Sähköinen viljelijätukiasiointi tehostaa maataloushallintoa

Viljelijät hakivat 15.6. päättyneessä päätukihaussa tuet pääosin sähköisesti. Verkkoasiointipalvelu Vipun kautta lähetettiin 46 676 tukihakemusta, joka on noin 90 prosenttia kaikista hakemuksista. Sähköisesti tehdyt hakemukset lyhentävät hakemusten käsittelyyn tarvittavaa aikaa ja tehostavat työtä maataloushallinnossa.

Neuvojat ja kunnat viljelijän apuna tukihaussa

Päätukihaun aikana hakemuksia lähetettiin Vipu-palvelussa viime vuosia tasaisempaan tahtiin, eikä hakemusmäärä painottunut haun viimeisiin päiviin yhtä paljon kuin aikaisemmin. Tänä vuonna viljelijät saivat hakea tukia vasta tietäessään mitä aikovat kylvää tai ovat kylväneet pelloille, sillä viimeinen hakupäivä siirrettiin huhti–toukokuun vaihteesta kesäkuun puoliväliin. Myöhäisimmän EU:n salliman hakupäivän ottaminen käyttöön oli mahdollista nyt, kun lähes kaikki viljelijät tekevät hakemuksensa sähköisesti ja paperilomakkeiden tallennukseen tarvittava aika on lyhentynyt.

Vipu-palvelu toimi luotettavasti koko haun ajan. Yksittäisiä ongelmia viljelijöillä oli karttojen geometriaan liittyvissä asioissa. Vipun käyttöä koskevissa kysymyksissä viljelijät saivat apua kuntien maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueiden sähköisen asioinnin asiantuntijoilta.

Viljelijöiden apuna tukihaussa olivat myös neuvojat ja EU-avustajat. Neuvojien myönteinen asenne sähköistä viljelijätukihakua kohtaan on edistänyt merkittävästi sähköisen asioinnin osuuden vuosittaista kasvua.

90 prosenttia hakemuksista sähköisiä

Jo useana vuonna valtaosa viljelijöistä on hakenut tuet sähköisesti Vipu-palvelun kautta. Tämän vuoden päätukihaussa sähköisten hakemusten osuus ylitti 80 prosenttia jokaisella ELY-keskusalueella ja lähes jokaisella kuntien maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueella. Valtakunnallisesti sähköisen viljelijätukiasioinnin osuus oli noin 90 prosenttia, joka ylitti vuoden 2015 osuuden neljällä prosenttiyksiköllä.

Kuntien yhteistoiminta-alueista suurimmat sähköisen asioinnin osuudet olivat Sastamalan (noin 96,8 %), Laukaan (noin 95,5 %) ja Järvi-Pohjanmaan (noin 95 %) yhteistoiminta-alueilla. Näillä alueilla sähköisen viljelijätukiasiointi on ollut suosittua jo useana vuonna. Myös monessa Ahvenanmaan kunnassa sähköisen asioinnin osuus oli valtakunnallista keskiarvoa suurempi.

ELY-keskusalueista suurin sähköisten hakemusten osuus oli Pirkanmaalla (noin 94,7 %). Vuoteen 2015 verrattuna sähköisten hakemusten osuus kasvoi eniten Uudellamaalla, jossa sähköisesti palautettiin nyt 88 prosenttia hakemuksista viime vuoden 80 prosentin sijaan.

Sähköisen asioinnin osuus viljelijätukihakemuksista nousi yli kymmenen prosenttiyksikköä Orimattilan (noin 86,2 %), Tunturi-Lapin (noin 63,8 %) ja Koillismaan (82,7 %) yhteistoiminta-alueilla.

Sähköinen arkisto säästää monta työvaihetta

Sähköisen viljelijätukiasioinnin suosion kasvu on tehostanut työtä maataloushallinnossa. Tukihaun siirtyminen verkkoon on vaikuttanut esimerkiksi kuntien maaseutuelinkeinoviranomaisten työhön, sillä työpanosta on voitu suunnata paperihakemusten tallentamisesta tuenhakijoiden opastamiseen.

Viljelijätukien hallintoa on uudistettu viime vuosina kohti sähköistä asiankäsittelyä. Sähköisen asiankäsittelyn perustana on sähköinen arkisto. Sähköinen asianhallinta ja arkistointi mahdollistavat täysin sähköisen käsittelyprosessin tuen hakemisesta aina tukipäätöksen postitukseen asti. Sähköiseen arkistoon tallentuvat tukien ja lomakkeiden käsittelyn eri vaiheet, toimenpiteet sekä niihin liittyvät asiakirjat, kuten saapuneet lomakkeet ja päätöstulosteet.

Paperiarkistointi jäi historiaan joulukuusta 2015 lähtien, kun arkistolaitos antoi hyväksyntänsä viljelijätukien sähköiselle arkistolle. Arkistolaitoksen antama hyväksyntä pysyvään sähköiseen säilyttämiseen tarkoittaa sitä, että sähköinen arkistointi riittää säilytystavaksi kaikille asiakirjoille, myös niille, jotka on määrätty pysyvästi säilytettäväksi.  Hallinto säästää monta työvaihetta ja myös hakijan on helpompaa päästä näkemään arkistossa olevat tietonsa, kun ne eivät ole tietyssä paikassa paperiarkistossa vaan ne voi saada sähköisesti mistä tahansa maataloushallinnon toimipisteestä.

”Paperien määrä väheni monta hyllymetriä”

Sähköisen arkiston kehittäminen alkoi vuonna 2010. Keväät 2011 ja 2012 arkistointia pilotoitiin kymmenellä kuntien maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueella. – Sähköisen arkiston myötä Lempäälän maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueella paperien määrä väheni monta hyllymetriä, muistelee maaseutupäällikkö Timo Perälampi Lempäälän osallistumista pilottiin.

Vuonna 2013 kaikki 61 maataloushallinnon yhteistoiminta-aluetta saivat sähköisen arkiston käyttöönsä. Sähköiseen arkistoon tallennettiin ensimmäisessä vaiheessa sähköisesti lähetettyjä hakemuksia koskevat päätökset. Vuodesta 2014 alkaen sähköiseen arkistoon on tallennettu myös paperilomakkeilla jätetyt hakemukset päätöksineen.

Maaseutuviraston kehittämä sähköinen arkisto on koko maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan yhteinen järjestelmä. Hallinnonala on kärkijoukoissa sähköisen säilyttämisen kehittämisessä Suomessa. Myös muista EU-jäsenmaista, esimerkiksi Liettuasta, on käyty tutustumassa Suomen sähköisen arkiston ratkaisuihin.

Lisätietoja Maaseutuvirastosta:

Vipu-palvelu

Tietojärjestelmäasiantuntija Piia Ylikoski

0295 31 2344

Sähköinen arkisto

Tietohallintopäällikkö Jussi Tuumi

0295 31 2459

etunimi.sukunimi(at)mavi.fi

Maaseutuvirasto toimeenpanee viljelijätukia, maaseudun yritys- ja hanketukia sekä markkinatukia asiakaslähtöisesti ja hallinnon palveluja kehittäen. Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme asiakkaitamme palvelevia ELY-keskuksia, kuntien yhteistoiminta-alueita ja Leader-ryhmiä. Vastaamme Suomen kansallisten tukien ja EU:n maataloustukirahaston ja maaseuturahaston varojen käytöstä ja toimimme Suomen maksajavirastona. Hallinnoimme vuosittain yli kahden miljardin euron arvosta EU- ja kansallisia tukia.

Avainsanat: