Suuret yhtiöt pienempiä yrityksiä tarkempia hankintasopimusten noudattamisessa

Espoo 9.10.2012 – Pienten yritysten hankintasopimusten noudattamisessa olisi eniten parantamisen varaa, selviää ohjelmistoyhtiö Baswaren teettämästä vuosittaisesta hankintatutkimuksesta. Sopimusten noudattamatta jättäminen ja ohiostaminen aiheuttavat yrityksissä merkittäviä lisäkustannuksia sekä ongelmia taloushallintoon. Ohiostaminen voi muun muassa vaikeuttaa yrityksen neuvotteluja parempien sopimusten puolesta ja johtaa näin korkeampiin hankintakustannuksiin.

Kauppakumppaneiden suuri määrä aiheuttaa myös lisätyötä yrityksissä ja niiden talousosastoilla. Tilausten ja erilaisten hankintasanomien läpikäyntiin kuluu enemmän aikaa ja laskujen täsmäytys on työläämpää. Nopean maksajan alennukset jäävät usein hyödyntämättä eikä kauppasuhde kehity samalla tavalla kuin vakituisen kumppanin kanssa. Tähän aletaan vihdoin havahtua myös yrityksissä, sillä lähes puolet (44%) tutkimukseen vastanneista alle 5000 henkilön organisaatioista aikoo seuraavan kahden vuoden aikana lisätä sopimuksiin kohdistuvaa ostamista.

”Tutkimuksemme osoittaa, että suuryrityksiä pienemmissä, alle 500 henkilön ja liikevaihdoltaan alle 50 miljoonan euron pienissä ja keskisuurissa yrityksissä1 ei ole täysin sisäistetty hankintatoimen ja sopimusten noudattamisen tärkeyttä tai niiden kehittämiseen ei ole ollut resursseja. Selvää parannettavaa löytyisi myös epäsuorien hankintojen kategoriahallinnasta. Vajaa 40 prosenttia alle 500 henkilön yrityksistä vastasi, ettei heillä tehdä kategoriahallintaa epäsuorien hankintojen osalta. Näin ollen nämä yritykset eivät juurikaan tiedä, mistä epäsuorien hankintojen kokonaisbudjetti koostuu ja kuinka paljon eri hankinnat maksavat. Tämä vaikeuttaa myös kilpailuttamista ja tulee pitkällä aikavälillä yritykselle kalliiksi”, summaa Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.

Pienissä, alle 100 henkilön yrityksissä 15 prosentilla oli epäselvyyttä siitä, kuinka paljon omien epäsuorien hankintojen ostoista kohdistuu sopimustoimittajille. 22 prosenttia pienten yritysten vastaajista ei tiennyt kuinka hyvin sopimustoimittajilta ostetaan sopimusten mukaisesti. Vastaavat luvut näitä yrityksiä suuremmissa yli 100, mutta alle 5000 hengen organisaatioissa olivat 29 ja 38 prosenttia. Syitä ohiostamiselle ovat vastaajien mukaan se, ettei heillä ole järjestelmiä, ettei henkilökuntaa ole koulutettu hankintajärjestelmiin ja prosesseihin sekä se, että tilaajat kokevat muiden kuin sopimustoimittajien tarjoamien hintojen olevan edullisempia.

”Yksittäisten tavaroiden tilaajat eivät usein kykene näkemään yrityksen hankintaketjun kokonaisuutta alusta loppuun. Yksi muualta hankittu hieman edullisempi tuote voi koko hankintaketjun mittakaavassa tulla huomattavasti kalliimmaksi kuin sopimuskumppanilta tilattu tuote” Tihilä valistaa.

Käyttäjät tyytyväisimpiä

Alle 500 henkilön PK-organisaatioista noin 23 prosenttia raportoi, että heillä on hankintajärjestelmä käytössään aikakin osaan hankinnoista. Ne, joilla järjestelmät jo ovat käytössä, haluavat lisätä ja automatisoida suoraan järjestelmästä lähtevien ja sinne saapuvien sähköisten hankintasanomien määrää.

”Järjestelmiä jo käyttävät ovat huomanneet niiden hyödyt ja vaikutukset ja näin ollen haluavat myös maksimaalisesti hyödyntää niiden tuomat mahdollisuudet. Moni on aloittanut taloushallinnon järjestelmiensä automatisoinnin jostakin pienestä osasesta ja ovat sitten lähteneet kasvattamaan sitä myös muihin toimintoihin”, selvittää Tihilä.

”Tämä sama suuntaus, joka korreloi käytön ja tyytyväisyyden välillä, on nähtävissä myös jatkuvasti yleistyvässä verkkolaskutuksessa, jossa kaikkein tyytyväisimpiä ovat ne, joilla jo on verkkolasku käytössään. Useimmiten sekä sähköiset laskutus- että hankintajärjestelmät puuttuvat nimenomaan PK-yrityksiltä, joilla ei ole ollut aikaisemmin varaa tai resursseja hankkia melko kalliita järjestelmiä. Nyt tilanne on muuttunut siten, että sopivia ratkaisuja on saatavilla myös pienemmille yrityksille”, Tihilä toteaa.

Epäsuorat hankinnat säästöpaineiden kohteena

Epäsuorista hankinnoista pyritään aktiivisesti löytämään säästöjä. Alle 500 henkilön organisaatioista 38 prosenttia vastasi, että säästöpaine on viime vuoteen verrattuna jopa kasvanut. Lopuissa 62 prosentissa säästötavoitteet ovat pysyneet samoina.

”Epäsuorien hankintojen tehokas kontrollointi ja seuranta sekä sopimusten noudattaminen tuovat helposti merkittäviä säästöjä, jotka maksavat esimerkiksi järjestelmiin tehtävät investoinnit varsin nopeasti takaisin. Ilman kunnollisia järjestelmiä seuranta on jälkijättöistä ja ohiostaminen estää yrityksiä hyödyntämästä erilaiset sopimusasiakkaille tarjottavat edut ja alennukset”, Tihilä kertoo.

Yleisimmin yritysten hankinnoista seurataan ja ohjataan keskitetysti tietotekniikkahankintoja (79 %), kiinteistö- ja kunnossapitoa (58 %) ja toimistotarvikkeita (66 %) sekä liikematkustusta (62 %).

Lisätietoja: Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj
puh. 040 480 7098
esa.tihila@basware.com

Järjestyksessään kolmas kysely toteutettiin kesä-elokuussa 2012 ja siihen vastasi 278 hankintatoimen ja talouden ammattilaista yksityiseltä sektorilta sekä julkishallinnosta. Epäsuoralla hankinnalla tarkoitetaan kyselyssä selkeää epäsuoraa hankintaa, kuten toimistotarvikkeita, IT-hankintoja ja palveluita. Lisäksi se tässä yhteydessä tarkoittaa muuta tuotannollista hankintaa, kuten laitteita ja kunnossapitoa.

1 Tässä tutkimuksessa PK-yrityksellä viitataan alle 500 henkilöä työllistävään ja alle 50 miljoonan euron liikevaihdon yritykseen.

Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1,9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon.  Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. www.basware.fi