Kutsu Nanoform Finland Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Kutsu Nanoform Finland Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Nanoform Finland Oyj:n (”Yhtiö”) (Y-tunnus: 2730572-8) osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 12.4.2022 kello 10:00 osoitteessa Viikinkaari 4, 00790, Helsinki.

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä väliaikaisesta poikkeamisesta muun muassa osakeyhtiölaista Covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi annetun lain (375/2021) nojalla. Yhtiö on päättänyt ryhtyä edellä mainitun lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, Yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan vain ennakkoon äänestämällä sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon tämän kutsun ja Yhtiön muun ohjeistuksen mukaisesti. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta C. ”Ohjeita kokoukseen osallistuville”.

1. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtajana toimii asianajaja Mika Puittinen. Mikäli Mika Puittinen on painavasta syystä estynyt toimimasta puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.

3. Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii Tom Blomqvist. Mikäli Tom Blomqvist on painavasta syystä estynyt toimimasta pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokouksessa edustetuiksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan puitteissa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2021 tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Yhtiön 22.2.2022 julkaisema vuosikertomus, joka sisältää Yhtiön tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla ja katsotaan näin tässä kohdassa esitetyksi yhtiökokoukselle.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Toimenpiteet, joihin vahvistetun taseen mukainen voitto tai tappio antaa aihetta

Hallitus ehdottaa, että 31.12.2021 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella ei jaeta osinkoa varsinaisen yhtiökokouksen päätöksellä.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2021 on saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://nanoform.com/en/remuneration/.

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2021 on katsottu esitetyksi yhtiökokoukselle.

11. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely

Esitellään Yhtiön hallituksen 17.3.2022 hyväksymä Yhtiön toimielinten päivitetty palkitsemispolitiikka. Päivitetty politiikka on saatavissa osoitteessa: https://nanoform.com/en/remuneration/.

Olennaiset palkitsemispolitiikkaan tehdyt muutokset ovat seuraavat:

• Hallituksen jäseniä suositellaan omistamaan Yhtiön osakkeita määrä, joka vastaa hänen kolmen vuoden hallitustyöstään maksettavaa rahapalkkiota. Kyseiset osakeomistukset suositellaan kerryttämään vähintään kolmen vuoden ajalta, alkaen hallituksen jäsenen ensimmäisestä toimikaudesta.

• Muutokset kuvastamaan sitä, että (yhtiökokoukselle tehdyn esityksen mukaisesti) Yhtiö lakkaisi antamasta osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia hallituksen jäsenilleen osana hallituksen jäsenten palkitsemista.
• Yhtiön toimitusjohtajan palkkion muuttuvaa osuutta kasvatetaan suhteessa palkkion kiinteään osuuteen 0 – 50 %:sta 0 – 100 %:iin.

• Kieliasumuutokset palkitsemispolitiikan luettavuuden parantamiseksi.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokouksessa valittavien hallituksen jäsenten kuukausipalkkiot toimikaudelta vuoden 2023 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti ovat seuraavat:

• 10.000 euroa kuukaudessa hallituksen puheenjohtajalle;
• 6.000 euroa kuukaudessa muille hallituksen jäsenille;
• 3.000 euroa kuukaudessa tarkastus- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajalle; ja
• 2.000 euroa kuukaudessa muille tarkastus- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenille.

Hallitus ehdottaa, että edellä kuvatusta palkkiosta noin 50% maksetaan Yhtiön osakkeina ja noin 50% prosenttia rahana, kumpikin yhdessä maksuerässä. Osakkeina maksettava osa palkkiosta maksetaan joko ostamalla osakkeita julkisilta markkinoilta tai luovuttamalla Yhtiön omia osakkeita. Osakkeet toimitetaan hallituksen jäsenille kahden (2) viikon kuluessa Yhtiön osavuosikatsauksen 1.1.2022–31.3.2022 julkistamistilaisuudesta, tai mahdollisimman pian sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Hallituksen jäsenten matkakulut korvataan Yhtiön matkustussääntöjen mukaisesti.

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallitus ehdottaa, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan neljä (4).

14. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallitus ehdottaa, että Yhtiön hallituksen jäseniksi valittaisiin Miguel Calado (puheenjohtaja), Mads Laustsen (varsinainen jäsen), Jeanne Thoma (varsinainen jäsen) ja Albert Hæggström (varsinainen jäsen).

Edellä mainitut ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan. Hallituksen jäsenehdokkaiden henkilötiedot ilmoitetaan Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa https://nanoform.com/en/board-of-directors-corporate-governance/.

15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio ja korvaus matkakustannuksista korvataan Yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.

16. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus esittää, että Yhtiön tilintarkastajana jatkaa PricewaterhouseCoopers Oy, päävastuullisena tilintarkastajanaan Tomi Moisio suostumuksensa mukaisesti.

17. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Yhtiön hallitus ehdottaa, että Yhtiön yhtiöjärjestyksen kohtiin 11 ja 12 otetaan alla olevat lisäykset. Yhtiöjärjestys nykyisessä muodossaan on tämän kokouskutsun liitteenä 1.

            Kohtaan 11:

”Tämä yhtiöjärjestyksen kohta 11 lakkaa kokonaisuudessaan soveltumasta, mikäli yhtiön osake otetaan kaupankäynnin kohteeksi arvopaperimarkkinalain 2 luvun 5 §:ssä määritellyllä säännellyllä markkinalla. Sen jälkeen huomattavien omistus- ja ääniosuuksien ilmoitusvelvollisuus määräytyy arvopaperimarkkinalain 9 luvun mukaan.”

Kohtaan 12:

”Tämä yhtiöjärjestyksen kohta 12 lakkaa kokonaisuudessaan soveltumasta, mikäli yhtiön osake otetaan kaupankäynnin kohteeksi arvopaperimarkkinalain 2 luvun 5 §:ssä määritellyllä säännellyllä markkinalla. Sen jälkeen julkista ostotarjousta ja tarjousvelvollisuutta koskeva menettely määräytyy arvopaperimarkkinalain 11 luvun mukaan.”

Lisäksi hallitus ehdottaa, että kohta 7 muutetaan nykyisestä muodosta ”Yhtiön osakkeet kuuluvat hallituksen päättämän ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen arvo-osuusjärjestelmään” muotoon ”Yhtiön osakkeet kuuluvat arvo-osuusjärjestelmään”.

18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään Yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien osakkeiden määrä on yhteensä enintään 7.000.000 kappaletta, mikä vastaa noin 9,7 prosenttia kaikista Yhtiön osakkeista. Yhtiön omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia myös muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta). Omia osakkeita voidaan hankkia Yhtiön vapaalla omalla pääomalla osakkeiden hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuhun markkinaehtoiseen hintaan.

Yhtiölle hankitut omat osakkeet voidaan pitää Yhtiöllä, mitätöidä tai luovuttaa edelleen.

Hallitus päättää muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä seikoista. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen alkuun asti. Voimassaolevaan valtuutukseen ei näin ollen ehdoteta muita muutoksia kuin valtuutuksen ajalliseen kestoon.

19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdellä tai useammalla päätöksellä.

Hallitus ehdottaa, että valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden ja erityisten oikeuksien nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 7.000.000 osaketta, mikä määrä vastaa noin 9,7 % Yhtiön kaikista osakkeista.

Hallitus ehdottaa, että valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäoikeudesta poikkeamiseen ja vastikkeen määrästä tai osakkeiden tai erityisten oikeuksien antamisesta vastikkeetta. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa 12.4.2027 saakka. Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia ja optio-oikeuksien sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat hallituksen valtuutukset. Voimassaolevaan valtuutukseen ei näin ollen ehdoteta muita muutoksia kuin valtuutuksen ajalliseen kestoon.

20. Kokouksen päättäminen

2. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset ja tämä kokouskutsu sekä Nanoform Finland Oyj:n vuoden 2021 tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus, palkitsemisraportti sekä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/ viimeistään keskiviikkona 23.3.2022. Edellä mainituista asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavissa Nanoform Finland Oyj:n internetsivuilla osoitteessa nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/ viimeistään tiistaina 26.4.2022 alkaen.

3. Ohjeita kokoukseen osallistuville

Koronaviruspandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi saapua kokouspaikalle. Osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi osallistua kokoukseen myöskään reaaliaikaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä. Osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet saavat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä torstaina 31.3.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja ei voi osallistua yhtiökokoukseen muuten kuin äänestämällä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon.

2. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat keskiviikkona 23.3.2022 klo 14.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään maanantaina 4.4.2022 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, ja yhteystiedot. Osakkeenomistajien Euroclear Finland Oy:lle tai Nanoform Finland Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 23.3.2022 klo 14.00 – 4.4.2022 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

1. Internetsivujen kautta

Ennakkoäänestäminen edellyttää osakkeenomistajan tai hänen edustajansa tai asiamiehensä vahvaa tunnistautumista suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistamista. Tällöin yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero, sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilta osoitteessa nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/.

2. sähköpostin kautta tai postitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa Yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Finland Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu tai postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki. Äänestyslomake on saatavilla yhtiön internetsivuilla nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/ viimeistään keskiviikkona 23.3.2022 klo 14.00 alkaen.

Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan äänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Yhtiölle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan valtuuttama asiamies voi osallistua kokoukseen vain äänestämällä osakkeenomistajan puolesta ennakkoon edellä kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen sellaisen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Valtakirjan ja ennakkoäänten toimittaminen Euroclear Finland Oy:lle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, mikäli niistä ilmenevät edellä kohdassa C.2. mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Malli valtakirjasta on liitetty tämän kutsun liitteeksi 2.

Yhteisöomistaja voi käyttää Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua perinteisen valtakirjan sijaan. Tällöin yhteisöomistaja valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja suomi.fi/valtuudet–sivustolla.

4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä torstaina 31.3.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään torstaina 7.4.2022, kello 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityjä osakkeita koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

5. Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyt osakkeet

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröity Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä torstaina 31.3.2022.

• Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nanoform Finland Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteripyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään maanantaina 4.4.2022, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nanoform Finland Oyj:n osakasrekisteriin.

• Pyyntö Nanoform Finland Oyj:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään maanantaina 4.4.2022 kello 10.00 Ruotsin aikaa (CET) tämän kutsun liitteenä 3 olevalla lomakkeella. Nanoform Finland Oyj:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen yhtiökokoukseen.

Myös osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään, on mahdollista osallistua kokoukseen vain ennakkoäänestyksen kautta. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen.

Osakkeenomistajat, joilla on ruotsalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta  23.3.2022 – 4.4.2022 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

1. sähköpostin kautta tai kirjeitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa Yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Nanoform Finland Oyj:lle sähköpostitse osoitteeseen agm@nanoform.com tai postitse osoitteeseen Cultivator II, Viikinkaari 4, 00790, Helsinki, Suomi. Äänestyslomake on saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/ viimeistään keskiviikkona 23.3.2022 klo 14.00 alkaen.

Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan äänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Nanoform Finland Oyj:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

6. Muut ohjeet/tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa Yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava Yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen agm@nanoform.com viimeistään tiistaina 22.3.2022 klo 16.00 mennessä. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan Yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Yhtiön internetsivuilla nanoform.com/section/corporate-governance/general-meetings viimeistään 23.3.2022.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 28.3.2022 kello 16:00 asti lähettämällä kysymykset Yhtiölle sähköpostitse osoitteeseen agm@nanoform.com. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, Yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä Yhtiön internetsivuilla nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/ viimeistään 31.3.2022. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää Yhtiölle riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Osakeyhtiölaissa ja arvopaperimarkkinalaissa säädetyt yhtiökokousta koskevat tiedot ovat saatavilla osoitteessa nanoform.com/en/section/corporate-governance/general-meetings/.

Nanoform Finland Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 72.535.146 osaketta, jotka edustavat yhtä montaa ääntä.

Helsingissä 17.3.2022

NANOFORM FINLAND OYJ

Hallitus

LISÄTIETOJA

Sijoittajasuhdejohtaja Henri von Haartman

Puh. +358 29 3700150

Sähköposti: hvh@nanoform.com

Lakiasiainjohtaja Peter Hänninen

Puh. +358 50 353 0408

Sähköposti: peter.hanninen@nanoform.com

LIITTEET

1. Yhtiöjärjestys
2. Valtakirja
3. Ilmoitus osallistumisesta