Katalogiostamisessa piilee suuri säästöpotentiaali
Espoo, 29.11.2011 - Epäsuoran hankinnan rooli organisaatioissa on viime vuosien tapaan edelleen suuressa murroksessa. Yli puolet yrityksistä tilaa epäsuorista hankinnoistaan ainoastaan noin viidenneksen tuotekatalogeista, vaikka parhaimmillaan katalogiostaminen tarjoaisi yrityksille merkittäviä säästömahdollisuuksia. Sen sijaan epäsuoran hankinnan kategoriahallintaa toteutetaan erityisesti suurissa yrityksissä ammattimaisesti ja osana kategoriavastaavien toimenkuvaa. Tänä vuonna yrityksissä on panostettu epäsuoran hankinnan kehityksessä erityisesti sisäiseen viestintään. Tulokset selvisivät ohjelmistoyhtiö Baswaren tekemästä hankintatoimen kyselystä¹, joka toteutettiin hankintatoimen ja talouden ammattilaisille.
Yli puolessa Baswaren kyselyyn vastanneissa organisaatioissa ostetaan vain alle viidennes epäsuoran hankinnan kokonaisostoista tuotekatalogeista. Toimittajien tuottamien asiakaskohtaisten tuotekatalogien avulla ostamista voidaan hankintajärjestelmissä ohjata tarkemmin halutuille tuotteille tai palveluille sovituin ehdoin. Erityisesti sähköisessä katalogiostamisessa keskitytään yleisimpiin epäsuoran hankinnan tuotekategorioihin, kuten toimistotarvikkeisiin ja -kalusteisiin.
Yleisimmissä epäsuoran hankinnan tuotekategorioissa (toimistotarvikkeet ja -kalusteet) turvauduttiin toimittajien extranet -palveluihin (33% vastaajista). Sen lisäksi 36 prosenttia vastaajaorganisaatioista vastaanotti toimittajien tuotekatalogit sähköisenä ja 24 prosenttia käytti katalogipalveluita tuoteluetteloiden vastaanottamiseen.
”Toimittajien integrointi osaksi organisaation hankinnasta maksuun -prosessia tehostaa sekä asiakkaan että myyjän välistä kaupankäyntiä. Baswaren avoimen verkon avulla osto-organisaatiot ja toimittajat voivat kytkeytyä toisiinsa sähköisesti. Tämän ansiosta tuotekatalogit, verkkolaskut ja erilaiset hankintasanomat, kuten tilaukset ja tilausvahvistukset, liikkuvat sujuvasti erilaisista standardeista, operaattoreista tai sijainnista riippumatta”, kertoo Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
”Katalogihallintapalvelut ovat osa Baswaren avoimen verkon strategiaa. Ne tuovat ostajien hankintajärjestelmiin täsmällistä ja virheetöntä tietoa sisältävät tuoteluettelot, joiden ansiosta niin sanottu villi ostaminen vähenee sopimusten noudattamisen ja kulujen seurannan tehostuessa.”
Automaatiolla haetaan tehoa epäsuoran hankinnan prosesseihin
Baswaren kyselyyn vastanneista organisaatioista 35 prosenttia aikoo lisätä automaattisesti järjestelmistään lähtevien ja sinne saapuvien hankintasanomien määrää. Sähköisten tilaussanomien lukumäärän koettiin kasvavan hankintajärjestelmän käyttöönotolla, katalogiostamisen osuuden kasvattamisella ja toimittajasopimusten uusimisella. Lisäksi tiedottaminen toimittajien suuntaan koettiin tärkeäksi. Myös erilaiset toimittajaportaalit nähtiin tilaussanomien lukumäärää lisäävänä tekijänä.
Muita automaation lisäämiseen liittyviä kehitysteemoja ovat tilauksen ja laskun täsmäytyksen tehostaminen, joko verkkolaskuja tai sähköisiä tilauksia lisäämällä. Vastaajaorganisaatioista 33 prosentilla on tavoitteena yli 80 prosentin täsmäytysaste. Täsmäytysprosentin nostoon vaikuttavat sekä järjestelmä- että prosessikehitys. Prosessikehityksen kannalta erityisesti talouden ja hankinnan yhteistyö, sekä toimittajaviestintä koetaan tärkeinä.
”Automaatiolla on mahdollista tehostaa epäsuoran hankinnan prosesseja ja saada reaaliaikainen näkyvyys yrityksen rahavirtoihin. Jo pelkästään ostolaskujen käsittelyn automatisointi ja verkkolaskujen vastaanotto tuo yrityksille merkittäviä hyötyjä, ” kertoo Tihilä.
Sopimusostaminen arkipäiväistynyt, kirjavia toimintatapoja löytyy edelleen
Sopimustoimittajille kohdistettavan ostamisen esteet ovat vähentyneet viime vuodesta. Organisaatiot ovat kiinnittäneet huomiota erityisesti sisäiseen viestintään ja toimittajasopimusten solmimiseen. Vuonna 2010 jopa 47 prosentilla vastaajaorganisaatioista henkilöstöllä ei ollut riittävästi tietoa solmituista sopimuksista. Tänä vuonna vain 21 prosenttia vastaajista koki sopimuksiin liittyvän viestinnän olevan puutteellista. Kehitys on edennyt positiiviseen suuntaan, sillä organisaatiossa tiedetään nyt aiempaa paremmin miten ja mistä hankintapolitiikan mukaisesti ostetaan. Toimintatavoista viestitään aiempaa enemmän sekä organisaation sisällä että yhteistyökumppaneiden kanssa.
Valtaosa (64 %) suurista, yli 5000 henkilön yrityksistä tekee epäsuorat hankinnat sopimustoimittajiltaan. Mitä suurempi yritys on kyseessä, sitä useammin suositaan sopimustoimittajaa. Pienissä yrityksissä tapahtuu eniten tietoista ”ohiostamista”, eli ostetaan toimittajilta, vaikka tiedetään, ettei heidän kanssaan ole neuvoteltuja sopimuksia. Noin puolessa (55 %) vastaajaorganisaatioista tavoitetasoa epäsuorien hankintojen kohdistamisesta sopimustoimittajille ei kuitenkaan ole määritelty.
”Vaikka epäsuoran hankinnan periaatteet tiedetäänkin yrityksissä yleisesti hyvin, niiden sovelluskäytäntö vaihtelee. Organisaatioilla voi olla samanaikaisesti käytössä monta eri tilauskanavaa ja tilauksia tehdään eri tavoin toimittajasta riippuen ”, Tihilä kertoo.
Epäsuorista hankinnoista haetaan edelleen säästöjä
Viime vuoden tapaan organisaatiot hakevat eniten uusia säästökohteita epäsuorista hankinnoista. Kukkaronnyörien aktiivinen kiristäminen juuri epäsuorista hankinnoista on kuitenkin vähentynyt vastaajaorganisaatioissa 48 prosenttiin viime vuodesta, jolloin luku oli peräti 72 prosenttia. Iso osa pk-yrityksistä (67 %) pyrkii edelleen aktiivisesti epäsuorien hankintojen säästöihin. Sen sijaan pienistä, alle 100 hengen yrityksistä, vain 40 prosenttia hakee uusia säästökohteita epäsuorista hankinnoista. Säästöjä haetaan nyt lähes puolet vähemmän kuin edellisenä vuonna, jolloin niitä tavoitteli 72 prosenttia pienistä yrityksistä.
Lisätietoja:
Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj, puh. 040 480 7098, esa.tihila@basware.com
Taustatietoa hankinnasta maksuun –mallista
¹ Basware selvitti kyselytutkimuksella yritysten ja organisaatioiden epäsuoria hankintoja Suomessa. Kysely toteutettiin syys-lokakuussa 2011. Siihen vastasi 353 hankintatoimen ja talouden ammattilaista eri toimialojen yrityksistä ja organisaatioista.
Basware on maailman johtava hankinnasta maksuun ja talousohjauksen ratkaisujen toimittaja, jonka palveluilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Baswaren avoin verkko yhdistää yli 320 000 verkkolaskuja tai hankintasanomia lähettävää yritystä maailmanlaajuisesti. Baswaren avulla organisaatiot voivat alentaa tuotteiden ja palveluiden hankinnasta ja maksamisesta syntyviä kustannuksia sekä saavuttaa läpinäkyvyyden koko hankinnasta maksuun -prosessiin. Automatisoimalla manuaalisia prosesseja tehostetaan muun muassa hankintaa, sopimustenhallintaa, toimittajayhteistyötä, laskuautomaatiota ja talousohjausta. Baswaren ratkaisujen ja palvelujen avulla yritykset parantavat kassavirran hallintaa, tehostavat ennustamista sekä varmistavat taloushallintonsa ketteryyden. Ratkaisut ovat saatavilla Baswaren tai sen laajan kumppaniverkoston toimipisteissä Euroopassa, Yhdysvalloissa ja Aasiassa. Baswaren osake noteerataan Helsingin Pörssissä. www.basware.fi