Verkkolasku säästää aikaa ja kustannuksia

Paperilaskut jäänevät pian historiaan. Yritykset haluavat tehostaa toimintaansa ja verkkolaskun avulla ne pystyvät säästämään aikaa ja kustannuksia. Kun verkkolaskun käyttöönotto saadaan kunnolla käyntiin ja verkkolaskuoperaattoreiden ja muiden toimijoiden ohjelmat keskustelemaan keskenään, paperilaskuja tuskin enää kaivataan. Tämä on verkkolaskuun siirtyneiden yritysten pääviesti.

Kauppakamarit järjestivät viime vuonna 20 paikkakunnalla verkkolaskua koskevia Viisas valitsee verkkolaskun -tilaisuuksia, joissa alan palveluntarjoajat Basware, Itella ja Nordea kertoivat verkkolaskuun siirtymisestä ja sen hyödyistä. Tilaisuuksiin osallistui noin 800 yritystä, joista noin 200 vastasi Keskuskauppakamarin tekemään kyselyyn. Vastanneista yli puolet koki verkkolaskun toimivan hyvin tai erittäin hyvin. Noin 90 prosenttia kyselyyn vastanneista oli PK-yrityksiä.

Yritykset kiittävät palautteessaan erityisesti sitä, että verkkolaskuun siirtyminen säästää aikaa ja kustannuksia. Verkkolaskun myötä monia mekaanisia työvaiheita jää pois ja laskujen tiedot välittyvät automaattisesti yrityksen tietojärjestelmiin. Vastanneista yrityksistä reilusti yli puolet lähettää verkkolaskuja ja vastaavasti verkkolaskuja vastaanottaa puolet kyselyyn vastanneista.

Sähköinen ostolaskujen kierrätys on käytössä noin kolmanneksella vastanneista ja sähköisten matkalaskujen käyttöön on siirtynyt 15 prosenttia kyselyyn vastanneista yrityksistä.

- 100 laskua kuukaudessa lähettävä laskuttaja voi hyötyä noin 62 euroa kuukaudessa verrattuna paperilaskutukseen. Verkkolalskutuksesta suoraan saatava taloudellinen hyöty perustuu pienyrityksissä useimmiten omien asiakkaiden parempaan palveluun - erityisesti suuret yritykset ja julkinen taho kun pyytävät toimittajiltaan verkkolaskuja, sanoo kehitysjohtaja Pasi Ketonen Itellasta.

- Verkkolasku yleistyy nyt vauhdilla myös kuluttajalaskutuksessa. Verkkolasku helpottaa maksamista ja vähentää siten laskuttajalle tarvetta maksukehotuksiin. Laskuttajalla säilyy myös näkymä koko laskutusprosessiin, sillä laskuttaja voi myös saada operaattoriltaan tiedon, onko lasku saatu toimitettua asiakkaan palveluun. Lisäksi verkkolasku takaa maksutietojen oikeellisuuden. Näin verkkolasku tuo huomattavia säästöjä myös kuluttajalaskutuksessa”, toteaa tuotepäällikkö Henna Sopanen Nordeasta.

Suuruuden ekonomia

Verkkolaskun toimivuudesta oltiin kauppakamareiden järjestämissä tilaisuuksissa myös toista mieltä. Edelleen paperilasku-ajassa elävistä yrityksistä runsas 38 prosenttia kokee verkkolaskun hyötyjen olevan vähäisiä suhteessa paperilaskuihin.

Suurilla yrityksillä on paremmat valmiudet selvittää verkkolaskun tuomat taloushallinnolliset vaikeudet. Pienemmissä yrityksissä toivotaan konkreettisia laskelmia siitä, millaisilla tositemäärillä verkkolaskuun kannattaa siirtyä. Myös ohjelmistojen uusiminen on iso investointi. Jos taloushallintoa ei ole ulkoistettu, henkilöstöä ei useinkaan ole tarpeeksi hoitamaan verkkolaskutusta.  

Verkkolaskuun siirtymistä on lykätty myös siksi, että uusien ohjelmien käyttöönottoprosessi on koettu hankalaksi (29 %). Jotkut yritykset olivat kokeneet verkkolaskutusputken toimivuudessa laskuttajalta ostajalle vielä puutteita. Verkkolaskutukseen kun vaikuttavat laskuttajan käyttämä ohjelmisto ja laskuttajan operaattori sekä ostajan vastaavat valinnat. Erityinen esiin noussut esimerkki oli verkkolaskun mukaan haluttavan liitteen kulkeminen verkkolaskutoimijoiden välillä. Yritykset kaipasivatkin myös Viisas valitsee verkkolaskun -tilaisuuksista konkreettisia esimerkkejä verkkolaskun käyttöönotosta ja myös siihen liittyvistä ongelmista.

Vaikka verkkolaskuihin ei oltaisikaan siirrytty, 23 prosentissa vastanneista yrityksen omaa verkkolaskuvalmiutta on ryhdytty kartoittamaan ja taloushallinnon ohjelmistopalveluja tarjoavien yritysten tarjontaan on tutustuttu. Monet verkkolaskuun epäilevästi suhtautuvista odottavat järjestelmien vakiintuvan ja päivittyvän ennen niihin siirtymistä.

Asiakkaat haluavat verkkolaskun

Verkkolaskuun siirtyminen on pitkälti tapahtunut siksi, että omat asiakkaat ovat niin halunneet.   Tämän ohella muita tärkeitä syitä verkkolaskuun siirtymiselle ovat asiakaspalvelun parantaminen, kustannussäästöt ja ympäristöystävällisyys. Myös yritysten halu olla kehityksessä mukana ja tehostaa omaa toimintaansa edistävät verkkolaskuun siirtymistä.

Viisas valitsee verkkolaskun -tilaisuuksiin osallistui noin 800 yritystä. Tähän liittyvään palautekyselyyn osallistui yli 200 yritystä. Niistä runsas 78 prosenttia työllistää alle 50 henkeä. Lähes 77 prosenttia yrityksistä toimii B2B-markkinalla ja 34 prosenttia B2C-markkinalla. Julkishallinnolle suunnattua liiketoimintaa oli 20 prosentilla yrityksistä.

Lisätietoja: Kehitysjohtaja Pasi Ketonen, Itella Oyj  (040 820 8808), tuotepäällikkö Henna Sopanen, Nordea (09 165 24860), markkinointipäällikkö Hannu Katila, Basware Oyj (09 879 171), asiamies Markku Lahtinen, Helsingin seudun kauppakamari (050 571 3564)