Kutsu Metsä Board Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen
Metsä Board Oyj Pörssitiedote Yhtiökokouskutsu 8.2.2024 klo 12.40
YHTIÖKOKOUSKUTSU
Metsä Board Oyj:n (”Yhtiö”) osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 26.3.2024 klo 15.00 alkaen Dipolin Kaleva-salissa osoitteessa Otakaari 24, 02150 Espoo. Sisäänkäynti tapahtuu rakennuksen Juhlaovesta. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kokouspaikalla klo 14.00.
Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Lisäksi osakkeenomistajat, jotka ovat yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon, voivat erikseen ilmoittautumalla seurata yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Verkkolähetyksen seuraamista ei kuitenkaan katsota osallistumiseksi yhtiökokoukseen. Ohjeet ennakkoäänestykseen ja verkkolähetyksen seuraamiseen löytyvät tämän kutsun osasta C. sekä Yhtiön verkkosivuilta.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtajan katsaus.
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2023 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
Toimitusjohtajan katsaus.
Vuosikatsaus, sisältäen tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on viimeistään 23.2.2024 alkaen saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024.
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että se vahvistaa tilikaudelta 1.1.2023–31.12.2023 laaditun tilinpäätöksen.
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2023 vahvistettavan taseen perusteella jaetaan osinkoa 0,25 euroa osakkeelta (yhteensä noin 90 miljoonaa euroa). Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 28.3.2024 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa osingon maksupäiväksi 9.4.2024.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely
Yhtiön toimielinten palkitsemisraportti on viimeistään 23.2.2024 alkaen saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024.
11. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely
Yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikka on viimeistään 23.2.2024 alkaen saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024.
12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Hallituksen nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen vuosipalkkiot pidetään ennallaan: puheenjohtajalle maksetaan 99 000 euroa, varapuheenjohtajalle 85 000 euroa ja jäsenille 67 000 euroa vuodessa. Valiokunta ehdottaa lisäksi, että yhtiökokouksen päätökseen perustuen puolet vuosipalkkiosta maksetaan rahana ja puolet julkisessa kaupankäynnissä Helsingin pörssissä (Nasdaq Helsinki Oy) muodostuvaan hintaan hallituksen jäsenten lukuun hankittavina Yhtiön B-sarjan osakkeina kahden viikon kuluessa Metsä Board Oyj:n osavuosikatsauksen 1.1.–31.3.2024 julkistamista seuraavasta Helsingin pörssin kaupankäyntipäivästä alkaen (tai ensimmäisenä sellaisena ajankohtana, kun se soveltuvan lainsäädännön mukaan on mahdollista). Yhtiö vastaa osakkeiden hankinnasta aiheutuvista kustannuksista ja mahdollisesta varainsiirtoverosta. Nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa, että vuosipalkkiona maksettavien osakkeiden luovuttamista rajoitetaan kahden vuoden ajan niiden saamisesta. Nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa edelleen, että hallituksen jäsenille maksettava vuosipalkkio kerryttää eläkettä ja että jäsenet ovat siten työntekijän eläkelain 8 §:n mukaisen vakuutuksen piirissä, minkä perusteella vuosipalkkiosta suoritetaan TyEL-maksu.
Nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa, että hallituksen kokouspalkkiota korotetaan ja että hallituksen jäsenelle maksetaan kokouspalkkiona 1 000 euroa (aiemmin 800 euroa), ja että palkkio maksetaan kustakin hallituksen ja sen valiokunnan kokouksesta, johon jäsen osallistuu, kuitenkin siten, että kokouspalkkio maksetaan vain kerran, jos saman vuorokauden aikana järjestetään useita hallituksen tai sen valiokuntien kokouksia. Kokouspalkkiot maksetaan rahana.
Nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa, että tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle maksetaan lisäksi kuukausipalkkiota 900 euroa.
Mahdolliset matkakulut ehdotetaan korvattaviksi Yhtiön kulloinkin voimassa olevan matkustussäännön mukaisesti.
13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Hallituksen nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa hallituksen jäsenten lukumääräksi yhdeksän (9) jäsentä.
14. Hallituksen jäsenten valitseminen
Hallituksen nimitys- ja HR-valiokunta ehdottaa, että toimikaudeksi, joka alkaa hallituksen jäsenen valinneen yhtiökokouksen päättymisestä ja jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun, valitaan hallitukseen uudelleen Raija-Leena Hankonen-Nybom, Erja Hyrsky, Ilkka Hämälä, Mari Kiviniemi, Jussi Linnaranta, Jukka Moisio, Mikko Mäkimattila ja Juha Vanhainen ja uudeksi jäseneksi kauppatieteiden maisteri Leena Craelius. Ehdotettu uusi jäsen on riippumaton yhtiöstä ja yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta. Nykyisistä hallituksen jäsenistä Hannu Anttila on ilmoittanut, ettei hän ole enää käytettävissä valittaessa hallituksen jäseniä. Hallituksen kokoonpanoon otetaan kantaa yhtenä kokonaisuutena.
Lisätietoja ehdotetusta uudesta hallituksen jäsenestä on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024.
15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että tilintarkastajalle maksetaan palkkio Yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.
16. Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että Yhtiön tilintarkastajaksi tilikaudelle 2024 valitaan tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab:n, joka on ilmoittanut päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Kirsi Jantusen. Tilintarkastajan toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
17. Kestävyysraportoinnin varmentajaa koskevat päätökset
Yhtiöllä on osakeyhtiölain muuttamisesta annetun lain (1252/2023) mukaan velvollisuus valita Yhtiölle kestävyysraportoinnin varmentaja, joka on tilintarkastuslaissa tarkoitettu kestävyysraportointitarkastaja tai kestävyystarkastusyhteisö. Kestävyysraportoinnin varmentajana voi toimia myös Yhtiön tilintarkastaja, jos päävastuullisella tilintarkastajalla on kestävyysraportointitarkastajan erikoispätevyys.
Yhtiön tilintarkastaja KPMG Oy Ab on rekisteröity tilintarkastuslain tarkoittamaksi kestävyystarkastusyhteisöksi ja päävastuullisella tilintarkastajalla on kestävyysraportointitarkastajan erikoispätevyys. Tarkastusvaliokunta siten suosittelee, että mikäli varsinainen yhtiökokous 2024 päättää valita KPMG Oy Ab:n Yhtiön tilintarkastajaksi, KPMG Oy Ab toimii samalla myös Yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajana koskien tilikaudelta 2024 laadittavaa kestävyysraporttia.
Edellä esitetyn perusteella hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta alla olevia kahta päätöskohtaa 17.a) ja 17.b) liittyen kestävyysraportoinnin varmentajan palkkioon ja valintaan. Molempiin päätöskohtiin otetaan kantaa erikseen.
17. a) Kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että kestävyysraportoinnin varmentajalle maksetaan palkkio Yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.
17. b) Kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että mikäli varsinainen yhtiökokous päättää tilintarkastajan valinnasta päätöskohdassa 16 olevan ehdotuksen mukaisesti, Yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi valitaan Yhtiön tilintarkastaja, kestävyystarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. Päävastuullisena kestävyysraportointitarkastajana toimii KRT Kirsi Jantunen. Kestävyysraportoinnin varmentajan toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
18. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous päättää muuttaa yhtiöjärjestystä siten, että yhtiöjärjestyksen kokouskutsua koskevasta kohdasta (7 §) poistetaan edellytys julkaista kokouskutsu valtakunnallisessa sanomalehdessä, ja että yhtiöjärjestyksestä poistetaan kokonaan yhtiökokouksessa käsiteltäviä asioita koskeva kohta (8 §) sekä tilintarkastajaa koskeva kohta (12 §) tarpeettomina yhtiöjärjestysmääräyksinä. Yhtiöjärjestysmääräysten juoksevaa numerointia muutetaan vastaamaan tehtyjä muutoksia.
Muutosten jälkeen yhtiöjärjestyksen 7 § kuuluu seuraavasti (poistettavat kohdat yliviivattu)
”7 § Kokouskutsu
Kutsu yhtiökokoukseen julkaistaan hallituksen päätöksen mukaisesti julkaisemalla se yhtiön verkkosivuilla ja julkistamalla kutsu tai sen tiivistelmä lisäksi vähintään yhdessä hallituksen valitsemassa valtakunnallisessa sanomalehdessä aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen kokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää.”
Yhtiön yhtiöjärjestys, jossa on huomioitu tässä kohdassa 18 ehdotetut muutokset, on kokonaisuudessaan kokouskutsun liitteenä 1.
19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista, Yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamisesta ja osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen erityisten oikeuksien antamisesta seuraavin ehdoin: Valtuutus koskee B-osakkeita. Valtuutuksen nojalla hallitus voi antaa uusia osakkeita ja luovuttaa Yhtiön hallussa olevia omia osakkeita yhteensä enintään 35 000 000 kappaletta sisältäen myös osakkeet, jotka voidaan antaa osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n mukaisten erityisten oikeuksien nojalla. Määrä vastaa noin 10 prosenttia Yhtiön kaikista osakkeista. Osakkeita voidaan antaa tai luovuttaa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen suunnatusti, jos siihen on Yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Painava taloudellinen syy voi olla muun muassa osakkeiden käyttäminen vastikkeena mahdollisissa yritysjärjestelyissä, investointien rahoituksessa tai osana Yhtiön osakepohjaista kannustinjärjestelmää. Uudet osakkeet voidaan antaa ja Yhtiön hallussa olevat omat osakkeet luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta. Suunnattu osakeanti voi olla maksuton vain, jos siihen on Yhtiön ja sen kaikkien osakkeenomistajien etu huomioiden erityisen painava taloudellinen syy. Hallitus päättää kaikista muista osakeanteihin ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa 30.6.2025 saakka ja se kumoaa yhtiökokouksen 23.3.2023 antaman valtuutuksen päättää osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta.
20. Hallituksen valtuuttaminen päättämään Yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous päättää valtuuttaa hallituksen päättämään Yhtiön omien B-sarjan osakkeiden hankkimisesta seuraavin ehdoin: Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä on yhteensä enintään 1 000 000 B-sarjan osaketta, mikä vastaa noin 0,3 prosenttia Yhtiön kaikista osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla. Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta). Omia osakkeita voidaan hankkia hallituksen palkkioiden suorittamiseksi ja/tai käytettäväksi Yhtiön kannustinjärjestelmissä. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa 30.6.2025 saakka ja se kumoaa yhtiökokouksen 23.3.2023 antaman valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta.
21. Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024. Metsä Board Oyj:n vuosikatsaus, sisältäen emoyhtiön tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, hallituksen toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä Metsä Board Oyj:n toimielinten palkitsemisraportti ja palkitsemispolitiikka ovat saatavilla mainituilla verkkosivuilla viimeistään 23.2.2024 alkaen. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä Yhtiön verkkosivuilla viimeistään 9.4.2024.
C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille
1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 14.3.2024 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty osakkeenomistajan henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustilille tai osakesäästötilille, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään yhtiökokouksessa.
Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 9.2.2024 klo 9.00. Yhtiökokoukseen osallistuvan osakkeenomistajan, jonka osakkeet on merkitty osakkeenomistajan henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustilille tai osakesäästötilille, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen jollakin seuraavista tavoista viimeistään 21.3.2024 klo 10.00 mennessä, jolloin ilmoittautumisen on oltava perillä:
- Sähköisesti Yhtiön verkkosivujen kautta osoitteessa www. www.metsagroup.com/yhtiokokous2024. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai valtuutetun asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
- Sähköpostitse tai postitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla www.metsagroup.com/yhtiokokous2024 tämän kutsun päivästä alkaen saatavilla oleva ilmoittautumis- ja ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle sähköpostiosoitteeseen agm@innovatics.fi tai osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Metsä Board Oyj, Ratamestarinkatu 13A, 00520 Helsinki.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, yhteystiedot sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika. Osakkeenomistajien Metsä Board Oyj:lle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 14.3.2024. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 21.3.2024 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeiden omistajan äänimäärään yhtiökokouksessa.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista, ilmoittautumista yhtiökokoukseen sekä tarvittaessa ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee tarvittaessa huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan puitteissa.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Myös asiamies voi halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Sähköistä ilmoittautumispalvelua käytettäessä asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään halutessaan ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Lakimääräisen edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa Suomi.fi-valtuuttamispalvelua. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Malli valtakirjaksi on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla tämän kutsun päivästä alkaen osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti ilmoittautumisen yhteydessä liitetiedostona tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Metsä Board Oyj, Ratamestarinkatu 13A, 00520 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
Yhteisöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.
4. Äänestäminen ennakkoon
Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on kirjattu osakkeenomistajan henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustilille tai osakesäästötilille, voi äänestää myös ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 9.2.2024 klo 9.00 ja 21.3.2024 klo 10.00 välisenä aikana.
Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajille asetettuna ilmoittautumisaikana.
Ennakkoäänestäminen tapahtuu seuraavilla tavoilla:
- sähköisesti verkkosivujen kautta osoitteessa www.metsagroup.com/yhtiokokous2024 olevan linkin kautta. Sähköisessä ennakkoäänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla kyseisiltä verkkosivuilta; tai
- sähköpostitse tai postitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla oleva ennakkoäänestyslomake täytettynä Innovatics Oy:lle sähköpostiosoitteeseen agm@innovatics.fi tai postiosoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Metsä Board Oyj, Ratamestarinkatu 13A, 00520 Helsinki. Osakkeenomistajan mahdollisen lakimääräisen edustajan tai valtuutetun asiamiehen on ennakkoäänestyslomakkeen toimittamisen yhteydessä esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.
Ennakkoäänestämisen lisäksi osakkeenomistajan on huolehdittava ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyn muuttamattomana yhtiökokouksessa, ja ennakkoäänet otetaan huomioon yhtiökokouspaikalla mahdollisesti järjestettävässä äänestyksessä myös niissä tilanteissa, joissa asiaa koskien on tehty vaihtoehtoinen päätösehdotus. Annettujen ennakkoäänten huomioiminen edellyttää, että ennakkoon äänestänyt osakkeenomistaja on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.
5. Muut ohjeet ja tiedot
Kokouskielenä on suomi. Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.
Metsä Board Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 32 802 175 A-sarjan osaketta ja 322 710 571 B-sarjan osaketta, jotka tuottavat yhteen laskettuna 978 754 071 ääntä. Yhtiöjärjestyksen mukaan jokainen A-sarjan osake tuottaa kaksikymmentä (20) ääntä ja B-sarjan osake yhden (1) äänen. Kokouskutsun päivänä Yhtiöllä on hallussaan 701 215 kappaletta Yhtiön B-sarjan osakkeita.
Videoyhteyslinkki ja salasana kokouksen seuraamiseksi suorana verkkolähetyksenä lähetetään sähköpostitse ja tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen ja matkapuhelinnumeroon. Kokouksen seuraaminen suorana verkkolähetyksenä on mahdollista vain osakkeenomistajille, jotka ovat yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Kokouksen seuraamista suorana verkkolähetyksenä ei katsota osallistumiseksi yhtiökokoukseen, eikä verkkolähetyksen välityksellä ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai muita osakkeenomistajan oikeuksia yhtiökokouksessa. Videoyhteyslinkki ja salasana kokouksen seuraamiseen toimitetaan kokousta edeltävänä päivänä kaikille kokoukseen ilmoittautuneille.
Espoossa 8.2.2024
METSÄ BOARD OYJ
HALLITUS
Lisätietoja:
Katri Sundström, sijoittajasuhdejohtaja, puh. 010 462 0101
Marika Sand Kirk, väliaikainen lakiasiainjohtaja, puh. 040 683 7973
Metsä Board
metsagroup.com/fi/metsaboard
Metsä Board valmistaa kevyitä ja korkealaatuisia taive- ja tarjoilupakkauskartonkeja sekä valkoisia kraftlainereita. Tuotteidemme puhdas ensikuitu on uusiutuva, turvallinen ja kierrätettävä raaka-aine pohjoisista metsistä. Tavoitteenamme ovat täysin fossiilittomat tehtaat ja raaka-aineet vuoden 2030 loppuun mennessä. Edistämme monimuotoista, yhdenvertaista ja mukaan ottavaa kulttuuria.
Metsä Boardin osake on listattuna Nasdaq Helsingissä. Vuonna 2023 liikevaihtomme oli 1,9 miljardia euroa, ja työllistämme noin 2 300 henkilöä. Metsä Board on osa Metsä Groupia, jonka emoyhtiö Metsäliitto Osuuskunnan omistavat noin 90 000 suomalaista metsänomistajaa.