Suomalaisyritykset tuhlaavat työaikaa 23 miljoonan euron arvosta
American Express on julkistanut AT Kearneyn toteuttaman riippumattoman tutkimuksen, jossa kartoitettiin yritysten liikematkojen ja edustamisen hallinnointiin liittyviä kustannuksia. Tulos paljastaa tehottomuutta, josta aiheutuu yrityksille suuria kuluja. Pelkästään matkalaskujen käsittely maksaa suomalaisyrityksille miljoonia euroja vuodessa.
Suomalaisyritykset käyttävät matkustukseen ja edustukseen miljardi euroa joka vuosi. American Expressin selvityksen mukaan tästä 4,6 prosenttia eli kokonaisuudessaan 46 miljoonaa euroa kuluu epäsuoriin hallinnointikustannuksiin. Summasta ainakin puolet – noin 23 miljoonaa euroa – voitaisiin säästää tehostamalla rutiinien organisointia.
”4,6 prosenttia on keskimääräinen luku. Selvityksemme mukaan hallinnointikulut ovat parhaassa tapauksessa yhden prosentin luokkaa ja nousevat pahimmissa tapauksissa jopa 34 prosenttiin kokonaismatkakuluista. Monet yritykset voisivat siis parantaa rutiineitaan”, Lars Wernblom, American Express Commercial Cardin strategisen liiketoiminnan kehittämisestä vastaava johtaja sanoo.
Laskusuhdanne vaatii kustannustehokkaita ratkaisuja
Nykyisessä taloudellisessa tilanteessa yritysten kannattaisi tehostaa matkustamiseen liittyvää hallinnointia. Tutkimus osoittaa, että suurin osa hallinnointiin kuluvasta ajasta käytetään matkalaskuihin. Niiden kohdalla ovat potentiaaliset säästöt suuria.
”Yrityksillä, joilla on parhaat tehokkuusluvut, on monia yhteisiä piirteitä. Ne ovat muun muassa integroineet maksukorttitietonsa matkalaskutusjärjestelmäänsä. Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että suomalaiset yritykset ovat kehittäneet työprosessejaan hyvin. Toki niissä riittää silti parantamista”, Lars Wernblom kertoo.
Suomalainen Wärtsilä on esitelty tutkimuksessa yhtenä esimerkkinä yhtiöstä, jossa sovelletaan nykyään alan parhaita käytäntöjä. Yrityksen epäsuorat matkoihin ja edustamiseen käytetyt kulut jäävät 40 prosenttia pienemmiksi kuin Euroopassa keskimäärin.
Wärtsilän mukaan he käyttävät ennen aivan liian paljon aikaa matkojen hallintaan. Aiemmin yritys käytti monia rinnakkaisia järjestelmiä useissa eri maissa, mikä ei ollut yksinkertaista eikä tehokasta. Nyt työtä on automatisoitu muun muassa hankkimalla SSC-järjestelmä (shared service centres), mikä on johtanut todella myönteiseen kehitykseen.
Menestysresepti
Selvitys osoittaa kuusi yhteistä nimittäjää yrityksille, joilla on alhaiset epäsuorat matka- ja edustuskustannukset:
• Yhteistyö alihankkijoiden kuten korttitoimittajien ja matkatoimistojen kanssa prosessien optimoinniksi
• Investoinnit automaattisiin, helppokäyttöisiin järjestelmiin ja niiden käytön varmistaminen
• Taustatoimintojen keskittäminen palveluyksiköihin ja/tai palvelujen ulkoistaminen erikoistuneille alihankkijoille
• Keskittyminen helppokäyttöisyyteen ja kustannussäästöihin
• Tilastojen käyttäminen prosessien jatkuvaan kehittämiseen, kustannushallinnan optimointiin sekä suorien kulujen ja alihankkijoiden hallintaan
Tietoja tutkimuksesta:
66 kansainvälistä tai suurta kotimarkkinoilla toimivaa eurooppalaista yritystä täyttivät yksityiskohtaisen online-tutkimuksen matka- ja edustuskulujen käsittelystä
Tutkimus jakautuu neljään osaan:
- Matkojen suunnittelu (suunnittelu ja varaaminen)
- Matkaennakkojen maksaminen
- Keskitetty laskutus, matkatilit ja matkalaskujen käsittely
- Matkustussäännöt ja vaihtoehtoiset hallintamallit (erityiset palveluyksiköt, ulkoistaminen jne.)
Vaikka selvityksessä keskitytään suuriin ja kansainvälisiin yrityksiin se antaa viitteitä siitä, että tulokset edustavat käytäntöjä kaikenkokoisissa yrityksissä.