Vältä tyypillinen virhe - työarkistojen tuhoamiseen tarvitaan aina lukollinen säiliö
Valtakunnallisia ympäristö- ja kierrätyspalveluja tarjoava Paperinkeräys muistuttaa kesälomien alkaessa vanhojen arkistojen turvallisesta tuhoamisesta. Yhtäkään asiakirjaa tai mappia ei saa heittää sellaisenaan keräyspaperilaatikkoon. Sama pätee digitallenteisiin. Paperien ja digilaitteiden tietoturvallinen tuhoaminen tulee antaa auktorisoidulle ammattilaiselle.
”Kesälomalle lähtö tarkoittaa useissa organisaatioissa kaappien ja mappihyllyjen siivoamista. Usein tapaamme yrityksiä, joissa vanhat ja tarpeettomat A4-dokumentit heitetään huolettomasti parilla repäisyllä paperinkeräyslaatikkoon. Sieltä niillä on kuitenkin lyhyt matka tietoturvavarkaan kynsiin. Jokainen sensitiivinen asiakirja tulee tiputtaa lukolliseen säiliöön, josta vain auktorisoitu aineellisiin tietoturva-asioihin keskittynyt kumppani saa hakea materiaalin tuhottavaksi”, Encore Palveluiden asiakaspäällikkö Henna Lindberg muistuttaa.
Encore Palvelut on Paperinkeräyksen yrityspalveluiden brändi, joka kattaa kaikkien yrityksissä kerättävien jätteiden käsittelyn uudeksi raaka-aineeksi.
Digilaitteita – kännyköitä, skannereita, muistitikkuja, tulostimia – varten toimistolle tilataan rullakko tai vastaava tiheäristikkoinen lukollinen häkki.
”Aika monessa talossa nämä laitteet varastoidaan tyhjään huoneeseen tai komeroon. Jonain päivänä niille sitten tilataan nouto ilman että varmistutaan palvelua tarjoavan organisaation tuhoamisprosessin vedenpitävyydestä. Digilaitteet sisältävät mittavan määrän dataa, mikä tuo vaatimuksen datan kunnolliseen hävittämiseen. Tuhoamisesta kannattaa pyytää lisäksi aina tuhoustodistus”, Lindberg sanoo.
Tietosuoja-asetus tiukentuu, monessa yrityksessä puutteita
Toukokuussa 2018 voimaan tuleva EU:n tietosuoja-asetus tuo organisaatioille entistä tiukemmat vaatimukset henkilötietojen käsittelyyn. Asetus koskee sekä digi- että painetussa muodossa olevia henkilötietoja, kuten työsopimuksia ja palkkalaskelmia. Sen vuoksi viimeistään nyt on kunnostauduttava ja opeteltava kaiken luottamuksellisen aineiston aukoton tuhoaminen.
Encore Tietoturvapalvelu täyttää jo nyt tulevan asetuksen vaatimukset. Palvelun ytimenä on lukollinen ja RFID-sirulla varustettu turvasäiliö, jonka asiakas tilaa toimistoonsa. Säiliöön tiputetaan kaikki tuhottavat mapit sellaisenaan, kuten myös yksittäiset tulosteet ja alkuperäiset paperit. Vain auktorisoitu henkilö saa hakea säiliön ja avata sen vasta auktorisoidussa tuhoamisyksikössä. Siellä arkistoista tehdään niin pientä silppua, että sitä ei voi enää tunnistaa. Aines päätyy jälleen raaka-aineeksi.
Poisheitettäviä digitallenteita varten Encore Tietoturvapalvelulla on lukollinen rullakko, joka niin ikään viedään sellaisenaan tuhoamisyksikköön.
Lisätietoja:
Asiakaspäällikkö Henna Lindberg, Encore Palvelut, puh. 040 845 6784, henna.lindberg@paperinkerays.fi
asiakaspalvelu@encorepalvelut.fi
www.encorepalvelut.fi
Avainsanat: