Kutsu LeadDesk Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

LeadDesk Oyj Yhtiötiedote 24.2.2022 klo 11.00

LeadDesk Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 28.3.2022 klo 10 Borenius Asianajotoimiston kokoustilassa osoitteessa Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki.

Koronaviruksen (Covid-19) aiheuttamasta pandemiasta johtuen LeadDesk ryhtyy varotoimiin voidakseen järjestää yhtiökokouksensa suunnitellusti 28.3.2022. Varotoimiin ryhdytään, jotta yhtiökokous voidaan pitää huomioiden osakkeenomistajien sekä niiden henkilöiden, joiden on välttämätöntä olla yhtiökokouspaikalla, terveys ja turvallisuus.

Koronaviruspandemian vuoksi yhtiökokous voidaan järjestää vain, jos kokouksen osallistujamäärä paikan päällä on niin vähäinen, että viranomaismääräyksiä noudatetaan. Tämän vuoksi yhtiö kehottaa osakkeenomistajia antamaan sen sijaan valtakirjan yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua hyödyntäen. Ohjeet valtakirjapalvelun käyttämiseksi on saatavilla tämän kutsun kohdassa ”Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat” sekä yhtiön verkkosivuilla osoitteessa https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/.

LeadDesk noudattaa kaikissa olosuhteissa paikallisten viranomaisten ohjeita. Yhtiökokoukseen ilmoittautuneilla osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata yhtiökokousta suoran verkkolähetyksen välityksellä. Verkkolähetyksen kautta kokousta seuraavan osakkeenomistajan ei kuitenkaan katsota osallistuvan yhtiökokoukseen eikä sitä kautta voi esittää puheenvuoroja eikä äänestää. Ohje verkkolähetyksen seuraamiseksi on saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/.

Lisätietoja ja ohjeet toisen henkilön valtuuttamisesta edustamaan osakkeenomistajaa valtakirjalla, verkkolähetyksen seuraamisesta sekä kysymysten lähettämisestä etukäteen ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/.

Yhtiökokouksessa noudatetaan seuraavia erityisjärjestelyitä yhtiön osakkeenomistajien ja henkilöstön terveyden suojelemiseksi ja turvallisuuden varmistamiseksi:

• Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan hyödyntämällä LeadDeskin tarjoamaa valtakirjapalvelua tämän kutsun ja yhtiön verkkosivuilla olevien ohjeiden mukaisesti.
• Osakkeenomistajat voivat lähettää etukäteen kysymyksiä yhtiön johdolle yhtiön verkkosivuilla olevien ohjeiden mukaisesti.
• Yhtiökokous ja kaikki esitykset, toimitusjohtajan katsaus mukaan lukien, pidetään lyhyinä ja vain vähimmäisvaatimukset täyttävinä.
• Yhtiön hallituksen ja johtajiston jäsenten osallistuminen rajoitetaan vähimpään mahdolliseen.
• Yhtiökokouksessa ei tarjoilla kahvia tai virvokkeita, järjestetä erityistä ohjelmaa tai jaeta mitään ylimääräistä.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Vuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen, mikä sisältää myös konsernitilinpäätöksen vahvistamisen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2021 vahvistetun taseen perusteella ei jaeta osinkoa ja jakokelpoiset varat jätetään omaan pääomaan.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallitus ehdottaa, että hallituksen palkkiot pidetään muuttumattomina ja että hallituksen jäsenille, jotka valitaan vuoden 2023 varsinaiseen yhtiökokoukseen kestävälle toimikaudelle, maksetaan näin ollen kuukausipalkkiot seuraavasti: hallituksen puheenjohtajalle 3 000 euroa ja hallituksen jäsenille 1 500 euroa. Hallituksen jäsenten matkakulut korvataan yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

Lisäksi hallitus ehdottaa, että tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle maksetaan kokouspalkkiota 1000 euroa per kokous ja jäsenille 500 euroa per kokous.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi viisi (5).

12. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitukseen valitaan uudelleen sen nykyiset jäsenet Petri Niemi, Antti Hovila, Eija Kuittinen, Petteri Poutiainen ja Emma Storbacka.

Jäsenten toimikausi jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.

Hallitukseen ehdolla olevien henkilöiden esittely ja osakeomistukset ovat nähtävissä LeadDesk Oyj:n internetsivuilla https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/ viimeistään 7.3.2022.

13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.

14. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan seuraavaksi toimikaudeksi tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. KPMG Oy Ab on ilmoittanut, että mikäli se valitaan yhtiön tilintarkastajaksi, KHT Miika Karkulahti toimii päävastuullisena tilintarkastajana.

15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään enintään 538 754 oman osakkeen hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä.

Hankittavien osakkeiden enimmäismäärä vastaa 10 % yhtiön kaikista osakkeista kokouskutsupäivän tilanteen mukaan. Päätöstä omien osakkeiden hankkimisesta ei kuitenkaan saa tehdä siten, että yhtiöllä ja sen tytäryhteisöillä hallussaan olevien omien osakkeiden yhteenlaskettu määrä olisi yli yksi kymmenesosa kaikista osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Osakkeet hankitaan muuten kuin osakkeenomistajien omistusten mukaisessa suhteessa Nasdaq Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä hankintahetken markkinahintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan.

Yhtiölle hankitut omat osakkeet voidaan pitää yhtiöllä, mitätöidä tai luovuttaa edelleen. Hallitus päättää muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä seikoista.

Hallitus ehdottaa, että valtuutus kumoaa yhtiön osakkeenomistajien aikaisemmin antamat käyttämättömät valtuutukset päättää omien osakkeiden hankkimisesta.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2023 asti.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n tarkoittamien osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä joko maksua vastaan tai maksutta.

Annettavien osakkeiden määrä, mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella saatavat osakkeet, voi olla yhteensä enintään 538 754 osaketta, mikä määrä vastaa 10 % yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Hallitus voi päättää antaa joko uusia osakkeita tai yhtiön hallussa mahdollisesti olevia omia osakkeita.

Valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poikkeamiseen. Yhtiön hallitus saa päättää myös osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhtiön hallituksen jäsenille sillä edellytyksellä, ettei tämä tapahdu paremmin ehdoin kuin erityisten oikeuksien antaminen muissa anneissa. Hallituksen jäsenten osuus kokonaislukumäärästä kunkin optio-ohjelman osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksista voi olla maksimissaan 5 %.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2023 asti. Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia ja optio-oikeuksien sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset.

17. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustaminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättää perustaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan valmistelemaan ja esittelemään hallituksen jäsenten lukumäärää, valintaa ja palkitsemista sekä hallituksen valiokuntien jäsenten palkitsemista koskevat ehdotukset seuraaville varsinaisille yhtiökokouksille sekä tarvittaessa ylimääräisille yhtiökokouksille. Lisäksi hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous hyväksyy kokouskutsun liitteenä 1 olevan osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestyksen.

Hallituksen ehdotuksen mukaan nimitystoimikunta koostuu neljästä jäsenestä, joista yhtiön neljä suurinta osakkeenomistajaa ovat kukin oikeutettuja nimeämään yhden jäsenen. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja toimii nimitystoimikunnan asiantuntijana. Hallituksen puheenjohtaja ei ole nimitystoimikunnan jäsen, eikä hänellä ole äänivaltaa. Hänellä on kuitenkin oikeus osallistua nimitystoimikunnan kokouksiin.

Yhtiön suurimmat osakkeenomistajat määräytyvät omistajatietojen perusteella, jotka on rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon seuraavaa varsinaista yhtiökokousta edeltävän syyskuun ensimmäisenä arkipäivänä. Hallituksen puheenjohtaja pyytää näin määräytyvän nimeämisoikeuden mukaisesti neljää suurinta osakkeenomistajaa kutakin nimeämään yhden jäsenen nimitystoimikuntaan. Mikäli kahdella tai useammalla näistä osakkeenomistajista on sama määrä osakkeita ja ääniä eikä molempien tai kaikkien näiden osakkeenomistajien nimeämää jäsentä voida nimittää, asia ratkaistaan arvalla. Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, oikeus siirtyy seuraavaksi suurimmalle omistajalle, jolla muutoin ei olisi nimeämisoikeutta.

Mikäli hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja haluaa käyttää nimeämisoikeuttaan, tulee tämän esittää hallituksen puheenjohtajalle luotettava selvitys omistamiensa osakkeiden lukumäärästä viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän elokuun viimeisenä arkipäivänä.

Yhtiön hallituksen puheenjohtaja kutsuu nimitystoimikunnan ensimmäisen kokouksen koolle. Nimitystoimikunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jonka kutsusta nimitystoimikunta jatkossa kokoontuu.

Varsinaista yhtiökokousta varten nimitystoimikunnan tulee toimittaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle vuosittain viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän tammikuun viimeisenä arkipäivänä.

18. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Tämä kokouskutsu sisältäen hallituksen päätösehdotukset ovat saatavilla LeadDesk Oyj:n verkkosivuilla osoitteessa https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/. LeadDesk Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla mainituilla verkkosivuilla viimeistään maanantaina 7.3.2022. Yhtiökokousasiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 11.4.2022 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 16.3.2022 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 18.3.2022 klo 10.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua osoitteessa https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/.

Osakkeenomistajien LeadDesk Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 16.3.2022 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä). Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 23.3.2022, klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan hyvissä ajoin tilapäiseen osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjojen antamista ja yhtiökokoukseen ilmoittautumista koskevat ohjeet. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Mikäli koronaviruspandemiatilanne jatkuu, LeadDesk suosittelee, että osakkeenomistajat valtuuttavat lakimies Nina Koiviston Borenius Asianajotoimisto Oy:stä tai hänen määräämänsä edustamaan itseään yhtiökokouksessa. Valtakirjapohja tähän tarkoitukseen ja tarkemmat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://investors.leaddesk.com/fi/yhtiokokous-2022/. Nina Koivistolle osoitetut valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen AGMLeaddesk@borenius.com tai postitse osoitteeseen Borenius Asianajotoimisto Oy, Nina Koivisto, Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki, ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Elektronisen ilmoittautumisen yhteydessä järjestelmä vaatii asiamiehen henkilötunnuksen. Mikäli käytät Boreniuksen lakimiestä asiamiehenä voit syöttää henkilötunnukseksi 010101-0090 (ei oikea henkilötunnus). Muiden asiamiesten sekä osakkeenomistajien kohdalla ilmoittautumiseen tulisi syöttää oikea henkilötunnus.

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan myös muun asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean sellaisen asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset muulle kuin yhtiön nimeämälle asiamiehelle osoitetut valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen LeadDesk Oyj, Paul Stenbäck, Hämeentie 15, 00500 Helsinki, ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

4. Muut ohjeet/tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

LeadDesk Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 5 387 540 osaketta, jotka edustavat yhtä montaa ääntä.

Helsingissä 24.2.2022

LeadDesk Oyj

Hallitus

Lisätietoja

Olli Nokso-Koivisto, toimitusjohtaja, puh. +358 44 066 5765

Oaklins Merasco Oy toimii yhtiön Nasdaq First North Growth Market -sääntöjen mukaisena hyväksyttynä neuvonantajana.

Jakelu:

Nasdaq Helsinki Oy

Keskeinen media

https://investors.leaddesk.com/fi/

LeadDesk Oyj lyhyesti

LeadDesk on nopeasti kasvava ja kansainvälistyvä ohjelmistoyhtiö, joka toimii pilvipohjaisten ohjelmistojen markkinoilla Euroopassa. Konserni tarjoaa LeadDesk-pilvipalvelua asiakaspalvelun ja myynnin tarpeisiin. LeadDesk Oyj on kasvanut alansa johtavaksi toimijaksi Pohjoismaissa. Vuonna 2021 konsernin liikevaihto oli 24,6 miljoonaa euroa, josta ulkomaisen liikevaihdon osuus oli 61 %. LeadDesk Oyj:n osake on kaupankäynnin kohteena First North Finland -markkinapaikalla kaupankäyntitunnuksella LEADD. Konsernilla on toimistot seitsemässä maassa Euroopassa. LeadDesk-pilvipalvelua käyttää noin 1 500 asiakasta ympäri maailmaa.  www.leaddesk.com