Yrityksillä on sekä tarve että halu tehostaa hankintojaan

- kustannusleikkuri kohdistettu epäsuoriin hankintoihin

Espoo, 26.9.2012 – Ohjelmistoyhtiö Baswaren teettämän hankintatutkimuksen mukaan lähes puolet kotimaisista yrityksistä aikoo lisätä hankintojen automatisointia ja sähköistystä seuraavan 12 kuukauden aikana. Tavoitteena on lisätä laskujen ja tilausten täsmäytystä sekä kategoriahallintaa ja sopimusten mukaista ostamista. Petraushalulle on syynsä – yli puolet täsmäyttää hankintansa edelleen manuaalisesti, kuudennes ei kontrolloi lainkaan ostolaskujensa täsmäävyyttä ja kolmannes ei tiedä, kuinka suuri osa laskuista täsmää tilauksiin.

Baswaren kolmatta kertaa teettämään kyselyyn vastasi 278 hankintatoimen ja talouden ammattilaista yksityiseltä sektorilta sekä julkishallinnosta. Kyselystä käy ilmi, että yrityksissä ja organisaatioissa on selvästi sekä tarvetta että halua hankintojen tehostamiseen.

”Yli puolet vastaajista kertoi, että heillä haetaan juuri nyt aktiivisesti säästökohteita nimenomaan epäsuorista hankinnoista. Samalla kerrottiin myös, että paine on viime vuodesta vain kasvanut. Ilman kunnollista kontrollia on säästötoimenpiteitä vaikea ohjata ja saavuttaa”, sanoo Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.

Avainroolissa kontrolli ja seuranta

Kyselyn perusteella voidaan todeta, että yrityksissä olisi tarvetta kiinnittää huomiota hankintaprosessien sujuvuuteen ja tehokkuuteen. Erilaisten järjestelmät ja ohjelmistot edesauttavat prosessien automatisoinnissa sekä kontrollin ja seurannan parantamisessa. Lisäksi tarvitaan koulutusta ja yhteisiä sääntöjä. Lähes puolet, 47 prosenttia vastaajista kertoi, että heillä aiotaan kehittää erityisesti kategorianhallintaan seuraavan kahden vuoden aikana, mutta 40 prosentilla ei ollut konkreettisia suunnitelmia kehittämiselle.

”Asiaan olisi selkeästi tarvetta paneutua, sillä neljännes vastaajista raportoi, ettei heillä tehdä kategorianhallintaa epäsuorien hankintojen osalta. Tämä on merkittävää, sillä yritysten hankinnoista epäsuoria on selvityksen mukaan suhteellisen paljon”, Tihilä kertoo.

34 prosenttia vastaajista kertoi, että hankinnoista epäsuoria on vähintään 40 prosenttia. 15 prosenttia ei osaa kertoa epäsuorien hankintojensa määrää.

Lähes puolessa (49%) yrityksissä on nimetty henkilö, joka vastaa epäsuorista hankinnoista sekä niihin liittyvien prosessien kehittämisestä. Myös epäsuorien ostojen hyväksymiskäytännöt on määritelty ja dokumentoitu 48 prosentissa vastaajayrityksissä.

”Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yli puolessa kyselyyn vastanneissa yrityksissä ei ole henkilöä, joka vastaa epäsuorista hankinnoista. Näissä yrityksissä myös seuranta ja hyväksyntä tökkivät. Yli viideosassa yrityksistä ostoja ei hyväksytä etukäteen ja lähes puolessa yrityksistä kustannuksia ei seurata keskitetysti vaan kustannuspaikkakohtaisesti. Neljännes ei tee kategoriahallintaa epäsuorien hankintojen osalta. Näin ollen yrityksistä puuttuu selkeä kuva hankintojen kokonaiskustannuksista sekä itse ostoista. Tämä lisää villiä ostamista”, Tihilä summaa.

Yleisimmin hankinnoista seurataan ja ohjataan keskitetysti tietotekniikkahankintoja(79%), kiinteistö- ja kunnossapitoa (58%) ja toimistotarvikkeita (66%) sekä liikematkustusta (62%).

Katalogiostaminen kasvussa – ohiostaminen edelleen yleistä

Katalogeista ostaminen oli viime vuoteen verrattuna kasvanut seitsemällä prosentilla ja nyt katalogeja hyödyntää 55 prosenttia vastaajista. Kuitenkin vain noin puolet (57%) kertoi, että katalogeista tehtäviä hankintoja on korkeintaan viidennes epäsuorista ostoista . Ainoastaan yksi prosentti vastaajaorganisaatioista tekee yli 80 prosenttia ostoistaan katalogeista. Suurin osa toimittajista tarjoaa tuotekataloginsa omien ekstranet-sivustojensa kautta.

Pienissä alle sadan henkilön yrityksissä epäsuorista hankinnoista ainoastaan kuusi prosenttia ostaa 61 -80 prosenttia tarvitsemistaan hankinnoista sopimustoimittajilta.

”Ohiostaminen vaikuttaakin olevan yleisintä nimenomaan pienissä yrityksissä. Syitä ohiostamiselle ovat vastaajien mukaan se, ettei henkilökuntaa ole koulutettu hankintajärjestelmiin ja prosesseihin sekä se, että tilaajat kokevat, että muiden kuin sopimustoimittajien tarjoamat hinnat ovat edullisempia”, kertoo Tihilä.

Hankintasopimusten noudattamatta jättäminen ja ohiostaminen kuitenkin aiheuttavat yrityksissä merkittäviä ongelmia ja kustannuksia. Ohiostaminen voi muun muassa vaikeuttaa yrityksen neuvotteluja parempien sopimusten puolesta ja tämä taas korottaa hankintakustannuksia. Lisäksi kauppakumppaneiden suuri määrä aiheuttaa lisätyötä. Tähän on havahduttu myös yrityksissä, joista yli puolet (53%) aikoo seuraavan kahden vuoden aikana lisätä sopimuksiin kohdistuvaa ostamista.

Täsmäytys yleinen ongelma

Tehokkaassa ja modernissa hankintaosastossa ei tulisi tehdä hidasta ja kallista manuaalista työtä, vaan prosessit kulkevat sähköisesti ja automatisoituina. Tutkimukseen vastaajien mukaan ostotilauksista lähes puolet (45%) lähetetään sähköpostilla. Toiseksi yleisin tapa on tilata sähköisellä tilauksella suoraan tilausjärjestelmästä (32%). Puhelimitse tilauksista tehdään kuusi prosenttia, faksilla viisi ja paperilla enää vain kolme prosenttia.

”Tämä kertoo hyvin siitä, että vanhanaikaisista tilaustavoista ollaan vihdoin pääsemässä eroon ja se on äärimmäisen hyvä asia. Petraamista kuitenkin löytyy vielä reilusti tilausjärjestelmien yleistymisen lisäksi muun muassa tilauslaskujen täsmäytyksissä. Se olisi monelle yritykselle nyt seuraava hyödyllinen askel”, Tihilä neuvoo.

Vastaajayrityksistä 35 prosenttia kertoi, että lasku ja tilaus täsmäytyvät automaattisesti. Manuaalista täsmäytystä käytti kuitenkin vielä 51 prosenttia. Kuusitoista prosenttia kertoi huolestuttavan tiedon, etteivät ne lainkaan kontrolloi tilauksen ja laskun vastaavuutta. Vajaa kolmannes vastaajista ei edes tiedä kuinka suuri osa laskuista täsmää tilauksiin.

”Meitä kiinnosti tietenkin tietää, miksi tilausten täsmäytys ei yrityksissä onnistu. Vastaajat kertoivat, ettei heillä joko ole ostoista sähköisiä tilauksia järjestelmässään tai ettei ostoista ole tilauksia. Tämä aiheuttaa merkittäviä hankaluuksia yritysten kassavirran seuraamiseen ja ennustamiseen sekä läpinäkyvyyteen. Ilmeisesti tämä on nyt huomattu myös yrityksissä, sillä vastaajista 47 prosenttia aikoo lisätä tilauksen ja laskun täsmäytyksen automaatiota seuraavan kahden vuoden aikana. Talousjohtajat ovat ymmärtäneet tehokkaan hankinnan merkityksen yrityksen toimintakyvylle”, Tihilä toteaa.

Lisätietoja:
Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj, puh. 040 480 7098, esa.tihila@basware.com

Järjestyksessään kolmas kysely toteutettiin kesä-elokuussa 2012 ja siihen vastasi 278 hankintatoimen ja talouden ammattilaista yksityiseltä sektorilta sekä julkishallinnolta. Epäsuoralla hankinnalla tarkoitetaan kyselyssä selkeää epäsuoraa hankintaa, kuten toimistotarvikkeita, IT-hankintoja ja palveluita. Lisäksi se tässä yhteydessä tarkoittaa muuta tuotannollista hankintaa, kuten laitteita ja kunnossapitoa.

Basware

Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun-  ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1,9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon.  Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. www.basware.fi