Manuaaliset talousprosessit heikentävät yritysten kannattavuutta Laskutusvirheet teettävät töitä ja aiheuttavat lisäkustannuksia
Espoo, 2.9.2010 – Manuaaliset talousprosessit aiheuttavat globaaleille yrityksille merkittävää haittaa. Laskuja jää kokonaan maksamatta, ja niitä maksetaan väärille tahoille. Laskutukseen ja maksamiseen liittyvät virheet teettävät ylimääräistä työtä ja aiheuttavat merkittäviä lisäkustannuksia. Käteisalennukset jäävät usein saamatta, kun laskujen käsittelyaika kestää liian pitkään. Tämä käy ilmi talousprosessien automaatioratkaisuja kehittävän ohjelmistoyhtiö Baswaren tuoreesta Lost in Transaction¹ -tutkimuksesta.
Vanhanaikaiset ja tehottomat työtavat aiheuttavat yrityksille kalliita virheitä kassavirran hallintaan. Useammassa kuin joka kolmannessa (35 prosenttia) yrityksessä laskuja on jäänyt kokonaan maksamatta. Joka neljäs (24 prosenttia) yritys puolestaan ilmoitti, että alihankkijat ovat jättäneet maksamatta yrityksen lähettämiä laskuja. 26 prosenttia yrityksistä on maksanut laskujaan myös väärille toimittajille.
Inhimilliset ja muut virheet prosesseissa työllistävät taloustoimintoa merkittävästi
”Virheiden käsittely on työlästä ja vie talousyksiköltä hurjasti aikaa. Tutkimuksen kohteena olleiden talousorganisaatioiden vastaanottamista laskuista jopa 7 prosenttia on virheellisiä, mikä tarkoittaa joka organisaatiossa useita tuhansia virheellisiä laskuja vuodessa. Työläintä virheen selvittelyssä on löytää ensin oikea henkilö käsittelemään virhettä ja sen jälkeen tunnistaa, minkä tyyppisestä virheestä on kyse”, kertoo Baswaren johtaja Jukka Virkkunen tutkimuksen tuloksista.
Tutkimukseen vastanneissa yrityksissä käsiteltiin keskimäärin 93 000 laskua vuodessa, joista peräti 6 000 sisälsi virheitä. Vastaajat ilmoittivat, että noin 40 prosenttia yritysten vastaanottamista laskuista sisältää tilausnumeron. 32 prosenttia ilmoitti haasteista käsitellä tilausnumeron sisältäviä laskuja talousprosesseihin sisältyvien manuaalisten vaiheiden vuoksi. Talousyksikön ja hankintatoimen välinen yhteistyö arvioitiin näissä yrityksissä erityisen heikoksi. Yhden laskun käsittelyyn kuluu yrityksissä keskimäärin 18 päivää.
Talousyksiköiden ja hankintatoimen yhteistyössä puutteita
Hankintatoimella on suora vaikutus taloustoiminnon arkipäivään. Aikaisemmin julkaistusta talousjohdon tutkimuksessa (Cost of Control) selvisi, että noin joka toisessa yrityksessä on puutteita hankinnan ja talouden strategisessa yhteistyössä ja automaatioratkaisuja hyödynnetään vielä melko vähän.
Nyt julkaistu talousosaston ostoreskontratoiminnon tehokkuustutkimus osoittaa, että noin neljänneksellä (24 prosenttia) tutkituista talousorganisaatioista virheelliset laskut johtuvat hankinnan ja talouden välisen kommunikaation puutteesta. Laskutukseen liittyvistä virheistä noin puolet ovat inhimillisiä virheitä, jotka on tehty joko talousorganisaatiossa (58 prosenttia) tai hankintaosastolla (53 prosenttia).
”Tutkimus osoittaa jälleen kerran, että yritysten talousprosesseissa on paljon parannettavaa. Laskujen pitkien käsittelyaikojen takia nopean maksajan käteisalennukset ja edut ovat jääneet viimeisen vuoden aikana saamatta jopa noin 30 prosentilta vastaajista”, kertoo Jukka Virkkunen. ”Taloushallinnon ammattilaisilla on tällä hetkellä kovia paineita tehostaa talousprosesseja, saavuttaa parempi läpinäkyvyys ja toteuttaa säästöjä. Talousyksikön ja hankintatoimen pitäisi tehdä yrityksissä nykyistä paljon tiiviimpää yhteistyötä.”
Peräti 27 prosenttia on joutunut suorittamaan viivästysmaksuja eräpäivän jälkeen maksamistaan laskuista. Vastaajista yli puolet (60 prosenttia) oli sitä mieltä, että automaatiota lisäämällä voitaisiin poistaa maksamiseen liittyviä virheitä. 62 prosenttia uskoi, että automaatiolla voidaan parantaa yrityksen kannattavuutta.
”Ketterät talousautomaatioratkaisut ovat syrjäyttämässä vääjäämättä manuaaliset työkalut yritysten talousprosesseissa. Talousprosessien tehostaminen automaatioratkaisuin tulisi nähdä pitkän aikavälin kehityshankkeena, joka on digitaalisella aikakaudella edessä joka tapauksessa. Kun prosessit saadaan hallintaan voivat taloushallinnon ammattilaiset keskittyä yrityksen kannattavuuden parantamiseen ja tuloksekkaaseen kassavirran hallintaan, sen sijaan että aikaa käytetään helposti vältettävissä olevien virheiden korjaamiseen”, jatkaa Jukka Virkkunen.
44 prosenttia vastaajista arvioi, että verkkolaskut korvaavat kokonaan paperilaskut seuraavan viiden vuoden aikana. Vastaajayrityksissä 19 prosenttia kaikista laskuista ovat tällä hetkellä verkkolaskuja.
Lisätietoja:
Jukka Virkkunen, johtaja, Basware, puh. +358 50 67047, jukka.virkkunen@basware.com
¹ Lost in Transaction -tutkimus toteutettiin Baswaren toimeksiannosta touko-kesäkuussa 2010. Tutkimusta varten haastateltiin yhteensä 550 taloushallinnon ammattilaista suurten yritysten talousyksiköissä. Yhdysvalloissa, Britanniassa, Saksassa ja Pohjoismaissa toteutettiin kussakin 100 haastattelua. Lisäksi Australiassa, Ranskassa ja Alankomaissa toteutettiin jokaisella alueella 50 haastattelua. Lisätietoja: www.basware.com/transaction
Basware
Basware on hankinnasta maksuun -ratkaisujen sekä taloushallinnon ohjelmistojen johtava toimittaja. Yli miljoona käyttäjää yli 50 maassa hyödyntää Baswaren ohjelmistoja talousprosessiensa automatisoimiseen. Ohjelmistot tehostavat prosesseja sekä parantavat niiden läpinäkyvyyttä ja säännöstenmukaisuutta.
Baswaren liikevaihto vuonna 2009 oli 92 miljoonaa euroa. Basware on perustettu vuonna 1985 ja sen osake noteerataan Helsingin Pörssissä. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Espoossa ja sillä on seitsemän tytäryhtiötä Euroopassa ja yksi Yhdysvalloissa. www.basware.fi