Ennustaminen, automaatio ja yhteistyö hankintatoimen kanssa kärjessä talousjohtajien tärkeyslistalla

- Baswaren CFO Forum nosti pöydälle yritysten ajankohtaisimmat talousasiat

Espoo 1.6.2011. Ennustaminen tunnistetaan talouspäättäjien keskuudessa oleelliseksi tekijäksi yrityksen menestyksen kannalta. Siihen liittyvät asiat ovatkin ajankohtaisimpia puheenaiheita talousasioiden areenalla raportoinnin, järjestelmien uusimisen tarpeen sekä SEPA-asioiden ohella. Tämä selvisi ohjelmistoyhtiö  Baswaren talousjohtajille alkuvuonna toteuttamissa haastatteluissa1, joiden tavoitteena oli selvittää taloushallinnon ajankohtaisimmat haasteet ja kuulumiset.

Nykypäivän nopeasyklinen toimintaympäristö edellyttää yrityksiltä aivan uudenlaista ketteryyttä. Yksi tehokas keino oikea-aikaisen reagointikyvyn saavuttamiseksi on ennustaminen. Talousjohtajien kahvipöydissä puidaankin nyt kiivaimmin juuri ennustamista, sen tarkkuutta ja prosesseja sekä työvälineisiin ja ulkoistuksiin liittyviä aiheita. Kyselyyn vastanneiden keskuudessa ennustamisen selkeimpinä etuina pidettiin sekä sen tuloksena saatavaa kokonaiskuvaa yrityksen liiketoiminnasta että myyntiin ja tuotantoon vaikuttavista ympäristö- ja suhdannetekijöistä.

”On kriittisen tärkeää, että talousjohdolla on selkeä näkemys omaan alaan vaikuttavista ulkoisista tekijöistä ja mittareista. Oikea tieto on saatava yrityksissä liikkumaan oikeaan aikaan, oikeassa muodossa ja oikeille henkilöille niin, että tietoon voidaan reagoida ajoissa. Tässä ennustaminen ja sitä tukevat sähköiset järjestelmät ovat avainroolissa”, Baswaren johtaja Pekka Lindfros kuvaa ennustamisen hyötyjä.

Sitoutuminen ja osallistuminen ennustamiseen läpi organisaation, eikä vain talousjohdossa, on yksi edellytys luotettavalle ennusteelle. Kyselyyn vastanneet talouspäättäjät kokevat, että ennustamiseen tulisi osallistua kaikilla organsisaation tasoilla. Näin ennustaminen ei jää yrityksessä pelkäksi ylätason harjoitukseksi, ja taloushallinnon merkitys tulee tutuksi kaikille organisaation osapuolille.

Verkkolaskusta automaation uuteen vaiheeseen

Yhä useampi organisaatio on tunnistanut ennustamisen lisäksi verkkolaskutuksen hyödyt taloushallinnolle, ja se onkin nyt suositumpaa kuin koskaan. Verkkolaskutuksen lisääntyminen näkyy suoraan sitä tukevien järjestelmien kysynnässä.

Sähköisten järjestelmien mahdollistama automatisointi tekee ostolaskujen käsittelystä läpinäkyvää ja jäljitettävää. Automaation ansiosta taloushallinnon pyörittämiseen aiemmin kuluneet tehottomat työtunnit voidaan käyttää tuottavampaan toimintaan samalla kun virheetön tieto liikkuu oikea-aikaisesti osastojen välillä. Verkkolaskutuksen yleistymisen seurauksena yritykset pääsevät osaksi automaation mukanaan tuomista eduista – ympäristö- ja kustannusnäkökulmia unohtamatta.

”Tehottomasti hoidetut laskujen käsittelyprosessit heikentävät kassavirtaa ja kannattavuutta yrityksen koosta riippumatta. Automaation ja aidon verkkolaskun myötä myös pienet yritykset saavat kilpailuetua markkinatilanteen tiukentuessa”, Lindfors ennustaa.

Osittainen ulkoistaminen ja palvelut yleistyvät

Taloushallinnon toimintojen ulkoistaminen kiinnostaa yrityksiä yhä enemmän. Jopa 44 prosenttia kyselyyn vastanneista talousjohtajista on ulkoistanut tai harkinnut ulkoistavansa ostoreskontran osatoimintoja, kuten ostolaskujen käsittelyä, skannausta tai tiliöintiä. Osittain taloushallintonsa on ulkoistanut jo puolet kyselyyn vastanneista.

Pilvipalvelut tai SaaS-ratkaisut osana taloushallinnon it-ratkaisuja kiinnostavat myös talouspäättäjiä, joista 38 prosenttia piti niitä kiinnostavana tai melko kiinnostavana.

 ”Trendinä tällä hetkellä on osittainen taloushallinnon ulkoistaminen, jota lähes puolet kyselyymme vastanneista on jo toteuttanut. Kun osaprosessit, jotka on aiemmin tehty itse, annetaan todellisten osaajien tehtäviksi, saadaan prosessitehot hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla”, Lindfors summaa.

Hankinnan ja talouden symbioosi tuo mukanaan tiiviin yhteistyön

Hankinta- ja talousosastojen välinen yhteistyö tai siinä mahdollisesti esiintyvät ongelmat vaikuttavat myös vahvasti yrityksen toiminnan tehokkuuteen. Valtaosa (82 %) kyselyyn vastanneista talouspäättäjistä piti näiden osastojen yhteistyötä erittäin tärkeänä hankintaketjun kokonaisvaltaisen hallinnan kannalta.

”Hankinnasta maksuun on yrityksen ydinprosessi, jossa kaikki vaikuttaa kaikkeen. Puuttuvat tai epätarkat tiedot prosessin eri vaiheissa aiheuttavat paljon turhia ja usein manuaalisesti tehtäviä lisäselvityksiä. Oikein toimivassa koneistossa yhteistyö pelaa ja tieto kulkee reaaliaikaisesti kaikkien hankintaketjun osapuolten välillä. Ottamalla käyttöön helppokäyttöiset, reaaliaikaista tietoa hyödyntävät järjestelmät ja niiden mahdollistaman automaation, yritys voi vahvistaa hankinnan ja talouden yhteistyötä sekä keskittyä oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen”, Lindfors kommentoi.

Järjestelmät tukevat taloushallinnon työtä
Yli puolet (53 %) Baswaren talouspäättäjäkyselyyn vastanneista kertoi nykyisten työvälineiden mahdollistavan taloushallinnon kontrollin, läpinäkyvyyden ja reagointikyvyn vain kohtalaisesti. Vain pieni osa (6 %) tunnusti tilanteen olevan nykyisten työkalujen osalta huono. Suurella joukolla vastaajista järjestelmiin on jo panostettu tai niihin ollaan muista syistä tyytyväisiä, sillä 41 prosenttia vastanneista kertoi työkalujensa suoriutuvan hyvin tai jopa erittäin hyvin. Viimeisen vuoden aikana juuri järjestelmät ja niihin liittyvät muutokset ovat vaikuttaneet eniten taloushallinnon työhön.

Lisätietoja:
Basware Pekka Lindfors, Senior Vice President, puh. 0400 457 594, pekka.lindfors@basware.com

1Baswaren talouspäättäjille ja -asiantuntijoille suunnattu kysely toteutettiin haastattelemalla vastaajia puhelimitse. Haastattelut toteutettiin tammikuussa 2011 ja siihen vastasi 34 talousjohtajaa.

Baswaren CFO Forum 31.5.2011 nosti pöydälle toimintaympäristön haasteet sekä esitteli reseptit suomalaisten menestystarinoiden luomiseen. KeyNote-puhujina toimivat mm. vuorineuvos Lasse Kurkilahti, professori Toivo Äijö, Fortumin Juha sekä Microsoftin talousjohtaja Patrik Pehrsson ja vuorikiipeilijä Carina Räihä. Lisätietoja www.cfoforum.fi

Basware on maailman johtava hankinnasta maksuun ja talousohjauksen ratkaisujen toimittaja, jonka palveluilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Baswaren avoin verkko yhdistää yli 320 000 verkkolaskuja tai hankintasanomia lähettävää yritystä maailmanlaajuisesti. Baswaren avulla organisaatiot voivat alentaa tuotteiden ja palveluiden hankinnasta  ja maksamisesta syntyviä kustannuksia sekä saavuttaa läpinäkyvyyden koko hankinnasta maksuun -prosessiin. Automatisoimalla manuaalisia prosesseja tehostetaan muun muassa hankintaa, sopimustenhallintaa, toimittajayhteistyötä, laskuautomaatiota ja talousohjausta. Baswaren ratkaisujen ja palvelujen avulla yritykset parantavat kassavirran hallintaa, tehostavat ennustamista sekä varmistavat taloushallintonsa ketteryyden. Ratkaisut ovat saatavilla Baswaren tai sen laajan kumppaniverkoston toimipisteissä Euroopassa, Yhdysvalloissa ja Aasiassa. Baswaren osake noteerataan Helsingin Pörssissä. www.basware.fi