Huono tarjouspyyntö ansaitsee huonon tarjouksen - ja päinvastoin

9.1.2013 – Monen yrityksen ongelmana on vaillinainen osto-osaaminen sekä talouden ja hankinnan puutteellinen yhteistyö. Nämä mutkistavat tehokasta ostamista ja vaikeuttavat oikein tehtyjä hankintoja. Parhaimmillaan onnistuneet kilpailutukset ja ostot parantavat yrityksen tehokkuutta ja kilpailukykyä sekä varmistavat liiketoimintaedellytykset myös tulevaisuudessa. Hankintaosaston ammattitaidolla ja kilpailutusosaamisella on suuri merkitys ostojen onnistumisissa. Erityisesti IT-ostoissa on tärkeää ymmärtää hankintojen kokonaiskustannukset pelkän tarjoushinnan sijaan.

Yritysten liiketoiminta sekä erilaisten tuotteiden ja palveluiden tuottaminen vaativat yhä enemmän erilaisia tietotekniikkaan perustuvia ratkaisuja. Sähköisten palveluiden kysyntä kasvaa ja toimintaympäristö monimutkaistuu ja muuttuu jatkuvasti. Useimmiten IT-hankintojen kompastuskiveksi nousee kustannusarvion ylittyminen, erilaiset järjestelmäongelmat sekä aikataulun viivästyminen. Onnistuneen hankinnan edellytyksenä onkin omien tavoitteiden ymmärtäminen sekä selkeästi kuvatut liiketoimintatarpeet ja vaatimukset.

”Mikäli tarjouspyyntö on hyvin tiukkaan laadittu, ei toimittajalle jää tilaa omalle asiantuntemukselle. Tällöin asiakkaalle parhaiten sopiva ratkaisu saattaa jäädä kokonaan tarjoamatta. Toinen ääripää on yletön toiveiden tynnyri, jota tarjottaessa huomio kohdistuu toimittajan osaamisesta usein epäoleellisiin seikkoihin. Liian tiukkoihin tai täysin avoimiin tarjouspyyntöihin on äärimmäisen vaikea vastata. Usein ne ovatkin niin työläitä, että moni palveluntarjoaja yksinkertaisesti jättää vastaamatta ja käyttää resurssit osaavampiin ja huolellisesti laadittuihin pyyntöihin. Tämä puolestaan johtaa siihen, että osaamattomampi ostaja ei välttämättä edes saa parhaiden ammattilaisten tekemiä tarjouksia. Se ei todellakaan ole ostojen kilpailuttamiselle kaikkein hedelmällisin lähtökohta”, kertoo Baswaren Sales Director Jaakko Laurila.

Pienin hinta ei takaa parasta ratkaisua

Ohjelmistoyhtiö Basware tarjoaa organisaatioille taloushallinnon automatisoituja ratkaisuja, kuten hankinnasta maksuun -järjestelmiä sekä verkkolaskujen, budjetointiprosessien ja konsernitilinpäätösten automatisoitiratkaisuja.

”Hankinnoissa tulee ongelmia, kun yritetään tehdä liian suuria ja monimutkaisia hankintoja ilman kokonaisvaltaista ymmärrystä tilattavasta kokonaisuudesta tai ilman riittävää tietämystä itse aiheesta. Onnistuneen kilpailuttamisen tavoitteena tulisi olla ainakin kustannussäästöt sekä laadun, luotettavuuden ja kilpailu-, tai toimintakyvyn parantaminen. Tästä syystä kilpailutuksessa ei tulisi korostaa pelkästään hintaa, vaan antaa painoarvoa myös laadulle, toimitusvarmuudelle sekä asiantuntemukselle”, toteaa Baswaren Laurila.

Onnistunut hintaneuvottelu edellyttää sitä, että ostaja on selkeästi tietoinen siitä, mistä eri kokonaisuuksista ja osista ostettavan kokonaisuuden hinta muodostuu. Ostajien kannattaisikin jo ennen tarjouspyyntöä käydä keskustelua IT-tarjoajien kanssa ja selvittää molemminpuolisia näkemyksiä parhaasta mahdollisesta ratkaisusta. Ammattitaito on oleellisen tärkeää kun ostetaan asiantuntijapalveluita.

”Jos tuijotetaan pelkkää hintaa, täytyy ostajan myös tarkasti ymmärtää se, mitä hintaan kuuluu. Mikäli tässä kohdassa ei olla tarkkoja, saattaa jo hankintaprosessin ja viimeistään ratkaisun elinkaaren aikana tulla eteen yllättäviä implementointi-, ylläpito-, huolto- ja päivityskustannuksia, jotka muuttavat kokonaishinnan täysin toisenlaiseksi”, jatkaa Laurila.

Hankintaosaston ammattitaito on tärkeää yrityksen hankintojen onnistumiseksi

Yritysten hankintaosastot vastaavat tarjouspyyntöjen tekemisestä ja kilpailutuksesta, ja niillä tulisi olla myös riittävät resurssit oikeanlaisen ja selkeän tarjouspyynnön tekemiseen. Kilpailutus valitettavasti jää varsinkin monelta PK-yritykseltä tekemättä joko resurssien tai osaamisen puutteen vuoksi. Kilpailuttaminen on kuitenkin työ, joka kannattaa tehdä ja se kannattaa tehdä huolella. Markkinoilla oleviin palveluntarjoajiin on hyvä tutustua jo etukäteen perusasioiden ja sopivuuden selvittämiseksi.

Hankintaosastoilla tulisi olla edellytyksiä sekä hankintatoimen organisointiin että hankintaprosessiin liittyvien strategisten päätösten tekoon. Tämä vaatii yritykseltä panostuksia sekä rahan, ajan että myös asiantuntijaresurssien muodossa. Kilpailuttaminen tulisi ymmärtää osaksi hyvin organisoitua hankintatoimea, jossa hankinnat vaiheistetaan ja suunnitellaan hyvin ja kilpailuttamista edeltävä valmisteluvaihe tehdään riittävän huolellisesti.

”Monet yritykset ovat turhautuneet huonoihin tarjouspyyntöihin, jotka usein jo alkuvaiheessa rajaavat kilpailusta suurimman osan toimittajista pois tai tuijottavat pelkkää hintaa. Toisinaan tarjoukset saattavat olla niin epäselviä, että palveluntarjoaja joutuu arvailemaan ostavan organisaation todellisia tarpeita. Tällaisessa tapauksessa tarjous, joka jossain tapauksissa johtaa tilaukseen saakka, saattaa todellisuudessa olla ostajalle täysin epäsopiva. Tarjoajalle on helpompaa vastata sellaiseen kilpailutuspyyntöön, jossa määritellään ihanteellinen lopputulos ilman toivetta siitä, kuinka tuo lopputulos saavutetaan”, Laurila huomauttaa.

Hyvä kilpailutuspyyntö esittää hankinnan kohteen selkeästi, kuvaa ymmärrettävät arviointikriteerit sekä listaa ehdottamat vaatimukset ja tarvittavat liitteet. Hyvin laadittu tarjouspyyntö on myös sellainen, että pyynnön mukaisesti tehdyt keskenään kilpailevia tarjouksia on helppo vertailla.

”Tarjoajalle on annettava vapaus myös omaan osaamisen esilletuontiin sekä yrityksen omiin innovaatioihin. Lisäksi haluaisin painottaa avointa tilaajan ja tarjoajan välistä dialogia koko prosessin ajan. Hyvä kumppani auttaa ostavaa yritystä jo valmistelussa, tukee prosesseissa ja helpottaa matkan varrella eteen tulevien päätösten tekoa” Laurila neuvoo.

Kannattaa siis katsoa tarjouspyyntö vielä kerran ja varmistua, että se on huolellisesti muotoiltu ja todelliseen tarpeen mukaan laadittu.

Lisätietoja:

Jaakko Laurila, Basware Oyj, Sales Director, Volume Sales Finland

Jaakko.laurila@basware.com, puh. 040 848 2911

Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1,9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon.  Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. www.basware.fi