Baswaren selvitys: Villi ostaminen nakertaa organisaatioiden kannattavuutta - säästöjä haetaan nyt epäsuorien hankintojen kontrollilla
Espoo 8.12.2010 - Suomalaiset organisaatiot hakevat edelleen aktiivisesti erilaisia säästökohteita talouden piristymisestä huolimatta. Erityisesti säästöjä haetaan nyt epäsuorista hankinnoista, joita ovat esimerkiksi kunnossapito, liikematkustus, tieto- ja viestintätekniikka sekä toimistotarvikkeet, ilmenee ohjelmistoyhtiö Baswaren tekemästä hankintatoimen kyselystä¹. Epäsuorien hankintojen kehittämiseen kohdistuu paineita, sillä ongelmia on sopimusten noudattamisen lisäksi myös lasku- ja tilaustietojen täsmäytyksessä.
Lähes kolme neljäsosaa (72 %) kyselyyn vastanneista organisaatioista pyrkii aktiivisesti hakemaan säästökohteita nyt epäsuorista hankinnoista. Taantuman jäljet ovat edelleen nähtävillä, sillä ainoastaan 7 prosenttia kyselyyn vastanneista ei tällä hetkellä leikkaa lainkaan kulujaan. Epäsuoriin hankintoihin kohdistuu paineita jo niiden suuren taloudellisen vaikutuksen perusteella, sillä kolmanneksella vastaajista epäsuorien hankintojen osuus oli yli 40 prosenttia kaikista organisaation hankinnoista.
”Aikaisemmin organisaatioissa on kiinnitetty huomiota etupäässä suoriin hankintoihin ja niihin liittyvien ongelmien ratkaisuun. Vasta hiljattain on herätty myös epäsuorien hankintojen organisointiin”, kertoo hankintatoimen keskittämisen haasteista väitellyt kauppatieteiden tohtori ja Manchester Business Schoolin yliassistentti Katri Karjalainen.
Ostot ohi sopimustoimittajien lisäävät kustannuksia
Lähes puolet (47 %) vastaajista pyrkii keskittämään valtaosan eli vähintään 80 prosenttia hankinnoista sopimustoimittajille. Tavoitteen on saavuttanut vasta neljännes organisaatioista. Kun ostot on saatu keskitettyä sopimustoimittajille, puitesopimuksissa sovittuja ehtoja noudatetaan tilaus- ja laskutusvaiheessa jo kohtuullisen hyvin.
Epäsuoria hankintoja tekevät organisaatioissa hankinnan ammattilaisten lisäksi monet muut henkilöt, mikä lisää sopimusten noudattamatta jättämisestä johtuvia ongelmia, kuten korkeampia hintoja sekä ylimääräisiä prosessikustannuksia.
”Sopimuksien mukainen ostaminen mahdollistuu järjestelmien avulla, mutta lisäksi tarvitaan koulutusta, viestintää ja yhteisiä toimintatapoja”, kertoo Karjalainen.
Sähköiset hankintajärjestelmät tehostavat sopimusten noudattamista sekä kategoriahallintaa
Organisaatiot pyrkivät lisäämään sopimusten mukaista ostamista muun muassa kontrollin tiukentamisella, hankintajärjestelmän käyttöönotolla sekä hankintojen keskittämisellä. Vastaajista enemmistö (64 %) aikoo seuraavan vuoden aikana lisätä automaatiota hankkimalla sähköisiä hankintajärjestelmiä.
”Keskitettyjen puitesopimusten hintojen vertailu markkinahintoihin osoittaa, että määräalennukset ovat merkittäviä ja sopimuksia kannattaa noudattaa. Parhaiten sopimusten mukaista ostamista voidaan toteuttaa tehokkaiden sähköisten hankintajärjestelmien avulla, prosessien automatisoinnilla sekä hankintojen kategorisoinnilla. Näin voidaan hyödyntää automaation mahdollisuudet ja saadaan tehokkuutta koko hankinnasta maksuun -prosessiin ”, kertoo Baswaren johtaja Jukka Virkkunen.
Yli puolessa kyselyyn osallistuneista organisaatioista kategoriahallintaa aiotaan kehittää seuraavan vuoden aikana. Tarkimmin kategoriahallinnan piiriin kuuluvista epäsuorista hankinnoista seurataan kustannuksia, jotka syntyvät tietotekniikkaan (74 %), toimistotarvikkeisiin (71 %) ja liikematkustukseen (69 %) liittyvistä ostoista.
”Aikaisemman tutkimuksemme mukaan yli puolella talousjohtajista on haasteita saada koko yrityksen laajuinen läpinäkyvyys kassavirtaan ja lukuihin. Jos suuri osa hankinnoista tehdään ilman selkeää ja reaaliaikaista tietoa rahavirroista, tarkoittaa tämä sitä, että monissa yrityksissä käytetään puutteellista tietoa päätöksenteossa ja budjetoinnissa. Yhteistyö hankintatoimen ja talousyksikön välillä on äärimmäisen tärkeää”, sanoo Virkkunen.
Ongelmat tilausten ja laskujen täsmäytyksessä yleisiä
Kyselyyn vastanneilla organisaatioilla on myös vaikeuksia laskujen täsmäytyksessä tilauksiin. Ainoastaan kolmannes (30 %) onnistuu pääsääntöisesti täsmäyttämään laskunsa (80 %) tilauksiinsa. Lähes joka neljäs organisaatio (23 %) ei tiedä kuinka suuri osa laskuista täsmää tilausten kanssa. Kuitenkin yli puolella vastaajista täsmäytyksen tavoiteprosentti oli yli 80 %. Ylivoimaisesti suurimpana syynä laskujen täsmäytysongelmiin nähtiin sähköisten tilausjärjestelmien puute sekä se, että toimittajat eivät lisää laskuun tarvittavia tietoja. Lähes puolet vastaajista (43 %) koki ongelmaksi myös sen, ettei ostoista ole tilausta.
”Laskujen täsmäytys edellyttää hankinta- ja talousyksikön välistä tiivistä yhteistyötä. Täsmäytys on hyvä keino ylläpitää kontrollia ja lisätä automaatiota organisaation hankinnoissa”, kertoo Virkkunen.
Lisätietoja:
Jukka Virkkunen, johtaja, Basware Oyj, p. 050 670 47, jukka.virkkunen@basware.com
Katri Karjalainen, yliassistentti, Manchester Business School , puh. +44 161 275 6484, katri.karjalainen@mbs.ac.uk
¹ Basware selvitti kyselytutkimuksella yritysten ja organisaatioiden epäsuoria hankintoja Suomessa. Kysely toteutettiin lokakuussa 2010. Siihen vastasi 139 hankintatoimen ammattilaista eri toimialojen yrityksistä ja organisaatioista.
Katri Karjalainen väitteli Helsingin kauppakorkeakoulusta toukokuussa 2009 aiheenaan Challenges of purchasing centralization – empirical evidence from public procurement. Karjalainen opettaa parhaillaan Manchester Business Schoolissa.
Basware on hankinnasta maksuun -ratkaisujen sekä taloushallinnon ohjelmistojen johtava toimittaja. Yli miljoona käyttäjää yli 50 maassa hyödyntää Baswaren ohjelmistoja talousprosessiensa automatisoimiseen. Ohjelmistot tehostavat prosesseja sekä parantavat niiden läpinäkyvyyttä ja säännöstenmukaisuutta.
Baswaren liikevaihto vuonna 2009 oli 92 miljoonaa euroa. Basware on perustettu vuonna 1985 ja sen osake noteerataan Helsingin Pörssissä. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Espoossa ja sillä on seitsemän tytäryhtiötä Euroopassa ja yksi Yhdysvalloissa. www.basware.fi