Verkkolasku ei ole enää vain suuryritysten oikeus ja mahdollisuus
1.11.2012 - Yritysmaailmassa ja taloushallinnossa paperi merkitsee haaskattua aikaa ja rahaa. Suuret yhtiöt ovat jo ehtineet tarttua ongelmaan, mutta pienissä ja keskisuurissa yrityksissä riittää vielä petrattavaa. Moni suuri yhtiö yrittääkin nyt saada toimittajiaan mukaan verkkolaskun aikakauteen. Kun pienetkin yritykset siirtyvät verkkolaskujen lähettäjiksi ja vastaanottajiksi, pystyvät kaikenkokoiset yritykset tehostamaan taloushallintoaan sähköistämällä ja automatisoimalla sitä. Aikaisemmin kallis hinta ja epäsopiva tarjonta ovat jarruttaneet PK-yritysten taloushallinnon modernisointia. Nyt saatavilla on myös pienille yrityksille sopivaa tarjontaa.
”Ajan sekä tarvittavan osaamisen tai resurssien puute ovat olleet suurimmat syyt siihen, miksi PK-yritykset ovat jarrutelleet verkkolaskuun siirtymistä. Tämä on täysin ymmärrettävää ja korjausliike saadaan aikaan vain jos yrityksille tarjotaan aidosti sellaisia ratkaisuja, joihin heillä on sekä varaa että resursseja. Vastuu on siis myös palveluntarjoajilla”, toteaa Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
Helppo, tehokas ja vihreä
Lähettäjälleen verkkolasku on äärimmäisen helppo, sillä lasku lähtee matkaan nappia painamalla. Myös vastaanottajalle verkkolasku on vaivaton, sillä se saapuu ostolaskujärjestelmään automaattisesti käsin koskematta. Lisäksi verkkolaskun hiilijalanjälki on vain murto-osa paperilaskun tuottamasta ympäristökuormituksesta.
”Verkkolaskujen lähettäminen on selkeästi vähentänyt paperilaskujen tulostamista. Lisäksi verkkolaskun lähettäminen on vähintään yhtä helppoa kuin perinteisen paperilaskun, koska laskua ei tarvitse enää tulostaa ja postittaa. Samalla säästämme myös postimaksuissa”, kertoo Helsingin Alppilassa sijaitsevan Painoryhmä Oy:n Sirpa Lehtonen.
Painoryhmä lähettää verkkolaskuja niitä haluaville ja vastaanottaville asiakkailleen. Palvelun käyttöönotto edellytti laskutiedostojen muokkaamista ja tallentamista PDF-muotoon, jotta ne pystyttiin käsittelemään ja muuntamaan verkkolaskuiksi palvelua tarjoavalla Baswarella.
”Eniten arvelutti se, kuinka vaikeaa verkkolaskujen lähettäminen on. Pelko osoittautui aiheettomaksi. Siirtyminen verkkolaskun lähettäjäksi ei ollut vaikeaa, hieman tarvitsimme atk-henkilön työpanosta, mutta käyttäjän kannalta kaikki sujui helposti ja nopeasti”, toteaa Lehtonen.
Suomessa suhtautuminen positiivista, ulkomailla harataan vielä vastaan
Wermundsen ja sen kolme Suomessa olevaa tytäryhtiötä siirtyivät ostolaskujen vastaanottoon verkkolaskuina viime vuoden marraskuussa. Sitä ennen kokemusta on kertynyt kolmen vuoden ajalta verkkolaskujen lähettämisestä.
”Suomalaiset toimittajat, joilla on verkkolaskujen lähettämismahdollisuus, kokevat asian myönteisenä. Ulkomaisten toimittajien kanssa vanhoista malleista on hankalampaa luopua, sillä heille verkkolasku on vielä vieraampi asia”, kertoo Wermundsen Oy:n talousjohtaja Liisa Boman.
Ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuina edellytti taloushallinnon ohjelmistoilta uudenlaisia valmiuksia. Samalla oli hyödyllistä tarkistaa laskujen käsittelyyn liittyvät prosessit ja käytännöt.
”Aloittaminen oli melko helppoa. Ne ongelmat, joita oli, liittyivät pääasiassa toiminnanohjausjärjestelmän puolelle. Hyödyt ovat selvät, tililöinnin sekä arkistoinnin nopeus ovat automatisoinnin myötä kehittyneet. Myös laskun hyväksyntäkierros on nyt aikaisempaa läpinäkyvämpi ja kirjausketjun seuraaminen helpompaa. Tämä näkyy suoraan ostolaskujen käsittelyssä säästyneenä työaikana sekä arkistointitilan tarpeen pienenemisenä”, kertoo Boman.
Verkkolaskutukseen liittyviin aiheisiin pureuduttiin Baswaren e-Invoicing Forum-tapahtumassa 31.10.2012, jossa verkkolaskua käsiteltiin erityisesti PK-yrityksien näkökulmasta katsottuna.
”PK-yritysten saaminen verkkolaskun ja automatisoitujen talousprosessien piiriin onkin tämän hetken kriittisin tekijä tehokkaan taloushallinnon lopulliselle läpimurrolle”, toteaa Tihilä.
Suomessa pienten yritysten verkkolaskutus kasvoi viime vuonna 15 prosenttiyksiköllä, mikä kertoo siitä, että tarjonta on nykyään myös pienille yrityksille sopivampaa. Jo olemassa olevia ratkaisuja on alettu soveltamaan myös pienten yritysten käyttöön esimerkiksi SaaS- ja pilvipalveluina.
Lisätietoja:
Esa Tihilä, toimitusjohtaja, Basware Oyj, puh. 040 4807 098, esa.tihila@basware.com
http://fi.basware.com/?elqPURLPage=1175
Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1.9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä.