Kutsu Fondia Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Fondia Oyj

Yhtiötiedote

2.3.2022 klo 8.35

Fondia Oyj:n (”Fondia” tai ”yhtiö”) varsinainen yhtiökokous järjestetään torstaina 24.3.2022 kello 14.00. Kokous pidetään poikkeusjärjestelyin ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa Fondian toimitiloissa, osoitteessa Aleksanterinkatu 11, Helsinki.

Fondian hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä eduskunnan hyväksymän väliaikaisen lain (375/2021) nojalla. Fondian hallitus on päättänyt väliaikaisen lain mahdollistamista toimista, jotta kokous voidaan järjestää ennakoitavalla tavalla ja yhtiön osakkeenomistajien, henkilöstön ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus huomioiden.

Fondian osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon tämän kutsun ja yhtiön muun ohjeistuksen mukaisesti. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta ”C. Ohjeita kokoukseen osallistujille”.

Yhtiökokoukseen ei voi osallistua henkilökohtaisesti kokouspaikalla, eikä kokouspaikalle järjestetä videoyhteyttä yhtiökokouksen aikana.

Fondia järjestää osakkeenomistajilleen yhtiökokouksen jälkeen 24.3.2022 kello 15.00-15.45 virtuaalisen tilaisuuden, jossa esitellään yhtiökokouksen päätöksiä ja jossa osakkeenomistajilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä yhtiön johdolle. Kysymykset eivät ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä, vaan tällaiset varsinaiselle yhtiökokoukselle osoitettavat kysymykset on tehtävä ennakkoon jäljempänä kuvattavan mukaisesti. Lisätietoja tilaisuuteen osallistumisesta esitetään Fondian internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.Tilaisuus ei ole osa varsinaista yhtiökokousta, ja se pidetään vain suomeksi.

A.     Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajana toimii varatuomari Kenneth Stenbäck. Mikäli Kenneth Stenbäck ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii hallituksen nimeämänä Johanna Hölli-Koskipirtti. Mikäli Hölli-Koskipirtti ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen   esittäminen 

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön 2.3.2022 julkaisema vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen, ja joka on saatavilla yhtiön internetsivulla, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen 

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2021 yhtiön voitonjakokelpoisista varoista maksetaan osinkoa 0,28 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 28.3.2022 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Osinko maksetaan 4.4.2022 alkaen. 

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajille tilikaudelta 1.1. – 31.12.2021

10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely  

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön 2.3.2022 yhtiötiedotteella julkistama palkitsemisraportti, joka on saatavilla yhtiön internetsivuilla, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle Fondian toimielinten palkitsemisraportin 2021 hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava.

Palkitsemisraportti on nähtävillä yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen 

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä ehdottavat yhtiökokoukselle, että valittaville hallituksen jäsenille maksetaan varsinaisen yhtiökokouksen 24.3.2022 päättyessä alkavalta ja valintaa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä päättyvältä toimikaudelta seuraavat palkkiot:

hallituksen puheenjohtajalle 3 000 euroa kuukaudessa,

hallituksen varapuheenjohtajalle 2 500 euroa kuukaudessa ja

hallituksen muille jäsenille kullekin 2 000 euroa kuukaudessa.

Lisäksi kyseiset osakkeenomistajat   ehdottavat, että hallituksen jäsenten matkakulut korvataan Verohallinnon vahvistaman kulloisenkin matkakorvausperusteen enimmäismäärän mukaisina.

12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, ehdottavat yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kuusi (6).

13. Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä ehdottavat yhtiökokoukselle, että toimikaudeksi, joka alkaa varsinaisen yhtiökokouksen 24.3.2022 päättyessä ja päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, valitaan hallituksen jäseniksi uudelleen seuraavat henkilöt:

Johan Hammarén

Timo Lappi

Katariina Lindholm

Tuomo Lähdesmäki

Juha Sarsama

sekä uutena jäsenenä:

Krista Siljander

Edellä mainitut jäsenehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan. Hallituksen jäsenenä vuodesta 2018 alkaen toiminut Lara Saulo on ilmoittanut, ettei ole enää käytettävissä seuraavalle nimityskaudelle.

Ehdotettavien osakkeenomistajien arvion mukaan kaikki ovat riippumattomia yhtiöstä, ja Katariina Lindholm, Tuomo Lähdesmäki, Juha Sarsama ja Krista Siljander ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Edellä mainitut osakkeenomistajat ehdottavat, että yhtiökokouksessa otetaan kantaa hallituksen jäsenten valintaa koskevaan ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena. Ehdottava taho on arvioinut ehdotettavaa kokoonpanoa hallituksen monimuotoisuuspolitiikan ja hallinnointikoodin vaatimusten näkökulmasta sekä kokonaisuutena että yksittäisten jäsenehdokkaiden osalta. Ehdottava taho katsoo, että hallituksen yksittäisten jäsenehdokkaiden toisiaan täydentävän erinomaisen osaamisen ja kokemuksen lisäksi myös ehdotettava hallitus kokonaisuutena täyttää sekä hallinnointikoodin että hallituksen monimuotoisuuspolitiikan vaatimukset.

Ehdotetut uudet hallituksen jäsenet on esitelty yhtiön internetsivuilla osoitteessa  https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan hallituksen hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.

15. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Revico Grant Thornton Oy. Tilintarkastusyhteisö Revico Grant Thornton Oy on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana jatkaa KHT Peter Åhman.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta 

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä on yhteensä enintään 300 000 osaketta, mikä vastaa noin 7,6 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Yhtiö ei kuitenkaan voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa ja/tai pitää panttina millään hetkellä enempää kuin 10 % kaikista yhtiön osakkeista.  Omia   osakkeita voidaan   valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä monenkeskisessä kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Osakkeita voidaan hankkia myös julkisen kaupankäynnin ulkopuolella hintaan, joka enimmillään vastaa hankintahetken markkinahintaa julkisessa kaupankäynnissä.

Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy osakeyhtiölain 15 luvun 6 §:n mukaisesti.

Omia osakkeita voidaan hankkia yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, luovutettavaksi mahdollisten yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen rahoittamiseksi tai toteuttamiseksi, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä tai muutoin edelleen luovutettavaksi, pidettäväksi tai mitätöitäväksi.

Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 18.3.2021 antaman valtuutuksen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2023 asti.

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 390 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 9,9 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.

Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiön hallussa olevia osakkeita voidaan luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa ja luovuttamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, mahdollisten yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen toteuttamiseksi taikka yhtiön sitouttamis- ja kannustinjärjestelmien toteuttamiseksi. Hallitus voi päättää myös maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen.

Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 18.3.2021 antaman valtuutuksen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2023 asti.

18. Kokouksen päättäminen

B.     Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen päätösehdotukset sekä palkitsemisraportti ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

Fondian vuosikertomus, joka sisältää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen sekä selvityksen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä ja palkitsemisraportin ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 2.3.2022.  Asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä mainituilla internetsivuilla viimeistään torstaina 7.4.2022.

C.     Ohjeita kokoukseen osallistujille

COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi varsinainen yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi osallistua yhtiökokoukseen kokouspaikalla eikä voi myöskään osallistua reaaliaikaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä. Osakkeenomistaja ja tämän asiamies voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää oikeuksiaan vain ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1.      Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua Fondian yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 14.3.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon tai asiamiehen välityksellä jäljempänä kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

2. Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistaja ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 8.3.2022 klo 12.00 kun jäljempänä kohdassa 5. esitetty määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun Fondia on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Fondian internetsivuilla. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 17.3.2022 klo 16.00 mihin mennessä ilmoittautumisen tulee olla tehtynä ja ennakkoäänten on oltava perillä.

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 8.3.2022 klo 12.00 - 17.3.2022 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

a)     yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

Henkilöomistajat kirjautuvat palveluun vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vahva sähköinen tunnistautuminen ilmoittautumista ja ennakkoäänestämistä varten edellyttää suomalaisten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttämistä ja osakkeenomistajan tulee ilmoittaa henkilötunnus tai yritystunnus, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero.

Osakkeenomistaja on yhteydessä elektroniseen yhtiökokouspalveluun suojatun internetyhteyden kautta. Käytössä oleva tietoliikenneyhteys on salattu SSL-tekniikalla, joka on yleisesti käytössä mm. verkkopankeissa.

Yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistamista. Tällöin yhteisöomistajat tarvitsevat kirjautumiseen osakkeenomistajan arvo-osuustilin numeron yhteisö-/yksilöintitunnusten lisäksi. Arvo-osuustilin numero löytyy muun muassa arvo-osuustilin tiliotteesta. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

 b)      kirjeitse tai sähköpostitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivulla 8.3.2022 alkaen saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Fondia Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki, tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu. Äänestyslomake on saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään 8.3.2022 alkaen.

Ennakkoäänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien Fondialle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen, yhtiökokouksen jälkeisen virtuaalisen tilaisuuden ja niihin liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistaja voi ottaa kantaa haluamiinsa asiakohtiin ja muuttaa ennakkoon antamiaan ääniä ennakkoäänestysaikana sekä selata antamiaan ennakkoääniä myös yhtiökokouksen jälkeen. Osakkeenomistaja voi myös tulostaa itselleen vahvistuksen ennakkoon antamistaan äänistä.

3.      Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Myös asiamiehen on äänestettävä ennakkoon postitse tai sähköpostitse tässä kutsussa kuvatulla tavalla (asiamies ei voi äänestää sähköisen ennakkoäänestysjärjestelmän kautta). Asiamiehen tulee toimittaa saamansa valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Fondia Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki, tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu, ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen tai vastaavien tietojen on oltava perillä. Valtakirjan toimittaminen Euroclear Finland Oy:lle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022 viimeistään 8.3.2022 klo 12.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt ja kun yhtiö on julkaissut mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Fondian internetsivuilla. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse ir@fondia.com tai kirjeitse Fondia Oyj, Investor Relations, PL 4, 00101 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä 17.3.2022 klo 16.00, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Muun asiamiehen valtuuttamista koskevat valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen ir@fondia.com tai alkuperäisinä postitse osoitteeseen Fondia Oyj, Investor Relations, PL 4, 00101 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Äänestysohjeet sisältävän, yhtiön tarjoamalle asiamiehelle annetun valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan sekä ilmoittautumiseksi että äänestämiseksi ennakkoon edellyttäen, että valtakirjasta ilmenevät tässä kutsussa mainitut ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen vaadittavat tiedot.

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee noudattaa valtakirjojen osalta omaisuudenhoitajan erikseen antamia ohjeita kuten alla kohdassa 4. on esitetty. Jos osakkeenomistaja haluaa valtuuttaa asiamiehekseen muun tahon kuin omaisuudenhoitajansa, tulee asiamiehen esittää yhtiölle päivätty valtakirja, jolla hän osoittaa olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

Yhteisöomistaja voi käyttää myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua perinteisen valtakirjan sijaan. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa http://www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja osoitteessa suomi.fi/valtuudet sekä yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 14.3.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 21.3.2022 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistus yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärän.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet rekisteröitymisestä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajamerkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan 21.3.2022 klo 10.00 mennessä ja huolehtimaan ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön on myös huolehdittava ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajia koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

Lisätietoa on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022.

5. Vastaehdotusten tekeminen päätösehdotuksiin sekä kysymysten lähettäminen ennakkoon

Osakkeenomistajilla, joilla on Väliaikaislain tarkoittamalla tavalla vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava Fondialle sähköpostilla osoitteeseen ir@fondia.com viimeistään 7.3.2022 kello 10.00. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Fondia julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022 viimeistään 8.3.2022 klo 12.00.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 10.3.2022 asti sähköpostitse osoitteeseen ir@fondia.com. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, Fondian johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2022 viimeistään 15.3.2022.

Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

6. Muut ohjeet ja tiedot

Fondia Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä 2.3.2022 yhteensä 3 953 134 osaketta ja ääntä. Yhtiön hallussa on tämän kokouskutsun päivänä yhteensä 28 803 omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Helsingissä 2.3.2022

Fondia Oyj

Hallitus

Lisätietoja:

Hallituksen puheenjohtaja Juha Sarsama

puh. 040 774 2099

Hyväksytty neuvonantaja Alexander Corporate Finance Oy

puh. 050 520 4098

Fondia lyhyesti

Fondia ratkaisee yritysten lakitarpeet yhdistämällä sisäisten lakiosastojen ja asianajomaailman palveluiden parhaat puolet. Fondia toimii Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa ja vuonna 2021 konsernin liikevaihto oli 21,1 miljoonaa euroa. Fondian palveluksessa on noin 170 työntekijää.

www.fondia.com 

Jakelu:

Nasdaq Helsinki Oy

Keskeiset tiedotusvälineet