Verkkolaskun käyttöönotto toisi julkishallinnolle vuosittain miljoonasäästöt
Espoo 18.6.2.2012 – Sähköiset ja automatisoidut laskujen käsittelyprosessit voivat tuoda organisaatioille jopa 60 - 80 prosentin kustannussäästöt verrattuna vanhanaikaisiin ja manuaalisesti käsiteltyihin paperilaskuihin, kertoo tutkimusyhtiö Billentiksen laatima E-invoicing 2012 -raportti1. Vaikka verkkolasku on viime vuosina yleistynyt maailmalla rajusti, riittää kirittävää vielä reilusti. Julkishallinnolla on merkittävä vaikutus kansalliseen verkkolaskun yleistymiseen suuren kauppakumppanimääränsä vuoksi. Säästöpaineissa painivat julkiset organisaatiot voisivat leikata vuosittaisia kulujaan miljoonilla euroilla vain siirtymällä verkkolaskuun ja tehostamalla taloushallintoaan.
Suomessa verkkolaskutuksen yleistymistä ovat ohjanneet vuoden 2010 alusta lähtien suurten yritysten ja valtionhallinnon linjaukset olla vastaanottamatta toimittajiltaan paperilaskuja. Tämä on pakottanut muun muassa valtion kanssa kauppaa käyvät yritykset päivittämään myös omat järjestelmänsä.
”Julkisen hallinnon keppi-menetelmä on ollut tehokas keino verkkolaskun yleistymiseen kansallisella tasolla. Billentiksen tutkimuksen mukaan maasta riippuen 45-65 prosenttia yrityksistä tekee kauppaa julkishallinnon kanssa lähettäen julkiselle sektorille valtavan määrän laskuja. Mikäli kaikki laskut olisivat sähköisiä, säästäisi julkishallinto miljoonia euroja vuosittain tehostuneen taloushallinnon ansiosta”, toteaa Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
Jokainen kansalainen tai talous saa vähintään yhden laskun vuodessa julkiselta puolelta. Raportissa arvioidaan myös, että vähintään kymmenen prosenttia yhden markkinan laskumäärästä muodostuu julkisen sektorin lähettämistä vai vastaanottamista laskuista. Billentiksen raportin mukaan eurooppalainen julkinen sektori voisi säästää paperilaskuista verkkolaskuun siirtymisellä jopa 40 miljardia euroa vuodessa.
Säästöä sekä saapuvista että lähtevistä laskuista
Verkkolaskuista syntyy säästöä myös niitä lähettävälle yritykselle. Suomen Valtiokonttorin ja muutamien suomalaisten yritysten arvion mukaan saapuva paperilasku maksaa vastaanottajaorganisaatiolle noin 30-50 euroa. Siirtymällä verkkolaskuihin ostolaskujen käsittelykustannus putoaa osaksi automatisoiduilla järjestelmillä kymmeneen euroon ja täysin automatisoiduilla järjestelmillä yhteen euroon. Billentiksen raportin mukaan yhden paperilaskun käsittelykulut lähettäjälle ovat noin 11 euroa ja verkkolaskun alle viisi euroa.
Raportin mukaan yksi ostoreskontran työntekijä pystyy käsittelemään 5 000 -15 000 paperista laskua vuodessa. Näin ollen yhden laskun henkilökulu on noin 5-15 euroa. Loput kulut muodostuvat paperiprosessien työnkulusta ja arkistoinnista. Paperisia laskuja arkistoidaan keskimäärin kuusi eri kappaletta erilaisiin tarpeisiin.
”Verkkolaskun saamiseksi kaikkiin valtion hallintoihin, virastoihin, maakuntiin, kuntiin ja kaupunkeihin liittyy haasteita, sillä näillä kaikilla on omat, varsin pirstaloituneet käytännöt. Julkishallinnolla on kuitenkin suurten laskumäärien vuoksi mahdollisuus vaikuttaa verkkolaskun yleistymiseen merkittävästi”, Tihilä opastaa.
Maailman johtavia verkkolaskumaita ovat Brasilia ja Meksiko. Maiden edelläkävijyys liittyy vahvasti hallitusten tekemiin linjauksiin. Myös Suomen, Norjan ja Espanjan suuri verkkolaskumäärä juontaa juurensa valtion virastojen tekemiin vaatimukseen, jonka mukaan toimittajien paperilaskut palautetaan lähettäjälleen.
Helsinki voisi säästää miljoonia
Kaupungeilla olisi erityisen hyvä mahdollisuus ohjata kansalaisiaan kohti verkkolaskutusta, sillä ne lähettävät asukkailleen useita erilaisia laskuja koskien esimerkiksi jätehuoltoa, sähköä, pysäköintiä tai terveydenhuoltoa. Raportin mukaan Helsingin kokoinen, noin 500 000 asukkaan kaupunki voisi säästää pelkästään verkkolaskuun siirtymisellä noin 15 miljoonaa euroa vuodessa. Sähköinen laskutus vaikeuttaisi myös monenlaista veronkiertoa tai harmaata taloutta ja kasvattaisi siten kaupungin tuloja.
EU mukana kehityslinjauksissa
EU on hyväksynyt verkkolaskut virallisiksi laskuiksi jo vuonna 2004. Tällä hetkellä Euroopan komission rahoittaman PEPPOL-hankkeen tavoitteena on mahdollistaa EU:n laajuinen verkkolaskujen ja muiden sähköisten hankintasanomien välitys yksityisten ja julkisten organisaatioiden välillä Euroopan markkinoilla. Hanketta on Suomen osalta koordinoinut valtiovarainministeriö ja Basware on toiminut hankkeen erityisasiantuntijana. PEPPOL varmistaa verkkolaskutuksen ja myös julkisten kilpailutusten paremman läpinäkyvyyden. Standardin käyttöönotto mahdollistaa hankinnasta maksuun -prosessien automatisoinnin, tehostaa taloushallintoa ja vähentää kustannuksia. Lisäksi myös Euroopan verkkolaskupalvelutarjoajien yhdistys EESPA on sopinut Helsingissä toukokuun lopussa pidetyssä kokouksessa yhteisistä pelisäännöistä siitä, kuinka eri operaattoreiden välinen yhteistyö toteutetaan. EESPA:n puheenjohtajana toimiva Tihilä arvioi pelisääntöjen helpottavan ja edistävän eurooppalaista verkkolaskutusta merkittävästi.
1 Bruno Koch. 2012. E-invoicing/ E-billing opportunities in a challenging market environment 2012. Tutkimukseen osallistui noin 15 000 yritystä ja yli 10 000 kuluttajaa. Basware on yksi tutkimuksen sponsoreista.
Lisätietoja:
Esa Tihilä, toimitusjohtaja, Basware Oyj, puh. 040 4807 098, esa.tihila@basware.com
Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1.9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä.