Kustannussäästöistä on tullut ’uusi normaalitila’ - tilaus- ja toimitusketjun riskien realisoituminen voi aiheuttaa ikäviä yllätyksiä

Espoo, 1.12.2009 – Talouden taantuma on pakottanut organisaatiot radikaaleihin toimenpiteisiin kulurakenteen muokkaamiseksi. Nopeisiin voittoihin tähtäävistä säästökuureista on tullut organisaatioille ’uusi normaalitila’. Tämä on tuonut toimitusketjun hallintaan uudenlaisia haasteita, kun organisaatiot tasapainoilevat riskien hallinnan ja kustannussäästöjen välillä. Tulokset selviävät talousprosessien automaatioratkaisuja kehittävän ohjelmistoyhtiö Basware Oyj:n kansainvälisestä tutkimuksesta¹.

Baswaren tutkimuksen mukaan siirryttäessä kohti vuotta 2010 on kustannusten lyhytjänteisestä hallinnasta ja kulujen karsimisesta tullut suurille organisaatioille ’uusi normaalitila’, joka on syrjäyttänyt pitkän tähtäimen investointien kautta haettavat säästöt. Toisaalta suuret organisaatiot etsivät yhä enemmän läpinäkyvyyttä liiketoimintoihinsa ja pyrkivät lisäämään hankinnan ja talouden yhteistyötä. Baswaren haastattelututkimus heijastelee suurten organisaatioiden tasapainottelua riskien hallinnan ja kulukontrollin välillä. Organisaatioissa ymmärretään ja valmistaudutaan kyllä mahdollisiin isoihin mullistuksiin toimittajakentässä, mutta ei kuitenkaan nähdä ajan myötä kasautuvia ja mahdollisesti haitallisempia riskejä, jotka liittyvät toimitusketjuun. Tutkimuksen tärkeimmät havainnot ovat: - Tiukka kulukuuri on riski toimittajasuhteille. Suurin osa vastaajista tiedostaa sen epävarmuuden ja paineen, mitä lyhytjänteiset säästötavoitteet toimittajille tuovat. Riskeinä nähdään muun muassa toimittajan palvelun laadun heikkeneminen tai toimitusten vaarantuminen. Nyt pyritään hallitsemaan näitä riskejä ja löytämään muita keinoja liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen. - Talous- ja hankintajohdon väliset jännitteet. Taloushallinnon ja hankintatoimen väliset jännitteet ovat yleisiä, ja molemmat osapuolet tiedostavat tämän. Yhteistyön puute organisaation sisällä on selkeä riski, sillä täydellinen läpinäkyvyys organisaation kuluihin on elintärkeää liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiselle. Tutkimuksessa on kuitenkin nähtävissä, että sekä taloushallinto että hankintatoimi ymmärtävät entistä paremmin tiiviimmän, strategisemman yhteistyön edut. - Automaation tarve. Tarve konkreettisille kulusäästöille nostaa taloushallinnon prosessien automatisoinnin ohi muiden liiketoiminnan it-tarpeiden. Tutkimuksen mukaan hankintatoimi voi parhaiten vaikuttaa liiketoiminnallisiin tavoitteisiin mikäli organisaatiot hyödyntävät sekä automaatiota että integraatiota talouden ja hankinnan prosessien välillä. - Neutraalit näkymät, avoin tulevaisuus. Vastaajat ovat varovaisen toiveikkaita, kun heitä pyydettiin arvioimaan vuoden 2010 näkymiä. Ne organisaatiot, jotka eivät ole kärsineet taantumasta, pitävät nykytilaa normaalina, kun taas yritykset, joita lama on kurittanut, eivät ole yhtä optimistisia. ”Yritykset ovat varautuneet tilaus-toimitusketjun hallinnassa ikään kuin toimittajakenttään mahdollisesti osuvaan tsunamiin, vaikka todellisuudessa kulukuuri ja taloudellinen tila aiheuttavat pikemminkin jatkuvaa toimittajapohjan eroosiota”, sanoo johtaja Jukka Virkkunen Baswarelta. ”Tässä on asennetasolla iso ero. Päättäjät eivät näe toimittajiin vähitellen kohdistuvia ja realisoituvia riskejä, vaan he ovat enemmänkin huolissaan maksuvaikeuksista ja konkursseista sekä niiden vaikutuksista lyhyellä tähtäimellä. Jos asiakkaat keskittyvät vain nopeiden kulusäästöjen aikaansaamiseen, toimittajan edellytykset hyvään liiketoimintaan vaikeutuvat. Esimerkiksi toimittajan mahdollisuudet tehdä luotettavaa materiaali- ja kassavirtojen ennustamista saattaa vaarantua.” Baswaren tuoreen Ennusteen tärkeys -tutkimuksen² mukaan kahdeksan yritystä kymmenestä kokee ennustamisen tärkeyden kasvaneen viimeisen vuoden aikana. Yrityksissä myös päivitetään ennusteita aiempaa tiheämmin. ”Voittajina selviytyvät ne yritykset, jotka pystyvät nousemaan pelkästä kulujen karsinnasta strategisempaan ajatteluun, jolloin tilaus-toimitusketjun riskit ja mahdollisuudet huomioidaan ennakoivasti. Tilaus-toimitusketjussa vakaiden toimittajasuhteiden merkitys korostuu yhteisten prosessien tehostamiseksi. Toimittajasuhteiden kehittämisessä tulee kiinnittää erityistä huomiota kokonaiskustannuksiin eli katsoa hintojen lisäksi myös tilaus-toimitusprosessia. Ammattimainen kilpailutus, sähköisen tietojen välityksen kuten tilausten ja verkkolaskujen lisääminen sekä automaation mahdollisuuksien hyödyntäminen ovat niitä strategisia kehityshankkeita, joilla saavutetaan pitkän tähtäimen tehokkuus”, Virkkunen jatkaa. ¹ Tutkimus toteutettiin syvähaastatteluna 20:lle suurten organisaatioiden talous- ja hankintajohtajalle Pohjoismaissa, Saksassa, Iso-Britanniassa ja Yhdysvalloissa. Tutkimus on jatkoa kesäkuussa tehdylle, maailmanlaajuiselle Cost of control -tutkimukselle, jossa tarkasteltiin organisaatioiden talousyksiköiden ja hankintatoimen välistä yhteistyötä ja suhdetta. ² Baswaren Ennusteen tärkeys -kyselyllä kartoitettiin suomalaisorganisaatioiden taloushallinnon ammattilaisten ja talousjohdon näkemyksiä ennustamisen tärkeydestä. Kyselyyn saatiin yhteensä 265 vastausta, joista 49 prosenttia oli talousjohtajia tai talouspäälliköitä. Vastaajista 19 prosenttia edusti pörssiyhtiöitä. Kysely toteutettiin loka-marraskuun vaihteessa. Lisätietoja: Jukka Virkkunen, johtaja, Basware Oyj, 050 670 47, jukka.virkkunen@basware.com Basware Basware on hankinnasta maksuun -ratkaisujen sekä taloushallinnon ohjelmistojen johtava toimittaja. Yli 850 000 käyttäjää yli 50 maassa käyttää Baswaren ohjelmistoja talousprosessiensa automatisoimiseen. Ohjelmistot tehostavat prosesseja sekä parantavat niiden läpinäkyvyyttä ja säännöstenmukaisuutta. Baswaren liikevaihto vuonna 2008 oli 86 miljoonaa euroa. Basware on perustettu vuonna 1985 ja sen osake noteerataan Helsingin Pörssissä. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Espoossa ja sillä on seitsemän tytäryhtiötä Euroopassa ja yksi Yhdysvalloissa. www.basware.fi