Talousjohtaja tarvitsee modernin kristallipallon yrityksen ohjaamiseen
23.10.2012 -Yksi tämän päivän talousjohtajan tärkeimmistä tehtävistä on paikkaansa pitävien ennusteiden laadinta sekä johdon konsultointi tehtyjen päätösten seuraamuksista. Baswaren teettämän tutkimuksen mukaan ennustamisen tärkeys on selkeästi kasvanut yrityksissä viime vuosina. Nykypäivän talousjohtajan kristallipallo onkin nykyaikaiset sähköiset taloushallinnon järjestelmät. Modernin kristallipallon lisäksi tarvitaan myös kyky ja taito lukea sitä.
Baswaren viidettä kertaa tekemän tutkimuksen1mukaan ennustamisen arvostus on kasvanut yrityksissä viime vuodesta kolmella prosenttiyksiköllä. Kahden vuoden takaiseen tutkimukseen verrattuna eroa on peräti 14 prosenttiyksikköä. Vastaajista 74 prosenttia pitää luotettavia ja totuudenmukaisia ennusteita yrityksen kokonaistoimivuuden kannalta erittäin tärkeänä. 42 prosenttia myös kertoi, että heillä on tehty konkreettisia uudistuksia ennusteprosesseihin ja ennustetyövälineisiin viimeisen vuoden aikana.
”Tänä päivänä on oleellisen tärkeää, että talousjohtajan ja yrityksen käytössä on modernit työkalut sekä tehokkaat prosessit luotettavien ennusteiden laadintaan”, toteaa Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
Taulukkolaskenta pitää pintansa puutteistaan huolimatta
Vastaajista 38 prosenttia oli sitä mieltä, että tämänhetkiset suunnittelutyökalut eivät vastaa tulevaisuuden tarpeita. Perinteisen taulukkolaskennan rooli ennusteen laadinnassa on edelleen suuri. Vastaajista 79 prosenttia hyödyntää taulukkolaskentaa ainakin jossakin määrin, mutta kuitenkin heistä reilu 40 prosenttia koki, ettei se vastaa tämän päivän vaatimuksia. Taulukkolaskennan kanssa käytetään samanaikaisesti ennustejärjestelmää (24 %) tai ERPiä (23 %). Ennusteita pelkästään taulukkolaskennan avulla laatii noin 40 prosenttia vastaajista.
”Organisaatioiden välinen kaupankäynti on muuttunut entistä sähköisemmäksi ja se muuttaa myös talousjohtajan työnkuvaa sekä ennusteiden laadintaa. Prosessien automatisointi nopeuttaa taloushallinnon raportointia ja parantaa käytettävissä olevien tietojen oikeellisuutta, mutta vaatii myös osaamista käyttää ja soveltaa raporteista saatavia tietoja. Tutkimuksemme mukaan 65 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että asianmukaisen järjestelmän tuoma automaatio parantaisi ennusteiden tarkkuutta” Tihilä toteaa.
Lisäksi koettiin, että parannusta saataisiin myös vastuuhenkilöiden paremmalla motivoinnilla ja koulutuksella sekä laadukkaamman raakadatan avulla. Laadukasta ja paikkaansa pitävää raakadataa saadaan automatisoiduista järjestelmistä, joihin eivät vaikuta manuaaliset inhimilliset virheet.
Seurannassa puutteita
Noin 60 prosenttia vastaajista seuraa oman ennusteen osumatarkkuutta, mutta kolmannes vastaajayrityksistä ei juurikaan.
”Täytyy sanoa, että tämä on hämmästyttävää. Noin kolmannes vastaajista ei seuraa omaa ennustettaan kovinkaan tarkalla tasolla. Tällöinhän yritys ei voi tietää, kuinka hyvin omat ennusteet pitävät paikkaansa eikä näin ollen voi korjata mahdollisia virheitä tulevaisuudessa. Ennuste vain ikään kuin jätetään oman onnensa nojaan, kunnes taas laaditaan uusi ennuste. Tämä on asia, joka selkeästi kaipaisi ryhtiliikettä”, Tihilä huomauttaa.
Yleisimmin ennusteita päivitetään kuukausittain. Näin tekee noin 45 prosenttia tutkimukseen vastanneista yrityksistä eikä tässä ole vuosien aikana tapahtunut suurta muutosta. Toiseksi yleisintä on päivittää raportteja kvartaaleittan (21 %) tai epämääräisesti ”tarpeen tullen” (11 %).
”Myös ennusteiden laadinnassa, kuten muussakin taloushallinnossa olisi hyvä kiinnittää huomiota jatkuvaan kehittämiseen ja parannuksiin. Teknologia kehittyy ja tuo uusia mahdollisuuksia ja apuja myös taloushallintoon, mutta myöskään inhimillisiä tarpeita ei tule unohtaa. Koulutuksen avulla ennusteista ja muista talousasioista vastaavia henkilöidä voidaan motivoida omaan työhön uusien työkalujen ja prosessien helpottaessa heidän työtään ja antaen heille usein mahdollisuuden keskittyä hieman vaativampiin ja suurempiin kokonaisuuksiin. Hyvin rakennetut järjestelmät mahdollistavat järkevän ajankäytön, kun aikaa ei kulu raporttien laadintaan vaan tulosten analysointiin ja näiden analyysien rakentavaan kommunikointiin”, huomauttaa Tihilä.
Luotettavan ennusteen esteet
Tarkkojen ja paikkaansa pitävien ennusteiden laadinta ei ole täysin yksinkertaista ja niiden tarkkuuteen vaikuttaa moni yksittäinen asia. Suurimmaksi luotettavan ennusten esteeksi (46 %) koettiin toimintaympäristön jatkuva muuttuminen. Ennusteen laadintaa vaikuttaa myös se, että 40 prosenttia kertoi heidän ongelmakseen ennustamisprosesseihin osallistuvien henkilöiden osaamisen ja sitoutumisen olevan puutteellista. Muiksi esteiksi lueteltiin osaoptimointi ja spekulointi (32 %), esimerkiksi liian pessimistiset tai optimistiset ennusteet ja käytettävissä olevien järjestelmien tai työkalujen heikko toimivuus (30 %).
Rullaava ennustus ja skenaariot
Hieman alle puolet vastanneista (42 %) kertoi tehneensä konkreettisia uudistuksia joko oman yrityksen ennusteprosessiin tai ennustetyövälineisiin viimeisen vuoden aikana. Vastaajat kertoivat muun muassa, että ohjelmistojen vaihto on tehnyt seurantatiedosta tarkempaa. Lisäksi uudistukset koskevat usein joko prosesseja tai niiden säännönmukaisuuksia. Myös rullaavan ennusteen käyttöönotto koettiin hyödylliseksi niissä yrityksissä, joissa se oli käytössä. Kuitenkin yli puolet (52 %) vastaajista ei käytä rullaavaa ennustamista ja vain 6 prosentilla oli aikomus ottaa se käyttöön ennusteiden laadinnassa. Moni (39 %) kuitenkin käyttää sitä budjetoinnin rinnalla ja kolme prosenttia on korvannut budjetoinnin rullaavalla ennustamisella. Vastaajaorganisaatioista 38 prosenttia joko käytti tai oli ottamassa käyttöön skenaariot osana ennustamista.
1Järjestyksessään viidenteen ennustamisen kyselyyn vastasi 244 taloushallinnon ammattilaista: controlleria, talous- tai laskentapäällikköä, CFO:ta tai kirjanpitäjää. Vastaajien joukossa oli pieniä, keskisuuria ja suuria yrityksiä. 25 prosenttia vastaajayrityksistä oli suuria (yli 1000 työntekijää, liikevaihto yli 200 miljoonaa euroa). Pörssiyrityksiä oli vastaajista 20 prosenttia.
Lisätietoja:
Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj
puh. 040 480 7098
esa.tihila@basware.com
Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1,9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. www.basware.fi