Kutsu Fondia Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Fondia Oyj Yhtiötiedote 25.2.2021 klo 16.20

Fondia Oyj:n (”Fondia” tai ”yhtiö”) varsinainen yhtiökokous järjestetään torstaina 18.3.2021 kello 11.00. Kokous pidetään poikkeusjärjestelyin ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa Fondian toimitiloissa, osoitteessa Aleksanterinkatu 11, Helsinki.

Varsinainen yhtiökokous pidetään 3.10.2020 voimaan tulleen niin kutsutun väliaikaisen lain 677/2020 nojalla. Fondian hallitus on päättänyt väliaikaisen lain mahdollistamista toimista, jotta kokous voidaan järjestää ennakoitavalla tavalla ja yhtiön osakkeenomistajien, henkilöstön ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus huomioiden.

Fondian osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon tämän kutsun ja yhtiön muun ohjeistuksen mukaisesti. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta ”C. Ohjeita kokoukseen osallistujille”.

Yhtiökokoukseen ei voi osallistua henkilökohtaisesti kokouspaikalla, eikä kokouspaikalle järjestetä videoyhteyttä yhtiökokouksen aikana.

Fondia järjestää osakkeenomistajilleen yhtiökokouksen jälkeen 18.3.2021 klo 12-12.45 virtuaalisen tilaisuuden, jossa esitellään yhtiökokouksen päätöksiä ja jossa osakkeenomistajilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä yhtiön johdolle. Kysymykset eivät ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä, vaan tällaiset varsinaiselle yhtiökokoukselle osoitettavat kysymykset on tehtävä ennakkoon jäljempänä kuvattavan mukaisesti. Lisätietoja tilaisuuteen osallistumisesta esitetään Fondian internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Tilaisuus ei ole osa varsinaista yhtiökokousta, ja se pidetään vain suomeksi.

1. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajana toimii edellisvuoden tapaan asianajaja Antti Hannula. Mikäli Antti Hannulalla ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii hallituksen nimeämänä Fondian Marketing Manager Mari Aulion. Mikäli Mari Auliolla ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen   esittäminen

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön 25.2.2021 julkaisema vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen, ja joka on saatavilla yhtiön internetsivulla, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2020 yhtiön voitonjakokelpoisista varoista maksetaan osinkoa 0,28 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun  täsmäytyspäivänä 22.3.2021 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Osinko maksetaan 29.3.2021 alkaen.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1. – 31.12.2020

10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

     Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön 25.2.2021 yhtiötiedotteella julkistama palkitsemisaportti, joka on saatavilla yhtiön internetsivuilla, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle Fondian toimielinten palkitsemisraportin 2020 hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava.

Palkitsemisraportti on nähtävillä yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/raportit-ja-esitykset.

11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, ehdottavat yhtiökokoukselle, että valittaville hallituksen jäsenille maksetaan varsinaisen yhtiökokouksen 18.3.2021 päättyessä alkavalta ja valintaa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä päättyvältä toimikaudelta seuraavat palkkiot:

hallituksen puheenjohtajalle 3 000 euroa kuukaudessa,

hallituksen varapuheenjohtajalle 2 500 euroa kuukaudessa ja

hallituksen muille jäsenille kullekin 2 000 euroa kuukaudessa.

Lisäksi kyseiset osakkeenomistajat ehdottavat, että hallituksen jäsenten matkakulut korvataan Verohallinnon vahvistaman kulloisenkin matkakorvausperusteen enimmäismäärän mukaisina.

12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, ehdottavat yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kuusi (6).

13. Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, ehdottavat  yhtiökokoukselle, että toimikaudeksi, joka alkaa varsinaisen yhtiökokouksen 18.3.2021 päättyessä ja päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, valitaan hallituksen jäseniksi uudelleen seuraavat henkilöt:

Johan Hammarén

Tuomo Lähdesmäki

Juha Sarsama; ja

Lara Saulo

sekä uusina jäseninä:

Katariina Lindholm

Timo Lappi

Edellä mainitut jäsenehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan. Hallituksen jäsenenä vuodesta 2013 alkaen toiminut Joséphine Mickwitz on ilmoittanut, ettei ole enää käytettävissä seuraavalle nimityskaudelle.

Katariina Lindholm, PsL, on syntynyt vuonna 1979. Hän on Suomen kansalainen ja toiminut viimeisimpänä Med Group Oy:n palveluksessa Ihmiset ja yhteisö -yksikön johtajana, sekä vuosina 2017-2019 Med Group Oy:n HR-johtajana. Tarkempi esittely löytyy yhtiön internetsivulta https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Timo Lappi, OTK ja KTK, on syntynyt vuonna 1972. Hän on Suomen kansalainen ja toiminut viimeisimpänä Heltti Oy:n toimitusjohtajana sekä Fondia Oyj:n eri johtotehtävissä.

Ehdottavien osakkeenomistajien arvion mukaan kaikki ehdokkaat ovat riippumattomia yhtiöstä, ja Katariina Lindholm, Tuomo Lähdesmäki, Juha Sarsama ja Lara Saulo ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Ehdotetut uudet hallituksen jäsenet on esitelty yhtiön internetsivulla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Ehdotettujen henkilötiedot ja osakeomistukset yhtiössä ovat nähtävissä Fondian internetsivuilla

https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/hallituksenjasenet.

14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan kohtuullisen laskun mukaan.

15. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Revico Grant Thornton Oy. Tilintarkastusyhteisö Revico Grant Thornton Oy on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana jatkaa KHT Peter Åhman.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä on yhteensä enintään 300 000 osaketta, mikä vastaa noin 7,6 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Yhtiö ei kuitenkaan voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa ja/tai pitää panttina millään hetkellä enempää kuin 10 % kaikista yhtiön osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä monenkeskisessä kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Osakkeita voidaan hankkia myös julkisen kaupankäynnin ulkopuolella hintaan, joka enimmillään vastaa hankintahetken markkinahintaa julkisessa kaupankäynnissä.

Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy osakeyhtiölain 15 luvun 6 §:n mukaisesti.

Omia osakkeita voidaan hankkia yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, luovutettavaksi mahdollisten yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen rahoittamiseksi tai toteuttamiseksi, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä tai muutoin edelleen luovutettavaksi, pidettäväksi tai mitätöitäväksi.

Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 27.4.2020 antaman valtuutuksen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2022 asti.

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio­oikeuksien ja

 muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 700 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 17,7 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.

Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiön hallussa olevia osakkeita voidaan luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa ja luovuttamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, mahdollisten yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen toteuttamiseksi taikka yhtiön sitouttamis- ja kannustinjärjestelmien toteuttamiseksi. Hallitus voi päättää myös maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen.

Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 27.4.2020 antaman valtuutuksen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2022 asti.

18. Kokouksen päättäminen

2. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Fondian internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen päätösehdotukset sekä palkitsemisraportin ovat saatavilla Fondian internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Fondian tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus sekä selvitys hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 25.2.2021. Asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä mainituilla internetsivuilla viimeistään torstaina 1.4.2021.

3. Ohjeita kokoukseen osallistujille

COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi varsinainen yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi osallistua yhtiökokoukseen kokouspaikalla eikä voi myöskään osallistua reaaliaiakaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä. Osakkeenomistaja ja tämän asiamies voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää oikeuksiaan vain ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua Fondian yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.3.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon tai asiamiehen välityksellä jäljempänä kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

2. Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 1.3.2021 klo 12.00, kun jäljempänä kohdassa 5. esitetty määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun Fondia on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Fondian internetsivuilla. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 11.3.2021 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen tulee olla tehtynä ja ennakkoäänten on oltava perillä.

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 1.3.2021 klo 12.00 - 11.3.2021 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

1. Fondian internetsivujen kautta osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Henkilöomistajat kirjautuvat palveluun vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Yhteisöomistajat tarvitsevat kirjautumiseen osakkeenomistajan arvo-osuustilin numeron yhteistö-/yksilöintitunnusten lisäksi. Arvo-osuustilin numero löytyy muun muassa arvo-osuustilin tiliotteesta.

Vahva sähköinen tunnistautuminen ilmoittautumista ja ennakkoäänestämistä varten edellyttää suomalaisten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttämistä ja osakkeenomistajan tulee ilmoittaa henkilötunnus tai yritystunnus, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero.

Osakkeenomistaja on yhteydessä elektroniseen yhtiökokouspalveluun suojatun internetyhteyden kautta. Käytössä oleva tietoliikenneyhteys on salattu SSL-tekniikalla, joka on yleisesti käytössä mm. verkkopankeissa.

2. kirjeitse tai sähköpostitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivulla 1.3.2021 alkaen saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Fondia Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki , tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu. Äänestyslomake on saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään 1.3.2021 alkaen.

Ennakkoäänestyksen ohjeet ovat saatavilla Fondian internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien Fondialle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen, yhtiökokouksen jälkeisen virtuaalisen tilaisuuden ja niihin liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistaja voi ottaa kantaa haluamiinsa asiakohtiin ja muuttaa ennakkoon antamiaan ääniä ennakkoäänestysaikana sekä selata antamiaan ennakkoääniä myös yhtiökokouksen jälkeen. Osakkeenomistaja voi myös tulostaa itselleen vahvistuksen ennakkoon antamistaan äänistä.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Myös asiamiehen on äänestettävä ennakkoon postitse tai sähköpostitse tässä kutsussa kuvatulla tavalla (asiamies ei voi äänestää sähköisen ennakkoäänestysjärjestelmän kautta). Asiamiehen tulee toimittaa saamansa valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Fondia Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki , tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu , ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen tai vastaavien tietojen on oltava perillä. Valtakirjan toimittaminen Euroclear Finland Oy:lle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021 viimeistään 1.3.2021 klo 12.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun yhtiö on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Fondian internetsivuilla. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse ir@fondia.com tai kirjeitse Fondia Oyj, Investor Relations, PL 4, 00101 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä 11.3.2021 klo 16.00,  mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Äänestysohjeet sisältävän, yhtiön tarjoamalle asiamiehelle annetun valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan sekä ilmoittautumiseksi että äänestämiseksi ennakkoon edellyttäen, että valtakirjasta ilmenevät tässä kutsussa mainitut ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen vaadittavat tiedot.

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee noudattaa valtakirjojen osalta omaisuudenhoitajan erikseen antamia ohjeita kuten alla kohdassa 4. on esitetty. Jos osakkeenomistaja haluaa valtuuttaa asiamiehekseen muun tahon kuin omaisuudenhoitajansa, tulee asiamiehen esittää yhtiölle päivätty valtakirja, jolla hän osoittaa olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.3.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 15.3.2021 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistus yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet rekisteröitymisestä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan 15.3.2021 klo 10.00 mennessä ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön on myös huolehdittava ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajia koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

Lisätietoa on  saatavilla myös Fondian internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021.

5. Vastaehdotusten tekeminen päätösehdotuksiin sekä kysymysten lähettäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla, joilla on Väliaikaislain tarkoittamalla tavalla vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava Fondialle sähköpostilla osoitteeseen ir@fondia.com viimeistään 28.2.2021 kello 10.00. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Fondia julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Fondian internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021 viimeistään 1.3.2021 klo 12.00.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 4.3.2021 asti sähköpostitse osoitteeseen ir@fondia.com. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, Fondian johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä Fondian internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2021 viimeistään 9.3.2021.

Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

6. Muut ohjeet ja tiedot

Fondia Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä 25.2.2021 yhteensä 3 946 771 osaketta ja ääntä.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Helsingissä 25.2.2021

Fondia Oyj

Hallitus

Lisätietoja:

Hallituksen puheenjohtaja Juha Sarsama

040 774 2099

Hyväksytty neuvonantaja Alexander Corporate Finance Oy

puh. 050 520 4098

Fondia lyhyesti

Fondia on liikejuridiikan täyden palvelun talo, joka tarjoaa uudenlaisia palvelumalleja ja hyödyntää digitaalisia teknologioita. Fondia toimii Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa ja vuonna 2020 konsernin liikevaihto oli 19,6 miljoonaa euroa. Fondian palveluksessa on noin 150 työntekijää.

JAKELU:

NASDAQ Helsinki
Keskeiset tiedotusvälineet