Yritysten laskujenkäsittely perustuu edelleen vahvasti paperiin
Espoo 14.11.2012 – Ohjelmistoyhtiö Baswaren teettämän maailmanlaajuisen verkkolaskututkimuksen mukaan yli puolet kansainvälisistä yrityksistä käsittelee laskunsa edelleen perinteisin paperipohjaisin prosessein. Pitäytyminen laskujen skannauksessa ja manuaalisissa prosesseissa estää yrityksiä muun muassa saavuttamasta parempaa kassavirtanäkyvyyttä. Verkkolaskun maailmanlaajuinen yleistyminen on kuitenkin kiistatta käynnissä.
Kansainväliseen tutkimukseen1osallistuneista yrityksistä 53 prosenttia kertoo edelleen skannaavansa paperilaskut itse sähköiseen muotoon. PDF pitää vielä vahvasti pintansa laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen muotona. Neljäsosa vastanneista ei digitalisoi ostolaskujaan laisinkaan.
”Tutkimus osoitti, että 81 prosenttia laskuista skannataan laskujen käsittelyprosesseja varten. Vain 26 prosenttia suurista yrityksistä on ulkoistanut ostolaskujensa skannaamisen sähköiseen muotoon. PK-yrityksillä vastaava luku on vain 11 prosenttia. Tällainen toimintatapa kuormittaa yritysten taloushallintoa valtavasti. Laskujen skannaaminen ja tietojen manuaalinen syöttäminen taloushallinnon järjestelmään on hidasta, virhealtista ja tehotonta. Lisäksi se viivästyttää laskujen käsittelyä ja vaikuttaa negatiivisesti yritysten kassavirtanäkyvyyteen”, toteaa Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
Laskuja tulostetaan paperille edelleen yllättävän paljon – 69 prosenttia yrityksistä tulostaa laskunsa itse. Ne yritykset, jotka käyttävät edistyneempiä tapoja, kuten lähettävät XML-muotoisia verkkolaskuja tai käyttävät erilaisia sähköisiä järjestelmiä ja portaaleita tai hyödyntävät kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita, ovat todennäköisimmin ulkoistaneet laskujensa tulostamisen.
PDF edelleen yleisin ”verkkolasku”
Yleisin tapa vastaanottaa sähköisiä laskuja on edelleen sähköpostiviestin liitteenä oleva laskun PDF-kuva. Vastanneista 58 prosenttia kertoi vastaanottavansa laskuja PDF-muodossa. Vaikkakin tämä on edistystä paperilaskuun verrattuna, on siitä vielä pitkä matka automatisoituun taloushallintoon. Ne, jotka lähettävät paljon PDF-laskuja, myös vastaanottavat niitä runsaasti. 79 prosenttia yrityksistä, jotka lähettävät laskuja PDF-muodossa myös vastaanottavat laskuja sähköpostilla PDF:inä.
Kehittyneempiä tapoja ja automaatiota hyödyntävät yritykset kertoivat saavuttavansa hyötyjä, joita PDF-laskuja lähettävät ja vastaanottavat yritykset eivät saaneet. PDF:iä kehittyneempiä sähköisen laskun muotoja käyttäneistä vastaajista yli puolet (56 %) kertoi laskujenkäsittelyn kustannusten pienentyneen sähköisen laskun myötä. Lisäksi heistä 38 prosenttia kertoi laskujen virheiden vähentyneen, kun PDF-laskuja käyttävillä vastaava luku oli 28 prosenttia.
Verkkolaskun esteet vähenemässä
Huolimatta kehittymättömien, manuaalisiin prosesseihin johtavien sähköisen laskun muotojen yleisyydestä tutkimus osoittaa, että edelliseen vuoteen verrattuna verkkolaskun yleistymisen esteiden koetaan pienentyneen. Toimittajien haluttomuus verkkolaskujen lähettämiseen on pienentynyt viime vuoden 46 prosentista 26 prosenttiin.
”Yritykset ymmärtävät aikaisempaa paremmin aidon verkkolaskun hyödyt ja suhtautuvat siihen nykyään entistä myönteisemmin. 28 prosenttia yrityksistä, joilla oli käytössään nykyaikainen laskutusjärjestelmä, kertoi että verkkolaskulla on ollut positiivinen vaikutus asiakassuhteisiin”, Tihilä sanoo.
Sähköistä laskua osto- ja/tai myyntilaskuissa käyttävien yritysten osuus kasvoi viime vuoden 59 prosentista 73 prosenttiin.
”Yritykset ovat aikaisempaa paremmin perillä verkkolaskun mukanaan tuomista hyödyistä. Tärkeimmäksi eduksi vastaajat mainitsivat laskutuksen nopeutumisen. Toiseksi tärkeimmäksi hyödyksi nousi laskutuskustannusten pienentyminen”, Tihilä kertoo.
Pienet vastaan suuret yritykset
Vertailu pienten yritysten ja suurten yhtiöiden välillä nosti esiin suomalaistenkin yritysten keskuudessa todettuja eroja. Verkkolaskutietoisuus on riippumaton yrityksen koosta. Sen sijaan käyttöönoton syissä on eroja. Pienet, alle 100 hengen yritykset näkevät suurimmaksi syyksi verkkolaskuun siirtymiseksi asiakkaiden vaatimukset. Pienistä yrityksistä 61 prosenttia kertoi tämän olevan suurin motivaattori, kun suurista, yli 1000 hengen yrityksistä vain 34 prosenttia koki asian samoin. Asiakkaiden vaatimuksista huolimatta monilla PK-yrityksillä ei ole valmiuksia verkkolaskujen lähettämiseen. Suurista yrityksistä 70 prosentilla oli verkkolaskun lähettämisvalmiudet, mutta pienemmillä vain 42 prosentilla.
”Tästä syystä on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että PK-yrityksille tarjotaan ratkaisuja, jotka ovat heille sopivia ja joita heillä on mahdollisuus hankkia sekä rahalliset että muut resurssit huomioon ottaen”, Tihilä huomauttaa.
Tutkimuksen mukaan verkkolaskuadaptaatiota ajaa ekosysteemiefekti, joka tarkoittaa käytännössä sitä, että yhä useammat yritykset huomaavat verkkolaskun hyödyttävän sekä heitä itseään, mutta myös heidän kumppaneitaan, tavarantoimittajiaan ja asiakkaitaan kustannusten alenemisen sekä virheiden vähentymisen myötä. Suurten yhtiöiden suuret asiakas- ja kumppanimäärät jouduttavat verkkolaskun ja yhteisen verkoston yleistymistä. Lisäksi verkkolaskua koskevien lakien ja säädösten muutokset, parannukset verkkolaskun käyttöönottoratkaisuissa sekä yleinen valistuneisuus lisäävät verkkolaskua käyttävien yritysten ja siten myös verkkolaskujen määrää. Verkkolaskuekosysteemin uskotaan olevan käännekohdassa 2014 -2015, jolloin suurin osa yrityksistä on jo siirtynyt edistyneempiin verkkolaskuratkaisuihin.
”Verkkolaskun yleistyminen on vauhdikasta, mutta kuten tutkimus osoittaa, monet yritykset luottavat yhä manuaalisiin prosesseihin. Hyvä uutinen on se, että ekosysteemiefekti alkaa jo näkyä tuloksina, kun yritykset omaksuvat uusia toimintatapoja kauppakumppaneidensa ja muiden sidosryhmiensä rohkaisemina. Tämäkin tutkimus todistaa, että verkkolaskun hyödyt koskettavat sekä pieniä että suuria yrityksiä. Uskomme, että verkkolaskun yleistyminen jatkuu ja vuosi 2014-2015 tulee olemaan käännekohta, jolloin edistyneet automatisoidut verkkolaskuratkaisut ovat laajasti käytettyjä”, Tihilä ennustaa.
1Tutkimukseen osallistui 908 taloushallinnon ammattilaista Iso-Britanniasta, Yhdysvalloista, Ruotsista, Norjasta, Saksasta ja Suomesta. Tavoitteena oli kartoittaa verkkolaskukäytäntöjä kaikenkokoisissa yrityksissä, sekä verkkolaskun adaptaatiota ja yleisyyttä. Tutkimuksen toteutti Institute of Financial Operations (IFO) yhteistyössä Baswaren kanssa ja se tehtiin nyt toisen kerran.
Lisätietoja: Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj
puh. 040 480 7098
esa.tihila@basware.com
Basware
Basware on maailman johtava pilvipalveluihin perustuvien verkkolasku-, hankinnasta maksuun- ja talousohjausratkaisujen toimittaja. Yhtiön ratkaisuilla on yli miljoona käyttäjää yli 60 maassa. Basware B2B Cloud -ekosysteemissä toimivat ratkaisut ja palvelut mahdollistavat ostajien ja myyjien avoimen ja turvallisen sähköisen asioinnin maailmanlaajuisesti. Ekosysteemi kokoaa yhteen yli 1,9 miljoonaa osto -ja myyntiorganisaatiota. Ratkaisut on suunniteltu vastaamaan kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeita ja niissä on sisäänrakennettuna Baswaren pitkäaikainen talousprosessiosaaminen yhdistettynä älykkäisiin pilvipalveluihin ja avoimeen verkkoon. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra- ja laskutusprosessejaan, saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, parantaa kassavirran ennustettavuutta sekä tiivistää asiakas-toimittajasuhteita. Ratkaisut ovat saatavilla paikallisesti asennettuna, SaaS-palveluna tai prosessiulkoistuksena Euroopassa, USA:ssa sekä Aasia ja Tyynenmeren alueella joko Baswaren omista toimipisteistä tai laajan kumppaniverkoston kautta. Baswaren osake noteerataan NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. www.basware.fi