Varma keskitti eläkepäätösten tulostamisen ja lähettämisen

12.4.2012 – Eläkeyhtiö Varma halusi vapauttaa eläke- ja maksualueen asiantuntijoiden työaikaa keskitetyillä tulostuspalveluilla. Xerox kehitti asiakirjoille uuden, innovatiivisen työnkulun, joka tehostaa ja helpottaa asiantuntijoiden työtä. Nyt eläke- ja maksupäätösten sekä muiden asiakaskirjeiden tulostus, kuoritus ja lähetys tapahtuvat Xeroxin tarjoaman palvelun avulla automaattisesti ja turvallisesti.

Aikaisemmin Varman asiantuntijat tulostivat asiakkaiden eläke- ja maksupäätökset sekä asiakaskirjeet pienillä henkilökohtaisilla pöytätulostimilla heti asiakirjan valmistumisen jälkeen. Tästä koitui sekä kustannuksia että turhaa ympäristörasitetta.

“Entiset työskentelyprosessit olivat tehottomampia ja aikaa vieviä. Asiantuntijoilla oli pöydällään tulostin, joka vei tilaa ja oli myös suhteellisen äänekäs. Tulostamisen jälkeen päätös piti vielä kuorittaa ja postittaa. Nyt asiantuntijoiden työpanos voidaan vapauttaa tältä osin. Lisäksi Xeroxin tulospalvelut mahdollistavat myös ajasta ja paikasta riippumattoman etätyön tekemisen”, kertoo Varman eläkepalvelujohtaja Tommi Heinonen.

Asiakirjakäsittelyn tehostamiseksi aloitettiin projekti, jonka tarkoituksena oli tuottaa innovatiivinen ja tehokas työnkulku asiakirjojen käsittelyyn. Yhteistyön tuloksena syntyi täysin uudenlainen ratkaisu, jossa kootaan päivän päätteeksi yhdelle serverille kaikki sen päivän aikana käsitellyt päätökset ja asiakaskirjeet. Sovitun kellonajan jälkeen jono suljetaan. Lopuksi Xerox tulostaa päätökset, kuorittaa ne ja toimittaa postitukseen vielä saman päivän aikana.

“Projektin suurin haaste oli siinä, että erilaisia asiakastulosteita on paljon ja se, että eri liiketoimintaosastojen tarpeet ja toiveet aikatauluille vaihtelivat. Vaiheittainen siirtyminen yhtenäiseen toimintatapaan sujui kuitenkin vaivattomasti”, toteaa Heinonen.

Eläkevakuutustoiminta on suurten volyymien liiketoimintaa, jossa keskitetyt ratkaisut tuovat usein skaalaetuja. Xeroxin ja Varman yhteistyö käynnistyi jo noin kymmenisen vuotta sitten Varman keskitetyn tarvepainon ulkoistamisella sekä kerroksissa sijaitsevien monitoimilaitteiden toimittamisella ja ylläpidolla. Xeroxin pyörittämä digipaino toimii tarvepainona esitteille, kutsuille ja muille painotuotteille. Tämä on mahdollistanut Varman oman keskusvaraston alasajamisen. Tämän lisäksi myös tulostamisen tietoturvaa on kehitetty muun muassa toimistotulostamisen henkilökohtaisilla tunnuksilla sekä Follow-YouTM-tulostuksella.

“Kehitystyötä palveluiden osalta tehdään saumattomasti yhdessä ja palvelua sekä siihen liittyviä teknologioita muokataan esiin tulleiden tarpeiden mukaisesti. Tavoitteena oli selkeyttää asiakirjahallinnan prosessia ja siinä on onnistuttu hienosti”, sanoo Xeroxin palvelupäällikkö Sari Raak.

“Asiantuntijoiden työ on nyt merkittävästi helpompaa ja tehokkaampaa, ja he voivat keskittyä oleelliseen eli asiakkaiden palvelemiseen ”, summaa Heinonen.

Lisätietoja:

Lassi Vihersaari, maajohtaja, Xerox Global Services, Xerox Oy, puh. 040 586 9299, lassi.vihersaari@xerox.com

Tommi Heinonen, eläkepalvelujohtaja, Suunnittelupalvelut, Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma, tommi.heinonen@varma.fi puh. 040 700 9983

Xerox Oy

Xerox Oy on osa Xerox Corporatiota, joka on maailman johtava liiketoimintaprosessien ja dokumenttien hallinnan ratkaisuja tarjoava yhtiö. Yhtiön liikevaihto vuonna 2011 oli noin 23 miljardia dollaria. Xeroxin tarjoamat teknologiat, asiantuntemus sekä palvelut tuovat kaikenkokoisille yrityksille keinon tehostaa ja yksinkertaistaa toimintojaan sekä mahdollisuuden keskittyä omaan liiketoimintaansa. Xerox Corporationin pääkonttori sijaitsee Yhdysvaltojen Norwalkissa. Xerox tarjoaa ratkaisuja liiketoimintaprosessien ulkoistuksiin ja asiakkuuksien hallintaan sekä yksityiselle että julkiselle sektorille

maailmanlaajuisesti. Lisäksi yhtiö tarjoaa markkinoiden johtavia asiakirjateknologioita,palveluita, ohjelmistoja sekä tarvikkeita graafisen alan ja toimistotulostamisen tarpeisiin.Xeroxin 140 000 työntekijää palvelevat asiakkaita yli 160 maassa. Xerox Europella on tuotanto- ja logistiikkatoimintoja Irlannissa, Isossa-Britanniassa ja Alankomaissa. Xeroxin Euroopan tutkimus- ja tuotekehityskeskus sijaitsee Ranskan Grenoblessa. Xerox Oy markkinoi Suomessa Xeroxin tuotteita, ratkaisuja ja palveluita sekä niihin liittyviä tarvikkeita ja ohjelmistoja.

Lisätietoja Xeroxista saat osoitteesta www.xerox.fi