Kirjavälitys tehosti laskujen käsittelyprosessiaan Baswaren ohjelmistolla

- laskujen määrän kasvu vaati resurssien uudelleenorganisointia

Espoo – 6.6.2011. Nykyaikainen taloushallinnon sähköistäminen ja automatisointi tuovat yrityksille merkittäviä säästöjä ja tehokkuutta organisaation koosta riippumatta. Automaation tuomat tehokkuus- ja kustannushyödyt tunnistettiin myös suomalaisten kustantajien ja kirjakauppojen omistamassa Kirjavälitys Oy:ssa. Baswaren ohjelmistojen avulla Kirjavälitys siirtyi samalla myös verkkolaskujen aikakauteen.

Kirjavälitys on edennyt talousautomaatiossaan huimin askelin. Baswarelta hankittuun laskuautomaatioon tehtyjen investointien hyötyjä ja kustannussäästöjä on seurattu sekä johtoryhmässä että hallituksessa.

“On ollut ilo esittää konkreettisia säästöjä ja kuulla, että laskuautomaatio on ollut malliesimerkki kustannustehokkuudesta ja investoinnin kannattavuudesta. Seuraavaksi aiomme sähköistää tilauksien lähetyksen”, kertoo Kirjavälitys Oy:n Business Controller Katariina Lähdesniemi.

Kirjavälityksen liiketoiminnan kasvu sysäys automaatioon siirtymiselle

Kun Kirjavälitys alkoi tarjota palveluitaan kirjastoille ja kouluille, kasvoi liiketoiminnan lisäksi myös laskujen määrä. Kirjastot vaativat toimittajiltaan verkkolaskuja, joiden lähettämiseen oli hankittava valmius. Lisäresurssien palkkaamisen sijaan Kirjavälitys päätti siirtyä ostolaskujen käsittelystä aitoon laskuautomaatioon ja vähentää manuaalisia työvaiheita.  Kirjavälityksen laskuista 95 prosenttia on tilauksellisia laskuja. Tavoitteeksi asetettiin näiden laskujen automaattinen täsmäytys, jotta vältetään turhat käsittelyrutiinit ja siirrytään kohti automatisoitua ostoreskontraprosessia.

“Ostoreskontranhoitajamme käsittelee tällä hetkellä vain ne laskut, jotka eivät täsmää tilauksiin ja keskittyy poikkeamanhallintaan, ei itsestään selvyyksien käsittelyyn. Yksi henkilö pystyy käsittelemään kaikenkaikkiaan jopa 190 000 laskua vuodessa”, toteaa Lähdesniemi.  

Kirjavälityksen vastaanotetuista laskuista verkkolaskuja on nyt noin 70 prosenttia. Tavoitteena on, että viimeistään vuoden 2012 loppuun mennessä saavutetaan sadan prosentin verkkolaskutusaste vastaanotetuissa laskuissa.

Talousautomaatioratkaisut korvaamassa manuaalisen laskunkäsittelyn

Ketterät talousautomaatioratkaisut, jotka kattavat koko hankinnasta maksuun -prosessin, ovat vääjäämättä syrjäyttämässä manuaaliset prosessit. Verkkolaskutuksen höydyt on ymmärretty Suomessa hyvin. Verkkolasku säästää aikaa ja rahaa muun muassa postituskustannuksien pienentyessä ja manuaalisten työvaiheiden vähentyessä.  Lisäksi se tuo merkittäviä vähennyksiä laskutuksesta aiheutuvaan hiilijalanjälkeen. Verkkolaskun avulla kasvaa myös varmuus siitä, että laskut lähetetään ja vastaanotetaan oikeaan aikaan.   

“Yhä useampi yritys haluaa aktiivisesti eroon manuaalisista työvaiheista talousprosesseissa. Erityisesti pienillä yrityksillä resurssit ovat usein tiukilla, joten automaation kautta niitä voidaan vapauttaa tuottavampaan toimintaan. Paperisen ostolaskun käsittely maksaa moninkertaisesti sähköiseen verrattuna.  Kun tähän lisätään vielä manuaalisen käsittelyn aiheuttamien virheiden määrä ja niiden korjaamiseen käytetyt työtunnit, tulee taloushallinnon pyörittämisestä yrityksille todella suuri kustannuserä”, kertoo taloushallinnon automaatioratkaisuja kehittävän Baswaren johtaja Pekka Lindfors.

Kirjavälitys on edennyt talousautomaatiossaan huimin askelin. Tällä hetkellä noin 60 prosenttia kaikista saapuvista laskuista täsmäytetään tilauksiin. Muutamien kumppanien kanssa on päästy jopa 90 prosentin täsmäytysaseeseen.

Verkkolaskutus sopii myös pienille ja keskisuurille yrityksille

Aikaisemmin erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten talousautomaatioon siirtymisen suurimpina jarruina olivat korkeat ohjelmisto- ja laitekustannukset. Nyt markkinoilla on laajasti saatavilla erityisesti pk-yrityksille suunnattuja ratkaisuja, jotka mahdollistavat kustannustehokkaan, täysin automatisoidun ostolaskujen käsittelyn ja myös suoran siirtymisen huimaa vauhtia yleistyviin verkkolaskuihin.

Kirjavälitys tarjoaa omille toimittajilleen mahdollisuuden lähettää verkkolaskuja ilmaiseksi Baswaren verkkolaskuportaalin kautta. Näin pienimmätkin toimittajat saadaan nopeasti mukaan verkkolaskutukseen.

Lisätietoja:

Basware Pekka Lindfors, Senior Vice President, puh. 0400 457 594, pekka.lindfors@basware.com

Kirjavälitys Oy, Katariina Lähdesniemi, Business Controller, puh. 050 365 7476, katariina.lahdesniemi@kirjavalitys.fi

Basware

Basware on maailman johtava hankinnasta maksuun ja talousohjauksen ratkaisujen toimittaja, jonka palveluilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Baswaren avoin verkko yhdistää yli 320 000 verkkolaskuja tai hankintasanomia lähettävää yritystä maailmanlaajuisesti. Baswaren avulla organisaatiot voivat alentaa tuotteiden ja palveluiden hankinnasta  ja maksamisesta syntyviä kustannuksia sekä saavuttaa läpinäkyvyyden koko hankinnasta maksuun -prosessiin. Automatisoimalla manuaalisia prosesseja tehostetaan muun muassa hankintaa, sopimustenhallintaa, toimittajayhteistyötä, laskuautomaatiota ja talousohjausta. Baswaren ratkaisujen ja palvelujen avulla yritykset parantavat kassavirran hallintaa, tehostavat ennustamista sekä varmistavat taloushallintonsa ketteryyden. Ratkaisut ovat saatavilla Baswaren tai sen laajan kumppaniverkoston toimipisteissä Euroopassa, Yhdysvalloissa ja Aasiassa. Baswaren osake noteerataan Helsingin Pörssissä. www.basware.fi