Vuosikertomuksen teko verkkoon — uusi työkalu helpottamaan prosessia

Viestintätoimisto House of PR on tutkinut vuosikertomusprosessia ja kehittänyt yhdessä Trainers’ Housen kanssa uuden ajan vuosikertomusratkaisun. Ratkaisun tavoitteena on tehostaa sekä vuosittain tehtävän julkaisun että erillisen verkkojulkaisun tuotantoprosessia. Selainpohjaisella vuosikertomustyökalulla on mahdollista muuttaa yritysten jokavuotinen vuosikertomuksen teko sujuvaksi ja kontrolloiduksi prosessiksi, joka säästää aikaa, rahaa ja vaivaa. Vuosikertomus on pörssiyhtiön käyntikortti ja tiedonlähde tärkeille kohderyhmille; sijoittajille, analyytikoille, taloustoimittajille ja asiakkaille. - Verkkovuosikertomuksesta puhuttaessa mietitään usein, miten painettu vuosikertomus tai esite saadaan kätevästi verkkoon. Lähdimme kehittämään työkaluamme siitä lähtökohdasta, miten vuosikertomusprosessi hoidetaan digitaalisesti. Lopputuloksena on aito, selailtava verkkovuosikertomus ja tarvittaessa koko paketti voidaan esitaitettuna toimittaa painettavaksi. Halusimme lähestyä asiaa toisin ja hyödyntää digitaalisia työkaluja; päivittää tavan tehdä vuosikertomuksia tälle aikakaudelle, House of PR:n viestinnän konsultti ja perustaja Ulla Koivula kertoo. - Ihmisten välisen työn tuottavuuden lisääminen on seuraava kehitysaskel yritysmaailmassa. Meidän tehtävämme on vapauttaa asiakkaidemme aikaa strategiselle ahkeruudelle. Yritysten vuosikertomusprosessi on yleensä raskas, ja työn määrä suuri. On välttämätöntä löytää fiksumpia tapoja tuottaa tehokkaammin relevanttia tietoa yrityksen kohderyhmien käyttöön, Trainers’ Housen viestintä- ja markkinointijohtaja Minna Varajärvi toteaa. Kyse on vuosikertomuksia tekevien yritysten vuosikertomuksen tuotantoprosessin kokonaishallinnasta ja siihen liittyvästä modernista verkkojulkaisusta. Työkalun käyttäjinä toimivat yritysten vuosikertomuksen tekoon osallistuvat henkilöt sekä ulkoiset yhteistyökumppanit, esimerkiksi viestintä- tai mainostoimistot. Selainpohjaisella vuosikertomuskoneella voidaan kerätä ja muokata vuosikertomukseen tarvittava materiaali. Vuosikertomuksen sisältöä voidaan muokata työkalulla projektiryhmän kesken vaivattomasti. Työkalu auttaa projektiryhmän jäsenien kommunikoinnissa, tehtävien ja aikataulujen asettelussa, niiden pidossa ja raportoinnissa. Tämän lisäksi valmis vuosikertomus voidaan julkaista aitona selailtavana verkkoversiona sekä konvertoida se vakiomuotoiseksi jo esitaitetuksi PDF-tiedostoksi. Materiaali voidaan myös helposti paketoida ja toimittaa painettavan julkaisun jatkokäsittelyä varten. - Tämä on työkalu, jonka avulla vuosikertomukset, esitteet ja asiakaslehdet voidaan prosessoida nykyajan digitaalisia työvälineitä käyttäen, Koivula kommentoi.