Kutsu Nixu Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Nixu Oyj, Pörssitiedote 5.3.2021 kello 15.30

Nixu Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina maaliskuun 30. päivänä 2021, kello 16.00 alkaen Inderes Oy:n tiloissa osoitteessa Itämerentori 2, 00180 Helsinki. Nixu Oyj:n osakkeenomistajat voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan ainoastaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä kysymyksiä ja mahdollisia vastaehdotuksia ennakkoon tämän kutsun ja yhtiön antaman muun ohjeistuksen mukaisesti. Osakkeenomistajat tai näiden asiamiehet eivät voi osallistua kokoukseen paikan päällä. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun kohdasta C sekä yhtiön internetsivuilta.

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisista kokousmenettelystä Suomen eduskunnan koronaviruspandemian leviämisen rajoittamiseksi 15.9.2020 hyväksymän ja 3.10.2020 voimaan tulleen lain väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista (677/2020) nojalla. Hallitus päätti väliaikaisen lain mahdollistamista toimista, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla huomioiden osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus.

Yhtiökokoukseen ei voi osallistua henkilökohtaisesti kokouspaikalla. Osakkeenomistajat, jotka ovat ilmoittautuneet yhtiökokoukseen, voivat seurata kokousta verkossa videolähetyksen kautta. Kokousta näin seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen, joten heillä ei ole muun muassa kysely- tai äänioikeutta yhtiökokouksen aikana. Osakkeenomistajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että kokouksen seuraaminen videoyhteydellä ei tarkoita virallista osallistumista yhtiökokoukseen eikä mahdollista osakkeenomistajan osakeyhtiölain mukaista puhe- ja äänioikeuden käyttämistä yhtiökokouksessa. Näitä oikeuksia osakkeenomistajat voivat käyttää tässä kutsussa esitetyn ohjeistuksen mukaisesti. Osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitetut kysymykset tulee tehdä ennakkoon jäljempänä kuvattavan mukaisesti.

A.    Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

1.    Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtajan avaa yhtiökokouksen. Yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat seurata hallituksen puheenjohtajan esitystä verkossa videolähetyksen kautta.

2.    Kokouksen järjestäytyminen
Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Antti Säiläkivi, joka on kutsunut kokouksen sihteeriksi lakimies Henna Kärnän.

Mikäli Antti Säiläkivellä ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, yhtiön hallitus nimeää tehtävään toisen parhaaksi katsomansa henkilön.

3.    Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii lakiasiainjohtaja Osmo Lipponen. Mikäli Osmo Lipposella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4.    Kokouksen laillisuuden toteaminen

5.    Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n ja Innovatics Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6.    Vuoden 2020 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, yhtiön 18.2.2021 julkistama vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen, ja joka on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

Yhtiön toimitusjohtaja pitää toimitusjohtajan katsauksen. Yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat seurata esitystä verkossa videolähetyksen kautta.

7.    Tilinpäätöksen vahvistaminen

8.    Taseen osoittaman tappion käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 1.1.2020 - 31.12.2020 vahvistettavan taseen perusteella yhtiön tilikauden tappio 5.016.744,68 euroa siirretään kertyneiden voitto- / tappiovarojen tilille, ja että osinkoa ei jaeta.

9.    Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.2020 – 31.12.2020

10.    Toimielinten palkitsemisraportin käsittely
Yhtiön toimielinten palkitsemisraportti on julkistettu vuosikertomuksessa 2020 pörssitiedotteella 18.2.2021 ja on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021. Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoäänestyksen kautta, toimielinten palkitsemisraportti katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

Yhtiökokous tekee päätöksen esitetyn yhtiön toimielinten palkitsemisraportin hyväksymisestä. Päätös on osakeyhtiölain 5 luvun 3 b §:n mukaisesti neuvoa-antava ja päätös siitä tehdään ennakkoäänestyksellä.

11.    Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 40 % yhtiön ulkona olevista osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet Nixu Oyj:n hallitukselle ehdottavansa vuoden 2021 varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten palkkiot maksettaisiin vuoden 2021 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä alkavalta ja vuoden 2022 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä päättyvältä toimikaudelta seuraavasti:

• Hallituksen puheenjohtajalle maksettaisiin kiinteänä vuosipalkkiona yhteensä 44.000 euroa,
• hallituksen varapuheenjohtajalle kiinteänä vuosipalkkiona yhteensä 33.000 euroa ja
• muille hallituksen jäsenille kiinteänä vuosipalkkiona yhteensä 22.000 euroa.

Edellä mainittujen vuosipalkkion lisäksi hallituksen jäsenelle maksettaisiin kokouskohtaisena palkkiona 300 euroa rahana paikan päällä osallistuttaessa ja kokouksen ollessa muualla kuin jäsenen vakituisessa asuinmaassa.

Edellä mainituista kiinteistä vuosipalkkioista 30 % maksettaisiin markkinoilta hankittavina Nixu Oyj:n osakkeina ja 70 % rahana. Osakkeet hankittaisiin suoraan hallituksen jäsenten lukuun kahden viikon kuluessa Nixu Oyj:n liikevaihtotietojen 1.1.- 31.3.2021 julkistuksesta. Yhtiö suorittaa osakkeiden hankinnasta mahdollisesti menevän varainsiirtoveron. Jos palkkioita ei voitaisi kokonaisuudessaan hankkia ja luovuttaa edellä todettuna aikana sisäpiirisääntelyn tai muun perustellun syyn vuoksi, loput osakkeet hankittaisiin ja luovutettaisiin kahden viikon kuluessa Nixu Oyj:n puolivuosikatsauksen 1.1. - 30.6.2021 julkistuksesta. Jos palkkioita ei voitaisi kokonaisuudessaan hankkia ja luovuttaa kumpanakaan edellä mainittuna ajankohtana maksettaisi loppuosa palkkioista rahana. Palkkioksi saatuja osakkeita ei voisi luovuttaa vuoden 2021 varsinaisen yhtiökokouksen päättymisen ja vuoden 2022 varsinaisen yhtiökokouksen päättymisen välisenä ajanjaksona.

Lisäksi hallituksen jäsenelle maksettaisiin rahana tarkastusvaliokuntatyöstä seuraavasti:

• 4.000 euron vuosipalkkio tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle; ja
• 2.000 euron vuosipalkkio tarkastusvaliokunnan muille jäsenille.

Henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnassa hallituksen jäsenelle maksettaisiin rahana valiokuntatyöstä seuraavasti:

• 2.000 euron vuosipalkkio valiokunnan puheenjohtajalle; ja
• 1.000 euron vuosipalkkio jäsenille.

Lisäksi hallituksen jäsenten matkakulut korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

12.    Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 40 % yhtiön ulkona olevista osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet hallitukselle ehdottavansa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistettaisiin kuusi (6).

13.    Hallituksen jäsenten valitseminen
Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 40 % yhtiön ulkona olevista osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet hallitukselle ehdottavansa yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valittaisiin uudelleen seuraavan vuonna 2022 pidettävän varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka seuraavat nykyiset hallituksen jäsenet Kati Hagros, Marko Kauppi, Kimmo Rasila, Anders Silwer ja Jaya Baloo sekä uutena jäsenenä Jari Niska.

Nykyisten hallituksen jäsenten riippumattomuusarviot löytyvät yhtiön verkkosivuilta osoitteesta https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/hallitus.

Ehdotetun uuden hallituksen jäsenen esittelyvideo esitetään yhtiökokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille yhtiökokouksessa. Lisäksi ehdotetun uuden hallituksen jäsenen esittely löytyy yhtiön verkkosivuilta osoitteesta https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021. Jari Niska on riippumaton sekä yhtiöstä että sen merkittävistä osakkeenomistajista.

Kaikki ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa tehtävään.

14.    Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle tarkastusvaliokunnan ehdotuksen mukaisesti, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan kohtuullisen laskun mukaan.

15.    Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastusvaliokunnan ehdotuksen mukaisesti, että tilikaudelle 2021 tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy, joka on ilmoittanut yhtiön päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT-tilintarkastaja Enel Sintosen.

16.    Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Osakkeita voidaan hankkia yhtiön omaan vapaaseen pääomaan kuuluvilla varoilla siten, että hankittava määrä on enintään 720 110 kappaletta. Ehdotettu määrä vastaa kokouskutsun päivänä noin kymmentä (10) prosenttia yhtiön kaikista ulkona olevista osakkeista ottaen huomioon jo yhtiön hallussa olevat omat osakkeet. Valtuutuksen nojalla tehtävät hankinnat ehdotetaan tehtävän markkinapaikalla, joiden sääntöjen mukaan yhtiö saa käydä kauppaa omilla osakkeillaan. Osakkeet hankitaan julkisessa kaupankäynnissä niissä markkinapaikoissa, joissa yhtiön osake on otettu julkisen kaupankäynnin kohteeksi. Hankittavista osakkeista maksettavan vastikkeen tulee perustua markkinahintaan.

Valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään yhtiön osakkeiden hankkimisesta myös muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen). Tällöin osakkeiden hankintaan tulee olla yhtiön kannalta painava taloudellinen syy.

Osakkeita voidaan hankkia käytettäväksi yhtiön liiketoimintaan liittyvien järjestelyjen toteuttamiseksi, yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien toteuttamiseksi tai muutoin edelleen luovutettaviksi tai mitätöitäviksi. Lisäksi yhtiö voi hankkia yksittäisten hallituksen jäsenten lukuun markkinoilta yhtiön osakkeita hallituksen jäsenten palkkioiden maksamiseksi joko kokonaan tai osittain. Hankitut osakkeet voidaan myös pitää yhtiöllä.

Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä ehdoista ja seikoista. Omien osakkeiden hankinta alentaa yhtiön vapaata omaa pääomaa.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, kuitenkin enintään 30.6.2022 saakka ja se korvaisi aiemman annetun valtuutuksen omien osakkeiden hankkimisesta.

17.    Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta ja omien osakkeiden luovuttamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättäisi valtuuttaa hallituksen päättämään uusien osakkeiden tai osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n mukaisien osakkeeseen oikeuttavien erityisien oikeuksien antamisesta ja/tai yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamisesta seuraavin ehdoin:

Hallitus voi antaa yhdessä tai useammassa erässä uusia osakkeita tai osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n mukaisia osakkeeseen oikeuttavia erityisiä oikeuksia ja luovuttaa yhtiön hallussa olevia omia osakkeita. Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 1 485 000 kappaletta. Valtuutus sisältää oikeuden päättää antaa joko uusia osakkeita tai yhtiön hallussa olevia omia osakkeita joko maksua vastaan tai maksutta.

Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa yhtiön osakkeenomistajien etuoikeudesta poiketen suunnatusti, jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, tai maksuttoman osakeannin kyseessä ollessa yhtiön kannalta ja sen kaikkien osakkeenomistajien etu huomioon ottaen erityisen painava taloudellinen syy.

Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista muista osakeantiin sekä optio-oikeuksien ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamiseen ja osakkeiden luovuttamiseen liittyvistä ehdoista ja seikoista.

Valtuutusta voidaan käyttää muun muassa pääomarakenteen kehittämiseksi, omistuspohjan laajentamiseksi, vastikkeen maksamiseen yrityskaupoissa, yhtiön hankkiessa liiketoimintaansa liittyvää omaisuutta ja kannustinjärjestelmien toteuttamiseksi siten, että osakkeita luovutettaisiin suunnatusti yhtiön ja sen tytäryhteisöjen työntekijöille ja toimitusjohtajille. Ehdotettu osakkeiden enimmäismäärä vastaa noin 20 prosenttia yhtiön rekisteröidystä osakemäärästä ja tästä valtuutuksesta voidaan käyttää henkilöstön kannustamiseen määrä, joka vastaa enintään 5 prosenttia yhtiön rekisteröidystä osakemäärästä.

Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, mutta kuitenkin enintään 30.6.2022 saakka, ja se korvaisi aiemmat valtuutukset suunnatusta osakeannista ja omien osakkeiden luovuttamisesta.

18.    Kokouksen päättäminen

B.    Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, tämä kokouskutsu, Nixu Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus sekä palkitsemisraportti ovat saatavilla 5.3.2021 alkaen yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021. Asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 13.4.2021.

C.    Ohjeita kokoukseen osallistujille

COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi osallistua yhtiökokoukseen kokouspaikalla. Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan vain ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1.    Osakkeenomistajan osallistumisoikeus

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on täsmäytyspäivänä 18.3.2021 merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon ja esittämällä ennakkoon vastaehdotuksia ja kysymyksiä jäljempänä kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

2.     Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 11.3.2021 klo 12.00, kun jäljempänä kohdassa 6 esitetty määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 23.3.2021 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen tulee olla tehtynä ja ennakkoäänten on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot kuten osakkeenomistajan nimi, henkilö-/y-tunnus, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite sekä mahdollisen asiamiehen nimi ja henkilötunnus. Osakkeenomistajien yhtiölle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistaja, jonka osakkeet ovat rekisteröitynä hänen suomalaisella arvo-osuustilillään täsmäytyspäivänä, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 11.3.2021 klo 12.00 - 23.3.2021 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

•    Yhtiön verkkosivujen kautta osoitteessa: https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021
Osakkeenomistajat ja heidän edustajansa tai asiamiehensä kirjautuvat palveluun vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

•    Postitse tai sähköpostin kautta:
Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Nixu Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. Äänestyslomake on saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään 11.3.2021 alkaen.

Äänten toimittaminen ennen ilmoittautumis- ja ennakkoäänestysajan päättymistä katsotaan myös ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoäänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021. Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestykseen liittyen on saatavissa myös puhelimitse numerosta +358 10 2818 909 maanantaista perjantaihin klo 9.00–12.00 ja 13.00–16.00 välisenä aikana.

3.    Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 18.3.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 25.3.2021 kello 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä tilapäiseen osakasluetteloon merkitseminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä yhtiön osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön on myös huolehdittava ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajia koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

4.    Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Lakimääräisen edustamisoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa Suomi.fi-valtuudet-palvelua.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Yhtiö tarjoaa osakkeenomistajille, jotka eivät äänestä ennakkoon itse, mahdollisuuden käyttää valtakirjapalvelua ja valtuuttaa asianajaja Emil Degerholmin HPP Asianajotoimisto Oy:stä tai hänen määräämänsä edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta kokouksessa osakkeenomistajan antamien äänestysohjeiden mukaisesti. Yhtiön tarjoaman asiamiehen valtuuttamisesta ei aiheudu osakkeenomistajalle kustannuksia, lukuun ottamatta mahdollisia valtakirjamateriaalien postittamiskustannuksia. Lisätietoja yhtiön tarjoamasta asiamiehestä on saatavilla osoitteesta https://www.hpp.fi/asiantuntija/degerholm-emil/.

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan myös muun itse valitsemansa asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021 viimeistään 11.3.2021 klo 12.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitteenä sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä, sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai kirjeitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Nixu Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Nixu Oyj voi halutessaan vaatia alkuperäisiä valtakirjoja, mikäli yhtiö katsoo sen tarpeelliseksi.

Valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä 23.3.2021 katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että siitä ilmenevät tässä kutsussa mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Äänestysohjeet sisältävän, yhtiön tarjoamalle asiamiehelle annetun valtakirjan toimittaminen yhtiölle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan sekä ilmoittautumiseksi että äänestämiseksi ennakkoon edellyttäen, että valtakirjasta ilmenevät tässä kutsussa mainitut ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen vaadittavat tiedot.

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee noudattaa valtakirjojen osalta omaisuudenhoitajan erikseen antamia ohjeita. Jos osakkeenomistaja haluaa valtuuttaa asiamiehekseen muun tahon kuin omaisuudenhoitajansa, tulee asiamiehen esittää yhtiölle päivätty valtakirja, jolla hän osoittaa olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

5.    Kokouksen seuraaminen videoyhteyden välityksellä

Yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat seurata yhtiökokousta ja siinä esitettyjä hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan puheenvuoroja verkossa videolähetyksen kautta. Lisäksi yhtiökokouksessa esitettään uuden hallitusjäsenehdokkaan Jari Niskan videotervehdys. Linkki videolähetykseen sekä yksityiskohtaiset ohjeet videolähetyksen seuraamiseksi toimitetaan kokoukseen ilmoittautuneille osakkeenomistajille sähköpostitse tai tekstiviestillä ilmoittautumisajan jälkeen.

Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että kokouksen seuraaminen videoyhteydellä ei tarkoita mahdollista osakkeenomistajan puhe- ja äänioikeuden käyttämistä yhtiökokouksessa. Osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitetut kysymykset tulee tehdä ennakkoon jäljempänä kuvattavan mukaisesti.

6.    Muut tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettavia vastaehdotuksia yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen agm@nixu.com viimeistään 9.3.2021 klo 10.00. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivulla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021 viimeistään 11.3.2021.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista. Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen agm@nixu.com viimeistään 16.3.2021 klo 16.00, mihin mennessä kysymysten on oltava perillä. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.nixu.com/fi/sijoittajat/AGM-2021 viimeistään 19.3.2021. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Nixu Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 7 425 219 osaketta ja ääntä. Yhtiön tai sen tytäryhteisöjen hallussa on 22 405 yhtiön omaa osaketta, joilla ei ole äänioikeutta yhtiökokouksessa.

Espoossa maaliskuun 5. päivänä 2021

NIXU OYJ
Hallitus

Lisätietoja:
Toimitusjohtaja Petri Kairinen, Nixu Oyj
puhelin +358 40 832 1832, sähköposti: petri.kairinen@nixu.com

Jakelu:
Nasdaq Helsinki Oy
Keskeiset tiedotusvälineet
www.nixu.com/fi

Nixu lyhyesti:
Nixu tarjoaa kyberturvapalveluita, missiona pitää digitaalinen yhteiskunta toiminnassa. Intohimomme on auttaa organisaatioita hyödyntämään digitalisaatio turvallisesti. Tuotamme yhdessä asiakkaidemme kanssa käytännönläheisiä ratkaisuja liiketoiminnan jatkuvuuden, digitaalisten palvelujen helpon saatavuuden ja tietosuojan varmistamiseksi. Haluamme olla paras työpaikka noin 400 kyberturva-ammattilaisen tiimillemme, joka tekee työtä käytännönläheisten ratkaisujen löytämiseksi. Nixun juuret ovat Pohjois-Euroopassa, mutta palvelemme asiakkaitamme ympäri maailman. Nixun osakkeet on listattu Nasdaq Helsingin pörssilistalla.
www.nixu.com