PK-yrityksille sopivien verkkolaskuratkaisujen yleistyminen jouhevoittaa myös suuryritysten taloushallintoa
Espoo 30.8.2012 – Ainoastaan suuryritysten käytössä olevat modernit taloushallinnon ratkaisut eivät takaa tehokasta ja sujuvaa yritysten välistä liiketoimintaa ja asiakirjojen vaihtoa. Moni tavarantoimittaja on pieni yritys, jolta puuttuu valmius verkkolaskujen lähettämiseen ja automatisoituihin talousprosesseihin. Nämä vaikutukset heijastuvat negatiivisesti myös suurten yritysten talousosastoihin kansainvälisesti. PK-yritysten saaminen automatisoitujen talousprosessien piiriin on tämän hetken kriittisin tekijä yritysten välisen verkkolaskun ja tehokkaan taloushallinnon lopulliselle läpimurrolle.
Kallis hinta ja vääränlainen tarjonta ovat jarruttaneet PK-yritysten taloushallinnon automatisointia. Tämä on näkynyt selvästi myös omat talousosastonsa jo automatisoineissa suuryrityksissä. Omia järjestelmiä ei voida hyödyntää maksimaalisesti, jos laskuja saapuu edelleen perinteisen postin kautta paperisina. Tutkimusyhtiö PayStreamin tekemän ja Baswaren osaltaan rahoittaman tutkimuksen1mukaan Amerikkalaisten yritysten ostolaskuista 64 prosenttia kulkee edelleen paperisina. Paperilaskujen määrä on vuosittain pienentynyt USAssa noin viidellä prosenttiyksiköllä ja suurin syy melko vaatimattomaan pudotukseen on PK-yritysten paperiin perustuva manuaalinen taloushallinto. Suomessa verkkolaskua käyttävien yrityksien määrä lisääntyi viime vuoden aikana yli kymmenellä prosenttiyksiköllä. Kuluvan vuoden aikana verkkolaskun läpimurto Suomessa on jatkunut ja toukokuussa verkkolaskua ilmoitti käyttävänsä jo 63 prosenttia2kotimaisista yrityksistä.
”Paperilaskut sekä paperiin perustava taloushallinto tulevat yrityksille kalliiksi. Tehottomat manuaaliset prosessit syövät aikaa ja rahaa ja ovat virhealttiita. Modernit taloushallinnon järjestelmät ovat olleet suurten yritysten apuna jo pidemmän aikaa, mutta tarjonta ei välttämättä ole sopinut PK-yritysten tarpeisiin joko liian korkeiden kustannusten vuoksi tai yksinkertaisesti siksi, ettei pienissä yrityksissä ole käytettävissä tarvittavaa osaamista tai henkilöresursseja. Suomessa pienten yritysten verkkolaskutus kasvoi viime vuoden aikana 15 prosenttiyksiköllä2, joten tarjonta on nykyään selkeästi niille sopivampaa”, kertoo Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
Modernit ratkaisut nyt myös pienten käyttöön
Modernien verkkolaskuratkaisujen puuttuminen PK-yritysten käytöstä on hidastanut yritysten välisen kansainvälisen kaupankäynnin kokonaisvaltaista automatisointia. Amerikkalaisten yritysten vanhanaikainen taloushallinto vaikuttaa myös kotimaisten yritysten toimintaan, sillä monella suomalaisella yrityksellä on alihankkijoita ja kumppaneita myös Amerikassa.
”Moni suuryritys on turhautunut tilanteeseen, jossa edelleen vain pieni osa tavarantoimittajista tarjoaa laskujaan verkkolaskuina. Tämän vuoksi omistakaan automatisoiduista järjestelmistä ei saada kaikkea hyötyä irti. PK-yritysten tilanne on johtunut pitkälti siitä, ettei niille ole juuri ollut saatavilla sopivia ratkaisuja. Nyt tilanne on muuttunut ja pienemmilläkin yrityksillä sekä meillä Suomessa että ulkomailla on valittavissa useita valmiiksi testattuja, helppoja, nopeasti käyttöönotettavia ja varsin edullisiakin ratkaisuja”, Tihilä opastaa.
Aikaisemmin palveluntarjoajat ovat kehittäneet järjestelmiään ja ratkaisujaan enimmäkseen suurten yritysten käyttöön, sillä suuryrityksillä on käytettävissään tarvittavat resurssit ja varat. Nyt markkinoiden ollessa kypsät teknologiatoimittajilla on ollut halu laajentaa liiketoimintaansa myös PK-yritysten puolelle. Olemassa olevia ratkaisuja on alettu soveltamaan myös pienten yritysten käyttöön esimerkiksi SaaS- tai pilvipalveluina.
”Amerikkalaiset yritykset ovat viime aikoina raportoineet, että jopa lähes 80 prosenttia heidän toimittajistaan kykenee lähettämään ainakin osan laskuistaan verkkolaskuina. Suomessa suurin verkkolaskun käyttäjä on teollisuus, mutta myös rakentamisen ala on viime aikoina petrannut mukavasti”, Tihilä kertoo.
Tiukka taloustilanne pakottaa prosessien optimointiin
Tiukka talous pakottaa kaikenkokoiset yritykset kustannustehokkuuteen sekä prosessien virtaviivaistamiseen. Automatisoitu taloushallinto sekä yritysten välinen sähköinen asiointi ja moderni kaupankäynti vähentävät kustannuksia, mutta myös parantavat läpinäkyvyyttä, helpottavat ennustettavuutta ja kassavirran hallintaa sekä auttavat rahojen nopeammassa kotiuttamisessa. Lisäksi ne parantavat kauppakumppaneiden välisiä suhteita ja suhteiden hoitoa.
”Laskujen virheettömyys nopeuttaa maksusaatavien palautumista yritysten omaan käyttöön. Lisäksi verkkolaskun avulla kadonneiden laskujen määrä pienenee ja käteisalennusten hyödyntäminen on helpompaa”, summaa Tihilä verkkolaskun etuja.
Suomi versus Amerikka
Lähes puolet amerikkalaisista PK-yrityksistä ei tutkimuksen mukaan ole tietoisia siitä, kuinka paljon kuluja laskujen käsittely heille aiheuttaa. Näissä yrityksissä prosessit ovat usein tehottomia ja siitä syystä todelliset kustannukset ovat usein korkeat. PK-yritysten sähköisesti lähetettyjen tai vastaanotettujen laskujen määrissä on tutkimuksen mukaan vielä roimasti petraamisen varaa. Korkeintaan viidesosan laskuistaan sähköisinä vastaanottavien amerikkalaisten PK-yritysten osuus oli peräti 83 prosenttia. Baswaren keväällä teettämän tutkimuksen3mukaan vastaava luku suomalaisissa PK-yrityksissä on 50 prosenttia. Suomessa kyseiseen tutkimukseen vastanneista suomalaisyrityksistä 77 prosenttia vastaanotti laskujaan verkkolaskuina ja 69 prosenttia lähetti myyntilaskujaan verkkolaskuina. Ei lainkaan verkkolaskuja lähettäviä oli alkuvuodesta sekä myynti-, että ostolaskuissa enää noin 20 prosenttia.
”Yllättävää oli kuitenkin se, että tässä amerikkalaistutkimuksessa peräti 41 prosenttia vastaajista sanoi, ettei heillä ole verkkolaskuja tukevia ratkaisuja käytössään eivätkä he aio sellaisia hankkiakaan”, Tihilä hämmästelee.
”Tähän yhtenä ratkaisuna näkisin suurempien yritysten tarjoamat portaalit, joiden kautta myös pienemmät yritykset voivat globaalisti lähettää laskunsa sähköisesti ilman kustannuksia. Tämä edellyttää pienessä yrityksessä ainoastaan asennemuutosta ja uudentyyppisen toimintakulttuurin omaksumista. Paperiin perustuvasta taloushallinnosta tulee päästä eroon, jotta globaali kaupankäynti saadaan tehokkaaksi ja sujuvaksi”.
Lisätietoja:
Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj, puh. 040 480 7098, esa.tihila@basware.com
1Tutkimus- ja konsulttiyhtiö PayStream Advisors kehittää uusien teknologioiden suunnittelua, arviointia ja valintaa parantavia toimintamalleja yrityksille näiden liiketoiminnan tehostamiseksi. PayStream Advisors suosittelee asiakkailleen objektiivisia, analyyttisia ja toteuttamiskelpoisia suosituksia parhaiden IT-sovellusten löytämiseen liiketoiminnan prosessien automatisoinnissa. www.paystreamadvisors.com.
2 Finanssialan Keskusliitto ja Elinkeinoelämän keskusliitto ovat yhteistyössä selvittäneet verkkolaskun ja e-laskun käyttöä Suomessa.
http://www.fkl.fi/teemasivut/sepa/tutkimustietoa/Sivut/default.aspx
3 Järjestyksessään Baswaren neljäs verkkolaskukysely toteutettiin helmikuussa 2012 ja siihen vastasi 356 suomalaista julkisen ja yksityisen sektorin organisaatiota
Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1,9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. www.basware.fi