtajan 90 000 euroa ja muiden jäsenten 65 000 euroa.Tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan vuosipalkkio on 15 000 euroa ja muiden tarkastusvaliokunnan jäsenten 7 500 euroa. Henkilöstövaliokunnan puheenjohtajan vuosipalkkio on 10 000 euroa ja muiden henkilöstövaliokunnan jäsenten 5 000 euroa.  
    
    Matkakustannukset ehdotetaan korvattavan yhtiön matkustussäännön mukaan.Lisäksi ehdotetaan, että kukin hallituksen jäsen on oikeutettu pidättäytymään palkkiosta. 

12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen 
    
    SPA Holdings 3 Oy ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että Ahlstrom-Munksjön hallituksen jäsenten lukumääräksi päätetään seitsemän (7). 

13. Hallituksen jäsenten valitseminen 
    
    SPA Holdings 3 Oy ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että Alexander Ehrnrooth, Lasse Heinonen, Halvor Meyer Horten, Peter Seligson, Ivano Sessa, Michael Siefke ja Karl-Henrik Sundström valitaan uudelleen hallituksen jäseniksi.  
    
    Kaikki hallituksen jäsenet valitaan toimikaudeksi, joka päättyy vuoden 2022 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. 
    
    Hallituksen jäseniksi ehdotetut henkilöt ovat ilmoittaneet, että mikäli heidät valitaan, he tulevat valitsemaan Ivano Sessan hallituksen puheenjohtajaksi. 
    
    Hallituksen jäseniksi ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan. 
    
    Hallituksen jäseniksi ehdotettujen henkilöiden CV:t ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/Hallitus/hallitus/. 

14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen 
    
    Tarkastusvaliokunnan suosituksen mukaisesti hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan. 

15. Tilintarkastajan valitseminen 
    
    Tarkastusvaliokunnan suosituksen mukaisesti hallitus ehdottaa, että tilintarkastajaksi valitaan uudelleen KPMG Oy Ab. KPMG Oy Ab on ilmoittanut yhtiön päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Anders Lundinin. 

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta 
    
    Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista ja/tai osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n tarkoittamien osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä, joko maksua vastaan tai maksutta. Valtuutus kattaisi yhteensä enintään 115 000 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella saatavat osakkeet), mikä vastaa noin 100 % yhtiön osakemäärästä ehdotuksen tekohetkellä. Hallitus olisi valtuutettu päättämään joko uusien osakkeiden antamisesta tai yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamisesta.Valtuutusta voitaisiin käyttää yrityskauppojen tai muiden järjestelyjen rahoittamiseen tai toteuttamiseen, yhtiön taseen ja rahoitusaseman vahvistamiseen, yhtiön osakepohjaisten kannustin järjestelmien toteuttamiseen, tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin. 
    
    Valtuutus oikeuttaa myös päättämään maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen ottaen kuitenkin huomioon osakeyhtiölain määräykset yhtiön ja sen tytäryhteisöjen hallussa olevien omien osakkeiden enimmäismäärästä. 
    
    Hallitus olisi oikeutettu päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poikkeamiseen.Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti, mutta valtuutus päättyy kuitenkin viimeistään kahdeksantoista (18) kuukauden kuluessa varsinaisen yhtiökokouksen päättymisestä. Valtuutus kumoaa yhtiön ylimääräisen yhtiökokouksen 19.2.2021 antaman osakeantivaltuutuksen. 

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta sekä niiden pantiksi ottamisesta 
    
    Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta sekä niiden pantiksi ottamisesta. Valtuutuksen perusteella voidaan hankkia tai ottaa pantiksi yhteensä enintään 11 500 000 yhtiön omaa osaketta, mikä vastaa noin 10 % yhtiön osakemäärästä ehdotuksen tekohetkellä, ottaen kuitenkin huomioon osakeyhtiölain määräykset yhtiön ja sen tytäryhteisöjen hallussa tai panttina kulloinkin olevien omien osakkeiden enimmäismäärästä.Osakkeet voidaan hankkia tai ottaa pantiksi yhdessä tai useammassa erässä ja joko kaikille osakkeenomistajille samoin ehdoin suunnatun tarjouksen kautta tai muutoin kuin osakkeenomistajien omistusten mukaisessa suhteessa julkisessa kaupankäynnissä hankintahetken markkinahintaan. Osakkeet hankittaisiin yhtiön vapaaseen omaan pääomaan kuuluvilla varoilla. 
    
    Osakkeet hankittaisiin hallituksen päättämiin tarkoituksiin, yhtiöllä pidettäviksi tai mitätöitäviksi. Hallitus olisi valtuutettu päättämään kaikista muista omien osakkeiden hankkimisen ja pantiksi ottamisen ehdoista. 
    
    Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti, mutta valtuutus päättyy kuitenkin viimeistään kahdeksantoista (18) kuukauden kuluessa varsinaisen yhtiökokouksen päättymisestä. Valtuutus kumoaa yhtiön varsinaisen yhtiökokouksen 25.3.2020 antaman omien osakkeiden hankkimisvaltuutuksen. 

18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoituksista 
    
    Hallitus ehdottaa lisäksi, että varsinainen yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhteensä enintään 220 000 euron lahjoituksista hyväntekeväisyyteen tai muihin vastaaviin hallituksen tarkemmin määrittelemiin kohteisiin. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti. 

19. Kokouksen päättäminen 

B. Yhtiökokousasiakirjat 

Tämä kokouskutsu, joka sisältää varsinaiselle yhtiökokoukselle tehdyt päätösehdotukset, on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/. Muut asiakirjat, jotka on osakeyhtiölain nojalla pidettävä osakkeenomistajien nähtävillä, ovat saatavilla edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 15.4.2021 alkaen. Osakkeenomistajille lähetetään pyynnöstä kopio tästä kutsusta ja muista osakkeenomistajien nähtävillä pidettävistä asiakirjoista.  

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 20.5.2021 alkaen. 

C. Ohjeita varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistuville 

1. Oikeus osallistua 
   
   Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 26.4.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään. 
   
   Ohjeet osakkeenomistajille, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n pitämään yhtiön osakkeenomistajarekisteriin, löytyvät alta kohdasta C3 ”Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröityjen osakkeiden omistajille”. 
   
   Ohjeet hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajille löytyy alta kohdasta C5 ”Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat”. 

2. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon niille osakkeenomistajille joiden osakkeet ovat rekisteröity suomalaiselle arvo-osuustilille 
   
   Ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys alkavat 14.4.2021 klo 12.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 29.4.2021 klo 16.00, mihin mennessä äänten on oltava perillä. 
   
   Osakkeenomistaja, jonka osakkeet ovat rekisteröitynä hänen suomalaisella arvo-osuustilillään, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen varsinaiseen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 14.4.2021 klo 12.00 – 29.4.2021 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla: 
   
   a) Euroclear Finlandin elektronisen ilmoittautumispalvelun kautta osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ 
   
   Henkilöomistajien osalta rekisteröinti ja sähköinen ennakkoäänestäminen edellyttää suojattua vahvaa sähköistä tunnistautumista (suomalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella). Yhteisöomistajien on ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero. 
   
   b) sähköpostitse tai postitse 
   
   Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan Euroclear Finlandin ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Finland Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu tai postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Ahlstrom-Munksjö Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki. Euroclear Finlandin ennakkoäänestyslomake tulee saataville osoitteeseen www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen alkaessa 14.4.2021 klo 12.00 tai pian sen jälkeen. 
   
   Osakkeenomistajan ennakkoäänet kirjataan ja otetaan huomioon edellyttäen, että hän ilmoittautuu ja äänestää ennakkoon annettujen ohjeiden mukaisesti ja toimittaa tässä yhteydessä asianmukaisesti kaikki tarvittavat tiedot ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä. 
   
   Äänestysohjeet tulevat olemaan saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/. 
   
   Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien ja asiamiesten yhtiölle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. 

3. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröityjen osakkeiden omistajille 
   
   Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n pitämään yhtiön osakkeenomistajarekisteriin, on ilmoittautuakseen ja ennakkoäänestääkseen toimittava seuraavasti:  
   
   i) osakkeenomistajan tulee olla merkittynä Euroclear Sweden AB:n pitämään yhtiön osakkeenomistajarekisteriin 26.4.2021. 
   
   Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on hallintarekisteröity Euroclear Sweden AB:n pitämään yhtiön osakkeenomistajarekisteriin, tulee kohdan (i) vaatimukset täyttääkseen tilapäisesti uudelleenrekisteröidä osakkeensa omalla nimellään osakkeenomistajarekisteriin. Tällainen uudelleenrekisteröinti on tehtävä viimeistään 28.4.2021. Osakkeenomistajan, joka haluaa tehdä tilapäisen uudelleenrekisteröinnin, tulee ilmoittaa asiasta omaisuudenhoitajalleen hyvissä ajoin ennen 28.4.2021 ja pyytää, että omaisuudenhoitaja ilmoittaa osakkeenomistajan lisättäväksi väliaikaisesti Euroclear Sweden AB:n pitämään yhtiön osakkeenomistajarekisteriin. 
   
   ii) tämän lisäksi osakkeenomistajan on ilmoittauduttava ja äänestettävä ennakkoon 14.4.2021 klo 12.00 – 28.4.2021 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla: 
   
   a) sähköisesti yhtiön internetsivuilla www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ olevan linkin kautta ruotsalaisilla pankkitunnuksilla (https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy; ilmoittautuminen ja ennakkoäänestäminen linkin kautta on mahdollista vain luonnollisille henkilöille); tai vaihtoehtoisesti 
   
   b) toimittamalla yhtiön internetsivuilla olevan Euroclear Swedenin ennakkoäänestyslomakkeen sähköpostitse osoitteeseen  GeneralMeetingService@euroclear.com tai postitse osoitteeseen Euroclear Sweden AB, “Ahlstrom-Munksjö AGM 2021”, PL 191, SE-101 23 Tukholma, Ruotsi. Euroclear Swedenin ennakkoäänestyslomake tulee saataville osoitteeseen www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen alkaessa 14.4.2021 klo 12.00 tai pian sen jälkeen. 
   
   Osakkeenomistajan ennakkoäänet kirjataan ja otetaan huomioon edellyttäen, että hän ilmoittautuu ja äänestää ennakkoon annettujen ohjeiden mukaisesti ja toimittaa tässä yhteydessä asianmukaisesti kaikki tarvittavat tiedot ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä. 
   
   Äänestysohjeet tulevat olemaan saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/. 
   
   Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien ja asiamiesten yhtiölle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. 

4. Asiamiesten käyttäminen ja valtakirjat 
   
   Osakkeenomistaja voi valtuuttaa asiamiehen ilmoittamaan hänet ja äänestämään ennakkoon hänen puolestaan. Asiamiehet eivät voi osallistua kokoukseen paikan päällä ja heidänkin tulee äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatuin tavoin. Valtakirja- ja äänestysohjemalli tulee saataville osoitteeseen www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen alkaessa 14.4.2021 klo 12.00 tai pian sen jälkeen. 
   
   Asiamiehen valtuuttaminen edellyttää: 
   
   a) Jos ilmoittautuminen ja ennakkoäänestäminen tapahtuu Euroclear Finlandin elektronisen ilmoittautumispalvelun kautta Ahlstrom-Munksjön internetsivuilla: asianmukaisesti täytetyt valtuutusasiakirjat on toimitettava ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@ahlstrom-munksjo.com tai postitse osoitteeseen Ahlstrom-Munksjö Oyj, Varsinainen yhtiökokous / Tarja Saikkonen, Alvar Aallon katu 3 C, PL 329, 00101 Helsinki ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Euroclear Finlandin ilmoittautumispalvelussa valtuutettu voi ilmoittaa ja ennakkoäänestää ainoastaan yhteisömuotoisten osakkeenomistajien puolesta. Luonnollisten henkilöiden on ilmoittauduttava ja äänestettävä ennakkoon itse suomalaisilla verkkopankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella; tai 
   
   b) Jos ilmoittautuminen ja ennakkoäänestäminen tapahtuu täyttämällä Euroclear Finlandin tai Euroclear Swedenin ennakkoäänestyslomakkeet, jotka tulevat saataville Ahlstrom-Munksjön internetsivuille 14.4.2021: asianmukaisesti täytetyt valtuutusasiakirjat on toimitettava Euroclear Finlandille tai Euroclear Swedenille, tilanteesta riippuen, yhdessä allekirjoitetun ja asianmukaisesti täytetyn ennakkoäänestyslomakkeen kanssa ko. lomakkeessa annettujen ohjeiden mukaisesti ja siinä esitettyjen määräaikojen puitteissa.  
   
   Pelkkien valtuutusasiakirjojen toimittaminen yhtiölle, Euroclear Finlandille tai Euroclear Swedenille ei johda siihen, että osakkeenomistajan ennakkoäänet kirjautuvat järjestelmään ja otetaan huomioon. Osakkeenomistajan ilmoittautumisen ja ennakkoäänien onnistunut kirjaaminen edellyttää tämän lisäksi, että asiamies ilmoittaa osakkeenomistajan ja äänestää ennakkoon hänen puolestaan tässä kutsussa kuvatuin tavoin. 
   
   Jos osakkeenomistaja haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, kutakin arvo-osuustiliä koskevat erilliset valtakirjat on toimitettava ja valtuutusasiakirjoilla on ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. 
   
   Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajien on ilmoittauduttava ja ennakkoäänestettävä kohdassa C5 ”Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat” annettujen ohjeiden mukaisesti. 

5. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat 
   
   Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon varsinaiseen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 26.4.2021. Varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 3.5.2021 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään. 
   
   Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon hallintarekisteröityihin osakkeisiin sovellettavan ilmoittautumisajan kuluessa. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityihin osakkeisiin sovellettavan ilmoittautumisajan kuluessa. 
   
   Lisätietoa asiasta tulee olemaan saatavilla myös edellä mainituilla yhtiön internetsivuilla. 

6. Vastaehdotukset, kyselyoikeuden käyttäminen ja muut tiedot 
   
   Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa (1/100) yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettavia vastaehdotuksia varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen yhtiokokous@ahlstrom-munksjo.com viimeistään 13.4.2021 klo 16.00, mihin mennessä vastaehdotusten on oltava perillä.  
   
   Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi varsinaisessa yhtiökokouksessa, sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua kokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan (1/100) yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi varsinaisessa yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ viimeistään 14.4.2021. 
   
   Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@ahlstrom-munksjo.com 22.4.2021 klo 16.00 mennessä, mihin mennessä kysymysten on oltava perillä. 
   
   Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com/fi/Sijoittajat/Konsernin-hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2021/ viimeistään 27.4.2021. Kysymysten esittämisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan. 
   
   Ahlstrom-Munksjön osakkeiden kokonaismäärä kokouskutsun päivänä 8.4.2021 on 115 653 315 osaketta ja ne tuottavat yhteensä 115 653 315 ääntä. 
   
   Helsingissä 8.4.2021 
   
   AHLSTROM-MUNKSJÖ OYJ 
   Hallitus 

Lisätietoja: 

Johan Lindh, viestintä- ja sijoittajasuhdejohtaja, +358 10 888 4994, johan.lindh@ahlstrom-munksjo.com  

Ahlstrom-Munksjö lyhyesti
Ahlstrom-Munksjö on johtava kuitupohjaisten materiaalien valmistaja, joka tarjoaa innovatiivisia ja kestävän kehityksen mukaisia ratkaisuja asiakkailleen maailmanlaajuisesti. Tavoitteenamme on laajentaa kuitupohjaisten arkipäivän ratkaisujen käyttöä. Tarjontamme koostuu suodatinmateriaaleista, irrokepohjapapereista, elintarvike- ja juomateollisuuden käsittelymateriaaleista, laminaattipapereista, hiomatuotteiden ja teippien pohjapapereista, sähköteknisistä papereista, lasikuitumateriaaleista, terveydenhuollon kankaista sekä energian varastointi- ja diagnostiikkasovelluksista. Lisäksi tarjoamme laajan valikoiman muita erikoispapereita teollisuuden ja kuluttajien käyttöön. Liikevaihtomme on noin 2,7 miljardia euroa vuodessa ja meitä on noin 7 800 henkilöä. Lue lisää osoitteessa www.ahlstrom-munksjo.com.