EUROOPPALAISET YHTIÖT KÄYTTÄVÄT 1 300 MILJARDIA EUROA EPÄSUORIIN KULUIHIN, MUTTA JÄTTÄVÄT SAMALLA HYÖDYNTÄMÄTTÄ HUOMATTAVIA SÄÄSTÖMAHDOLLISUUKSIA

Eurooppalaiset yritykset voisivat säästää miljoonia euroja vuodessa tehostamalla epäsuorien kulujen hallintaa. Tähän tulokseen on tullut American Express Commercial Cardin uusi mittava tutkimus, jonka yhtiö teetti AT Kearneylla. Laajuudeltaan alansa suurimpiin lukeutuvaan The American Express European Indirect Spend Management -tutkimukseen osallistui 160 suurta ja keskikokoista yhtiötä 10 maasta. Tutkimuksesta käy ilmi hyvin erilaisia toimintatapoja ja prosesseja kulujen hallitsemiseksi sekä mittavia säästömahdollisuuksia eurooppalaisille yrityksille.

Tutkimuksen mukaan yritykset ovat nyt tietoisempia kustannuksistaan kuin koskaan aiemmin. Tutkimukseen osallistuneista yhtiöistä 84 % oli sitä mieltä, että laskusuhdanteen takia organisaatio on keskittynyt entistä tarkemmin kulujen hallintaan. Tämä yhdistettynä entistä monimutkaisempiin ja laajempiin talous- ja ostotoimintoihin on johtanut siihen, että yrityksissä kuluhallinta on ulottunut perinteisten matka- ja edustuskulujen ulkopuolelle kattamaan entistä laajempaa epäsuorien kulujen kirjoa. Pelkästään Euroopassa markkinan arvon arvioidaan olevan 1 300 miljardia euroa. Tutkimuksen mukaan tästä kokonaissummasta 433 miljardia euroa muodostuu hankinnoista, joissa ei ole käytetty sopimustoimittajia eikä sovittuja toimitusehtoja. Tällöin yritykset ovat jättäneet hyödyntämättä huomattavia säästömahdollisuuksia. Nyt yrityksillä onkin erinomainen mahdollisuus tehostaa kuluhallintaansa ja minimoida turhia kustannuksia.

Tutkimuksen mukaan yhtiöt suhtautuvat vakavasti tarpeeseen määrittää sopimustoimittajia ja neuvotella näiden kanssa hinnoista. Tutkimukseen osallistuneista yhtiöistä 95 %:lla onkin sopimustoimittajien lista vähintään yhdessä epäsuorien kulujen luokassa ja 98 % on neuvotellut sopimushinnat vähintään yhdessä luokassa. Yrityksistä 62 % tarjosi työntekijöilleen hyvän mahdollisuuden käyttää näitä toimittajia, mutta yli puolet (55 %) oli sitä mieltä, että heillä ei ole mitään keinoja eritellä hankintoja, jotka on tehty muilta kuin sopimustoimittajilta. Kaiken kaikkiaan sopimustoimittajia käytetään eniten säännöllisesti toistuvissa hankinnoissa, kuten it- ja telepalveluissa, joissa sopimustoimittajien käyttöprosentti on korkein (92 %). Näissä hankinnoissa yrityksen politiikkaa seurataan 71-prosenttisesti. Sopimustoimittajien käyttö ei ole niin yleistä tilauspohjaisesti tuotettavissa hankinnoissa: teollisuuden laitteet ja koneet -sektorilla 61 % vastaajista kertoi käytössään olevan sopimustoimittajien lista. Ainoastaan 62 % kyseisistä hankinnoista uskotaan toteutuvan yhtiön hankintapolitiikan mukaisesti.

Toiminnanohjausjärjestelmiin on investoitu viime vuosina yhä enemmän, ja tutkimuksen mukaan tämä toiminta alkaa nyt tuottaa tulosta: tutkimukseen vastanneet sanoivat käsittelyaikojen lyhentyneen puolella. Tutkimus osoittaa kuitenkin, että ostosta maksuun -automaatio (Procure-to-Pay) ei ole vielä yleistynyt, sillä vain 42 % organisaatioista kirjaa kaikki tapahtumat ostojärjestelmiin. Tutkimuksen perusteella organisaatioilla on myös mahdollisuus hyödyntää järjestelmiä nykyistä tehokkaammin. Yli puolet talouspäälliköistä (57 %) ilmoittaa, että erilaiset organisaatiossa käytetyt järjestelmät eivät toimi keskenään hyvin ja tämä johtaa epätarkkoihin raportteihin tai niiden puuttumiseen. Vastaajista 58 % ei pääse helposti tarkastelemaan ostotietoja ja joutuu siksi käyttämään oletuksia hintaneuvottelujen pohjana.

American Express European Indirect Spend Management -tutkimus aloitettiin marraskuussa 2010 ja saatiin päätökseen tammikuussa 2011. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, missä määrin organisaatiot mukauttavat sisäisiä kulujen hallintaprosesseja suhteessa viime vuosina lisääntyneeseen ostotoimintaan. Samalla tutkittiin, kuinka yritysten keskittyminen ostotoiminnasta saataviin säästöihin on muuttunut tehokkaaksi ja laajalti käyttöönotetuksi käytännöksi.

American Expressin Corporate Payment Solutionsin myyntijohtaja Jerker Elming kommentoi tuloksia: “Tutkimus on osoittanut, että vaikka kaikilla tutkimukseen osallistuneilla yrityksillä on vahva kulunseurantakulttuuri, niillä on vielä runsaasti mahdollisuuksia parantaa ostokäytäntöjä ja tehdä niistä nykyistä kokonaisvaltaisempia. Tutkimuksen perusteella uskomme hankintaohjeistuksia noudattavien yritysten pystyvän saavuttamaan 5 %:n säästöt epäsuorissa kuluissa[1]. Jo pelkästään tutkimukseen osallistuneille 162 yritykselle tämä merkitsee 900 miljoonan euron säästömahdollisuuksia.”

“Luku osoittaa, että eurooppalaisessa liiketoiminnassa on vielä valtavia säästömahdollisuuksia. Niiden tärkeys korostuu nyt, kun yritykset koko mantereella ovat jo ryhtyneet voiton maksimoimiseksi toimenpiteisiin saavuttaakseen nämä säästöt. Keskittymällä kulujen hallintaan, näkyvyyden maksimointiin ja tehokkuuden nostamiseen yritykset voivat saavuttaa jopa suurempia säästöjä.”

Tutkimuksesta käy selvästi ilmi, että eurooppalaiset johtajat eivät luota saamiensa kulutietojen täsmällisyyteen. Yksi kolmesta uskoo saamansa tiedon olevan epäluotettavaa. Vastaajien mukaan huono kulujen läpinäkyvyys ja epätarkkuus johtuu 64 %:ssa tapauksista huonosti integroiduista tai täysin erillisistä järjestelmistä. Jotkut organisaatiot joutuvat jopa kääntymään toimittajien puoleen saadakseen tietoa omista kuluistaan. Ei siis ole yllättävää, että kahdella viidesosalla (40 %) vastaajista ei ole oman näkemyksensä mukaan selvää käsitystä, mistä tuoteriveistä kulut koostuvat.

”Nyt yrityksillä on erinomainen hetki tutkia taloutensa valvontamekanismeja ja ottaa sekä yrityksen kulut että hallintaprosessit haltuun – tarkistus ja auditointi voivat säästää lisää pitkällä aikavälillä ja vahvistaa organisaatiota,” Elming kiteyttää.

American Express suosittelee kolmea toimenpidettä, jotka auttavat kaikenkokoisia yrityksiä parantamaan epäsuorien kulujen hallintaa:

1. Ota käyttöön keinoja, joilla valvot sopimustoimittajien ja neuvoteltujen hintojen käyttöä ostoissa.
2. Varmista kulujen läpinäkyvyys rivitasolla ja luo palauteprosessi, joka nostaa esiin yrityspolitiikan vastaiset ostot, käynnistää korjaustoimenpiteet ja välittää tietoa strategiselle hankintatoimelle.
3. Tehosta toimintaa parantamalla ja yksinkertaistamalla prosesseja alusta loppuun.

Tutkimuksesta

Tutkimukseen osallistui 162 yritystä, joiden yhteenlaskettu liikevaihto oli 247 miljardia euroa. AT Kearney teki tutkimuksen Isossa-Britanniassa, Ranskassa, Saksassa, Italiassa, Hollannissa, Espanjassa ja Pohjoismaissa joulukuun 2010 ja tammikuun 2011 välisenä aikana. 

Tulokset alueittain:

France

Estimated indirect spend:      €175bn

Estimated not compliant:       €42bn

The French make more use of preferred supplier lists than the European average (77% vs 73%) and are also more compliant, with 76% sticking to their lists compared to the European average of 66%. 

Germany

Estimated indirect spend:      €227bn

Estimated not compliant:       €84bn

78% of German companies use preferred supplier lists – a figure only beaten in Europe by Spain (at 80%). German firms are the most confident that their spend information was accurate however, with an overwhelming 81% of respondents believing in that their spend information was correct, as opposed to only 67% of their European peers sharing their confidence

Nordic

Estimated indirect spend:      €96bn

Estimated not compliant:       €34.56bn

The Netherlands

Estimated indirect spend:      €52bn

Estimated not compliant:       €20.8bn

The Nordic countries and The Netherlands fared badly in all areas, with their businesses lacking controls or confidence in indirect spend controls.  Only half of companies in both territories (52% and 51% respectively) had confidence in the accuracy of their spend information.

Spain

Estimated indirect spend:      €94bn

Estimated not compliant:       €42.3bn

More companies in Spain use preferred supplier lists, compared to their peers across Europe (80% vs 73%) and 72% of Spanish companies are confident in the accuracy of their spend information – higher than the 67% European average

UK

Estimated indirect spend:      €155bn

Estimated not compliant:       €44.59bn

Visibility of spend is high in the UK – at 67% it is well above the European average of 58%.  71% of companies use preferred supplier lists and 65% of respondents agreed that accuracy of their spend information was good, but only half (56%) use contracted rates for indirect spend.

[1] Tutkimukseen osallistuneiden organisaatioiden epäsuorat kokonaiskulut olivat 45 miljardia euroa (keskikokoisten organisaatioiden 6 miljardia euroa). Tutkimus osoittaa, että 40 %:ssa epäsuorista kuluista kulujen läpinäkyvyys rivitasolla oli huono. 5 %:n säästöarviota sovelletaan epäsuoriin kuluihin, joita ei ole määritelty rivitasolla.

Lisätietoja:

American Express Nordic    
Jerker Elming, myyntijohtaja, American Express Payment Solutions
Puh. +46-8-429 51 26, Email: jerker.a.elming@aexp.com

Päivi Vuolle, viestintätoimisto Cocomms                                                 Puh.  09 6689 6922

American Express Global Commercial Card

American Expressin Global Commercial Card toimittaa Corporate Card-, Corporate Purchasing Solutions- ja muita ratkaisuja kulujen hallintaan keskikokoisille ja suurille yrityksille kaikkialla maailmassa. American Express myöntää paikallisessa valuutassa yrityskortteja 40 maassa sekä lisäksi kansainvälisiä dollari-yrityskortteja 100 maassa. Lisätietoja www.americanexpress.com/corporate.