Onnistunut IT-ulkoistus vaatii molempien osapuolten yhteistä kieltä
24.5.2012 – Moni yritys ulkoistaa IT:nsä kustannussäästöjen toivossa. Lisäksi ulkoistuksilla tavoitellaan usein mahdollisuutta keskittyä oleelliseen ja näin myös tietohallinnon resurssit halutaan mitoittaa liiketoiminnan perustarpeiden mukaisesti. Hyvä lopputulos syntyy, kun nämä yhdistetään sopimuksien, palvelutason ja liiketoiminnan tarpeiden ymmärtämiseen sekä asiantuntevaan kumppaniin.
Onnistunut IT-ulkoistus vaatii paitsi osaavan ja ammattitaitoisen kumppanin, myös asiakkaan omaa tarkkaa ymmärrystä tavoitteista ja tarpeista.
”Onnistuneen palvelun edellytys on aina osaava ja palveluhenkinen toimittajan henkilöstö. Lisäksi on tärkeää, että ulkoistajalla itsellään on laaja-alaista ICT-asioiden osaamista ja kokemusta”, kertoo suunnittelupäällikkö Ari Tommiska Eläke-Fenniasta.
Eläke-Fennian on ulkoistanut tietohallinnostaan infra-toiminnon vastuulla olevat palvelut, joista keskeisimpiä ovat työasema-, palvelin- ja toimistopalvelut. Näin omassa toiminnassa voidaan keskittyä liiketoiminnan tukemiseen ja palveluiden määrittelemiseen ja kehittämiseen. Myös tietohallinnon omat resurssit on mitoitettu tämän mukaisesti.
”Asiakkaan täytyy tarkasti tietää millaista palvelua hän haluaa ja varmistaa, että myös toimittaja on ymmärtänyt asian. Ilman todellista yhteistä näkemystä liiketoiminnan hyödyt voivat jäädä saamatta. Ostajan pitää toimia oikeilla kriteereillä ja pitää mielessään käytetyn ajan ja rahan yhteys saatavan palvelun laatuun”, summaa Tommiska.
Ulkoistus vaatii myös jälki- ja jatkohoitoa
Varsinaisen ulkoistuksen jälkeen hyvä toimittaja selvittää sekä ostajan tyytyväisyyden palveluun että kehitystoiveet tulevaisuutta varten.
”Nämä tulisi käydä säännöllisesti läpi yhdessä. Lisäksi tiedostava ulkoistaja kilpailuttaa tai muuten säännöllisesti arvioi palveluiden laatu- ja kustannustason. Tässä on usein hyvä käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita”, kertoo Xeroxin palveluliiketoiminnan päällikkö Katja Toivonen.
”Palvelut eivät voi olla vuosia kestäviä kiinni hitsattuja sopimuksia. Avoin vuoropuhelu ostajan ja myyjän välillä on tärkeää myös varsinaisen ulkoistusprosessin jälkeen”, vinkkaa Tommiska.
Kuka kumppaniksi?
IT-ulkoistuskumppanin valintaan kannattaa käyttää harkintaa. Laadukas, ennakoiva ja itsenäisesti hoidettu palvelu ei ole itsestäänselvyys. Samalla kannattaa myös tarkistaa sopimuksen luonne, ettei jokainen pieni muutos palveluun edellytä uutta sopimus- tai hintaneuvottelua. Muuten ulkoistuksesta saattaa tulla pitkä ja kallis prosessi.
”Itse näen tärkeimmiksi kriteereiksi kumppanin luotettavuuden sekä joustavuuden tilanteissa, joissa palvelua halutaan laajentaa tai muuttaa”, opastaa ulkoistuksien konkari Tommiska.
Eläke-Fennia on valinnut omien IT-ulkoistuksien kumppanikseen muun muassa Xeroxin. Xerox vastaa yhtiön monitoimilaitteiden paikallisesta ja hallinnasta ja ylläpidosta sekä sähköisten työprosessien esivaiheista, kuten datan siirtämisestä asiakirjoista järjestelmiin. Lisäksi sopimukseen kuuluvat toimiston tukitoiminnot, kuten postitus, painotuotteiden digitaalinen painaminen ja toimistotarvikkeiden hallinta.
”Koska asiakkailla on usein toimialasta johtuvia muutostarpeita, tulee toimittajan jatkuvasti olla tarkasti tilanteen tasalla. Valmius omien järjestelmien ja toimintamallien kehittämiseen on hyvän toimittajan perusarvo”, kertoo Toivonen.
Lisätietoja:
Katja Toivonen, Xerox Oy, palveluliiketoiminnan päällikkö, katja.toivonen@xerox.com, puh. 040 586 9018
Ari Tommiska, Eläke-Fennia, järjestelmäpäällikkö, ari.tommiska@fennia.fi, puh. 0400 974 440