Sipoon kunta tehostaa toimintaansa uusimmalla viestintäteknologialla
Kunnat ovat viime vuosina joutuneet kiristämään taloudenpitoaan. Sipoon kunnassa vältyttiin yhteistoimintaneuvotteluista, kun yksissä tuumin henkilöstön kanssa ryhdyttiin kehittämään toimintatapoja tuottavammiksi ja joustavammiksi. Sipoo toimii nyt yritysmäisemmin, mikä tarkoittaa palveluhenkisyyttä, kekseliäisyyttä ja ketteryyttä. Uudistuksen mahdollistavat Microsoftin tuottavuustyökalut, erityisesti Skype for Business -viestintäsovellus.
Kuntasektorilla on perinteisesti otettu sähköisiä työkaluja hitaammin käyttöön kuin yrityksissä. Sipoon kunta teki kuitenkin määrätietoisen päätöksen ryhtyä uudistamaan kokouskulttuuriaan. Tavoitteena on, että vuoteen 2018 mennessä koko johtotaso käyttää sähköisiä kokous- ja viestintävälineitä. Uudistus on tarkoitus saattaa päätökseen koko kuntahenkilöstön osalta vuoteen 2020 mennessä.
Muutoksen myötä Sipoon kunta muuttuu hallinto-organisaatiosta asiantuntijaorganisaatioksi. Viime kädessä uudistus palvelee kuntalaisia.
Hyvistä epäonnistumisista palkitaan samppanjalla
Jo nyt Sipoon kunnan johtoryhmän joka toinen kokous järjestetään etäkokouksena Skype for Business -työkaluilla. Vastaavasti kunnan koulujen rehtoreiden ja päiväkotien johtajien joka toinen kuukausikokous pidetään Skypessä. Pian käytäntö tuodaan myös opettajatasolle. ”Uudet käytännöt säästävät aikaa jo samassa rakennuksessa työskentelevien työntekijöiden viestinnässä, puhumattakaan eri toimipisteissä työskentelevien osalta”, sanoo kunnan talous- ja hallintojohtaja Pekka Laitasalo.
Skype for Business on Microsoftin sovellus, joka mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän ja näyttää tavoitettavuus- ja läsnäolotiedot. Skype for Business tunnettiin aiemmin nimellä Microsoft Lync. Sovellus tarjoaa muun muassa pikaviestinnän sekä audio-, video-, ja verkkoneuvottelut, joissa voi jakaa tietokoneelta tiedostoja, työpöytänäkymää tai sovelluksia. Skype for Businessin puhelin- ja puheviestinnällä voi myös soittaa puhelinverkkoon ja ottaa vastaan puheluita puhelinverkosta.
”Johtoryhmässä Skype-kokouksiin osallistuminen toimii jo luontevasti. Seuraava askel on antaa kullekin johtoryhmäläiselle vastuu etäkokouksen johtamisesta, jolloin Skypeä vasta kunnolla oppii käyttämään. Samalla sovelluksen käyttö alkaa laajeta myös uusille organisaation tasoille”, kertoo kunnanjohtaja Mikael Grannas. ”Tähän liittyy kulttuurimuutos: on uskallettava laittaa itsensä alttiiksi. Samalla organisaation on voitava hyväksyä virheitä niin, että niistä koko organisaatio oppii. Olen luvannut palkita kollegoita hyvistä epäonnistumisista samppanjapullolla.”
Sipoon kunnassa yksi tulevaisuuden skenaario on, että Skypen avulla myös kuntalaisille voitaisiin tarjota yhä enemmän kuntapalveluita. Tämä säästäisi niin kuntalaisten kuin kuntatyöntekijöiden aikaa ja vai vaivaa.
Jaetut dokumentit säästivät jopa viidesosan työaikaa
Skype for Businessin lisäksi Sipoon kunnassa on alettu hyödyntää myös muita tuottavuustyökaluja, kuten jaettuja dokumentteja. ”Esimerkiksi vuoden 2014 tilinpäätös tehtiin intranetin työtilassa, jolloin kunnan eri osastot pystyivät syöttää sisältönsä suoraan dokumenttiin. Aiemmin yksi virkahenkilö kokosi ensin kaikki tiedot itselleen ja vasta sitten päivitti ne tilinpäätöksen master-versioon. Tämän työvaiheen olemme pystyneet eliminoimaan, mikä on säästänyt yhden työntekijän työpanoksesta jopa 20 %”, Pekka Laitasalo kuvailee.
Mikael Grannas
Lisätietoja:
Sipoon kunta:
Mikael Grannas, kunnanjohtaja, p. 09 2353 6200, mikael.grannas@sipoo.fi
Pekka Laitasalo, talous- ja hallintojohtaja, puh. 0400 507 183, pekka.laitasalo@sipoo.fi
Microsoft:
Ari Suominen, tuote- ja ratkaisupäällikkö, yhdistetty viestintä, p. +358 50 554 1635, ari.suominen@microsoft.com
Microsoft
Microsoft tarjoaa mobiili- ja pilvivetoisen maailman parhaat teknologia-alustat ja tuottavuuden avaimet. Yhtiön missiona on auttaa jokaista maailman ihmistä ja organisaatiota saavuttamaan enemmän. Suomenkielinen uutishuone: www.microsoft.fi/uutisia, Twitter @MicrosoftOy
Avainsanat:
