Tiedote: Sisäministeriö laajentaa sähköistä asianhallintaansa EMC:n avulla

Maailman johtava tietoinfrastruktuuriyhtiö EMC on toimittanut sisäasiainhallinnolle kattavan sisällönhallinta-alustan kehittämään ministeriön asiakirjojen sähköistämistä ja digitaalista käsittelyä. Ratkaisun avulla sisäministeriö pystyy tehostamaan kuvien, videoiden ja äänitteiden hallintaa. Sisäministeriö hakee EMC Documentumin hankinnalla kustannussäästöjä ja prosessien tehostamista sekä maailmanluokan tietoturvaa.

Suomen valtio on sitoutunut tuottamaan entistä tehokkaampia julkisia palveluja digitaalisten hankkeiden avulla. Useat ministeriöt ovat vielä 2000-luvullakin hoitaneet asiakirjojen käsittelyä paperimuodossa. Sisäministeriöön ehti kertyä kilometrien mittaiset paperiarkistot. ”Haasteenamme oli löytää sähköinen ratkaisu valtavien paperimassojen käsittelyyn. Ratkaisun tuli täyttää myös tarkat lainsäädännölliset vaatimukset eri asiakirjatyyppien käsittelystä. Myös Kansallisarkiston vaatimukset sähköisen tietoaineiston pitkäaikaissäilytyksestä tuli ottaa huomioon. Kilpailutuksen perusteella päädyimme EMC:n Documentum-alustaan ja Fujitsun implementointipalveluihin”, sanoo projektipäällikkö Markku Kraft sisäasianministeriöstä. ”Tarkoituksenamme on alentaa hallinnollisia kuluja 3-4 prosenttia uuden teknologian avulla. Documentum-alusta edistää julkishallinnon pyrkimyksiä tehostaa toimintojaan ja lisätä tuottavuutta”, Kraft jatkaa. Ensimmäisessä vaiheessa käyttäjiä on noin 400, ja asiakirjoja kulkee järjestelmän läpi yli 20 000 vuodessa. Hankkeen valmistuessa käyttäjiä on tuhansia koko sisäasianhallinnon hallinnonalalla, johon kuuluu poliisi, hätäkeskuslaitos, rajavartiolaitos, maahanmuuttovirasto ja pelastusopisto. Sisäministeriön järjestelmän läpi kulkee vuosittain yli 70 erilaista prosessia. Ketteryytensä, joustavuuteensa ja skaalautuvuutensa johdosta Documentum soveltuu erinomaisesti monimutkaistenkin prosessien hallintaan. EMC:n sisällönhallintaratkaisua käyttää maailmanlaajuisesti 20 000 organisaatiota. ”EMC Documentum soveltuu kokemuksemme mukaan erinomaisesti julkishallinnon tarpeisiin. Sisäministeriön lisäksi esimerkiksi työ- ja elinkeinoministeriö on jo nyt vahvasti mukana Documentum-maailmassa. Nykyinen sopimus mahdollistaa käytön laajentamisen asian- ja asiakirjahallinnasta muillekin osa-alueille”, sanoo Account Manager Jaakko Kauppila Suomen EMC:ltä.