Kutsu Fondia Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Fondia Oyj

Yhtiötiedote

28.2.2023 kello 16.05

Fondia Oyj:n (”Fondia” tai ”yhtiö”) osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 23.3.2023 kello 11.00 Fondian toimitiloissa, osoitteessa Aleksanterinkatu 11, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.
Fondian osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon.  

A.    Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1.    Kokouksen avaaminen

2.    Kokouksen järjestäytyminen

3.    Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4.    Kokouksen laillisuuden toteaminen

5.    Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6.    Tilikauden 1.1. – 31.12.2022 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

-    Toimitusjohtajan katsaus

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

7.    Tilinpäätöksen vahvistaminen

8.    Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2022 yhtiön voitonjakokelpoisista varoista maksetaan osinkoa 0,30 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 27.3.2023 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Osinko maksetaan 3.4.2023 alkaen.

9.     Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1. – 31.12.2022

10.    Neuvoa-antava päätös toimielinten palkitsemisraportin hyväksymisestä

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle Fondian toimielinten palkitsemisraportin 2022 hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava. Toimielinten palkitsemisraportti on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

11.    Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä ehdottavat yhtiökokoukselle, että valittaville hallituksen jäsenille maksetaan varsinaisen yhtiökokouksen 23.3.2023 päättyessä alkavalta ja valintaa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä päättyvältä toimikaudelta seuraavat palkkiot:

hallituksen puheenjohtajalle 3 500 euroa kuukaudessa ja
hallituksen muille jäsenille kullekin 2 000 euroa kuukaudessa.

Lisäksi kyseiset osakkeenomistajat   ehdottavat, että hallituksen jäsenten matkakulut korvataan Verohallinnon vahvistaman kulloisenkin matkakorvausperusteen enimmäismäärän mukaisina.

12.    Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, ehdottavat yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kuusi (6). 

13.    Hallituksen jäsenten valitseminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 33 % kaikista osakkeista ja osakkeiden tuottamasta äänimäärästä ehdottavat yhtiökokoukselle, että toimikaudeksi, joka alkaa varsinaisen yhtiökokouksen 23.3.2023 päättyessä ja päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, valitaan hallituksen jäseniksi uudelleen seuraavat henkilöt:

Johan Hammarén
Timo Lappi
Katariina Lindholm
Juha Sarsama
Krista Siljander

sekä uutena jäsenenä:

Charlotte Darth

Edellä mainitut jäsenehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan. Hallituksen jäsenenä vuodesta 2017 alkaen toiminut Tuomo Lähdesmäki on ilmoittanut, ettei ole enää käytettävissä seuraavalle nimityskaudelle.

Ehdottavien osakkeenomistajien arvion mukaan kaikki jäsenehdokkaat ovat riippumattomia yhtiöstä, ja Charlotte Darth, Katariina Lindholm, Juha Sarsama ja Krista Siljander ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Edellä mainitut osakkeenomistajat ehdottavat, että yhtiökokouksessa otetaan kantaa hallituksen jäsenten valintaa koskevaan ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena. Ehdottava taho on arvioinut ehdotettavaa kokoonpanoa hallituksen monimuotoisuuspolitiikan ja hallinnointikoodin vaatimusten näkökulmasta sekä kokonaisuutena että yksittäisten jäsenehdokkaiden osalta. Ehdottava taho katsoo, että hallituksen yksittäisten jäsenehdokkaiden toisiaan täydentävän erinomaisen osaamisen ja kokemuksen lisäksi myös ehdotettava hallitus kokonaisuutena täyttää sekä hallinnointikoodin että hallituksen monimuotoisuuspolitiikan vaatimukset. 

Hallituksen jäseniksi ehdotetut henkilöt on esitelty yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

14.    Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.

15.    Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Revico Grant Thornton Oy. Tilintarkastusyhteisö Revico Grant Thornton Oy on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana jatkaa KHT Peter Åhman. 

Tilintarkastajan toimikausi päättyy valintaa seuraavan yhtiökokouksen päättyessä.

16.    Hallituksen ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan lisäämällä sinne uusi kohta nro. 9, joka kuuluu kokonaisuudessaan seuraavasti:

”9. Yhtiökokouksen paikka ja järjestäminen etäkokouksena

Yhtiökokous voidaan järjestää hallituksen päätöksen mukaan yhtiön kotipaikassa tai muualla pääkaupunkiseudulla. 

Hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua myös siten, että osakkeenomistaja käyttää päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (hybridikokous).

Hallitus voi myös päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (etäkokous).  Etäkokoukseen osallistuva osakkeenomistaja voi käyttää etäkokouksessa kaikkia oikeuksiaan kokouspaikalla osallistumista vastaavalla tavalla.”

Lisäksi hallitus ehdottaa, että yllä olevan ehdotuksen vuoksi yhtiöjärjestyksen nykyinen kohta 9 (Välityslauseke) siirretään kohdaksi 10. 

Ehdotus uudeksi yhtiöjärjestykseksi on kokonaisuudessaan nähtävänä yhtiön internetsivuilla osoitteessa: https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

17.    Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä on yhteensä enintään 300 000 osaketta, mikä vastaa noin 7,6 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Yhtiö ei kuitenkaan voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa ja/tai pitää panttina millään hetkellä enempää kuin 10 % kaikista yhtiön osakkeista.  Omia   osakkeita voidaan   valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä monenkeskisessä kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Osakkeita voidaan hankkia myös julkisen kaupankäynnin ulkopuolella hintaan, joka enimmillään vastaa hankintahetken markkinahintaa julkisessa kaupankäynnissä.

Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy osakeyhtiölain 15 luvun 6 §:n mukaisesti.

Omia osakkeita voidaan hankkia yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, luovutettavaksi mahdollisten yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen rahoittamiseksi tai toteuttamiseksi, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä tai muutoin edelleen luovutettavaksi, pidettäväksi tai mitätöitäväksi.

Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 24.3.2022 antaman valtuutuksen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2024 asti.

18.    Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 390 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 9,9 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.

Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiön hallussa olevia osakkeita voidaan luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa ja luovuttamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, mahdollisten yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen toteuttamiseksi taikka yhtiön sitouttamis- ja kannustinjärjestelmien toteuttamiseksi. Hallitus voi päättää myös maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen.

Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 24.3.2022 antaman valtuutuksen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2024 asti.

19.    Kokouksen päättäminen

B.    Yhtiökokousasiakirjat

Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.Fondian vuosikertomus, joka sisältää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen sekä selvityksen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä ja palkitsemisraportin ovat saatavilla edellä mainituilla internetsivuilla.  

Asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 6.4.2023.

C.    Ohjeita kokoukseen osallistujille

1.    Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
 

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.3.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle   suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. 

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa keskiviikkona 1.3.2023 kello 9.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen viimeistään keskiviikkona 15.3.2023 kello 16.00 (Suomen aikaa), mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

-    yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

Henkilöomistajan osalta sähköinen ilmoittautuminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista. Kun henkilöomistaja kirjautuu yhtiön verkkosivujen kautta palveluun, hänet ohjataan sähköiseen tunnistamiseen. Tämän jälkeen osakkeenomistaja voi yhdellä istunnolla ilmoittautua yhtiökokoukseen, valtuuttaa toisen ja ennakkoäänestää. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Yritys- ja yhteisöomistajien osalta sähköinen ilmoittautuminen edellyttää, että yritys- ja yhteisöomistaja ilmoittaa arvo-osuustilinsä numeron, yritys-, yhteisö- tai yksilöintitunnuksensa sekä muut vaaditut tiedot. Yritys- ja yhteisöomistajien osalta sähköinen ilmoittautuminen ei edellytä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Mikäli yritys- ja yhteisöomistaja kuitenkin käyttää jäljempänä kohdassa C.3. kuvattua sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

-    sähköpostitse osoitteeseen ir@fondia.com tai postin kautta postiosoitteeseen Fondia Oyj, Investor Relations, PL 4, 00101 Helsinki.

-    puhelimitse numeroon 020 7205 689 maanantaista perjantaihin kello 9.00–10.00 ja 13.00–14.00.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika/henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika/henkilötunnus. Osakkeenomistajien yhtiölle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vai yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. 

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2.    Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
 

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.3.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään maanantaina 20.3.2023 kello 10.00 (Suomen aikaa) mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistus yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärän.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymisestä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. 

Lisätietoa on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

3.    Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon postitse tai sähköpostitse tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on viimeistään 1.3.2023 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1. Alkuperäinen valtakirja on varauduttava esittämään viimeistään yhtiökokouksessa. 

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Asiamiehen tulee toimittaa saamansa valtakirja sähköpostitse osoitteeseen ir@fondia.com tai kirjeitse Fondia Oyj, Investor Relations, PL 4, 00101 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä 15.3.2023 kello 16.00 (Suomen aikaa), mihin mennessä mainittujen asiakirjojen tai vastaavien tietojen on oltava perillä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Yritys- ja yhteisöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa http://www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja osoitteessa suomi.fi/valtuudet sekä yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

Edellä mainituilla internetsivuilla on saatavilla myös tietoa alaikäisen, muun vajaavaltaisen tai ulkomaalaisen osakkeenomistajan, jolla on suomalainen arvo-osuustili, yhtiökokoukseen ilmoittautumisesta ja ennakkoon äänestämisestä.

4.    Äänestäminen ennakkoon
 

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 1.3.2023 kello 9.00 – 15.3.2023 kello 16.00 (Suomen aikaa) välisenä aikana 

a)    yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

Henkilöomistajat kirjautuvat palveluun vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vahva sähköinen tunnistautuminen ilmoittautumista ja ennakkoäänestämistä varten edellyttää suomalaisten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttämistä ja osakkeenomistajan tulee ilmoittaa henkilötunnus tai yritystunnus, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero.

Yritys- ja yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistamista. Tällöin yritys- ja yhteisöomistajat tarvitsevat kirjautumiseen osakkeenomistajan arvo-osuustilin numeron yritys-/yhteisö-/yksilöintitunnusten lisäksi. Arvo-osuustilin numero löytyy muun muassa arvo-osuustilin tiliotteesta. Mikäli yritys- ja yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

b)    postitse tai sähköpostitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivulla 1.3.2023 alkaen saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Fondia Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki, tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu. 

Ennakkoäänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien Fondialle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen, yhtiökokouksen jälkeisen virtuaalisen tilaisuuden ja niihin liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla. Osakkeenomistaja voi ottaa kantaa haluamiinsa asiakohtiin ja muuttaa ennakkoon antamiaan ääniä ennakkoäänestysaikana sekä selata antamiaan ennakkoääniä myös yhtiökokouksen jälkeen. Osakkeenomistaja voi myös tulostaa itselleen vahvistuksen ennakkoon antamistaan äänistä.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana. 

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. 

Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://services.fondia.com/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous-2023-1. Edellä mainituilla internetsivuilla on saatavilla myös tietoa alaikäisen, muun vajaavaltaisen tai ulkomaalaisen osakkeenomistajan, jolla on suomalainen arvo-osuustili, yhtiökokoukseen ilmoittautumisesta ja ennakkoon äänestämisestä.

5.    Muut ohjeet ja tiedot
 

Kokouskielenä on suomi ja kokouksessa ei ole simultaanitulkkausta.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. 

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkö osakkeenomistajan äänimäärään.

Fondia Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä 28.2.2023 yhteensä 3 953 134 osaketta ja ääntä. Yhtiön hallussa on tämän kokouskutsun päivänä yhteensä 82 032 omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa. 

Helsingissä 28.2.2023

Fondia Oyj
Hallitus

Lisätietoja:

Hallituksen puheenjohtaja Juha Sarsama
puh. 040 774 2099

Hyväksytty neuvonantaja Aktia Alexander Corporate Finance Oy
puh. 050 520 4098

Fondia lyhyesti

Fondia ratkaisee yritysten lakitarpeet yhdistämällä sisäisten lakiosastojen ja asianajomaailman palveluiden parhaat puolet. Fondia toimii Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa.  Vuonna 2022 konsernin liikevaihto oli 24,6 miljoonaa euroa. Fondian palveluksessa on noin 180 työntekijää.

Jakelu:
Nasdaq Helsinki Oy
Keskeiset tiedotusvälineet