Tutkimus kertoo: Turhat sähköpostit ja sähköisen kalenterin piilottelu saavat kollegan veren kiehumaan

Microsoft keräsi Suomalaisyritysten viestintävälineet 2014 -tutkimuksen tuloksista suositukset yritysjohtajien ja työntekijöiden arkeen.  

Johtaja, muista nämä: 

1.  Varmista mobiilit yhteydet ja laitteet. Erityisesti alle 40-vuotiaat haluavat tehdä töitä myös mobiilisti.

• Fakta: 82 prosenttia vastaajista arveli mobiilin työnteon lisääntyvän seuraavien kahden vuoden aikana.

2. Myös moderni esimies jakaa kalenterinsa. Kannusta esimerkilläsi myös muita avoimeen ja aktiiviseen sähköisen kalenterin käyttöön.

• Fakta: 64 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että olisi hyvä, että kaikkien sähköiset kalenterit olisivat nähtävillä. 26 prosenttia vastaajista ärsytti, että kollegan työkalenteri ei ole kaikkien nähtävillä.

3.  Paranna etätyömahdollisuuksia. Rakenna yhteiset pelisäännöt etätyöhön ja viestintätyökalujen käyttöön.

• Fakta: 26 prosenttia vastaajista (naisista 31 prosenttia) on sitä mieltä, että olisi hyvä, että yrityksessä tehtäisiin enemmän etätöitä. 32 prosenttia toivoo yritykseen selkeämpiä pelisääntöjä etätyölle. Yhteisillä pelisäännöillä voidaan sopia paitsi etätyökäytännöistä, myös esimerkiksi luottamuksellisen tiedon käsittelystä ja siitä, miten nopeasti sähköpostiin voi odottaa vastausta. 

4.  Varmista riittävä koulutus ja tuki. Kannusta kokeilemaan uusia työkaluja ja toimintatapoja ja varmista, että uudet välineet otetaan monipuoliseen hyötykäyttöön heti koulutuksen jälkeen.

• Fakta: Ihmiset jämähtävät helposti vanhoihin työtapoihin.

5. Muistuta tietoturvasta. Käytä luotettavia, yrityskäyttöön suunniteltuja sähköpostiohjelmia.

• Fakta: 45 prosenttia vastaajista oli huolissaan luottamuksellisen tiedon jakamisesta sähköpostissa.

Kollega, muista nämä:

1.  Opettele rohkeasti uutta! Iän ei tarvitse rajoittaa uusien työvälineiden käyttöä. Maailma muuttuu - opeteltavaa riittää kaikille, myös nuoremmille.

• Fakta: Reaaliaikaiset viestintävälineet ovat yleistymässä. Yli 60 prosenttia alle 40-vuotiaista käyttää jo pikaviestimiä jatkuvasti.

2. Älä lähetä turhia sähköposteja. Osan asioista hoidat nopeammin ja kätevämmin kasvokkain, puhelimitse tai pikaviestillä.

• Fakta: 77 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että sähköpostia tulee liikaa. 39 prosenttia vastaajista ärsytti, että kollegat kysyvät asioita mieluummin sähköpostitse kuin kasvokkain tai puhelimitse.

3. Otsikoi sähköpostiviestit selkeästi, älä lähetä suuria liitteitä. Dokumentteja on selkeämpi työstää yhteisesti pilvipalvelussa tai verkkolevyllä, kuin lähettämällä liitteitä edestakaisin.

• Fakta: 66 prosentin mielestä tärkeät viestit on vaikea erottaa. 38 prosentin mielestä sähköpostissa lähetetään liikaa liitteitä.

4. Vastaa sähköposteihin.

• Fakta: Sähköpostien vastaamatta jättäminen on yksi ärsyttävimmistä tavoista työkavereiden viestintätavoissa - se ärsytti 40 prosenttia vastaajista. Toisaalta kiireasiat voi olla järkevämpää hoitaa pikaviestillä tai puhelimitse.

5.  Osallistu käyttökoulutuksiin. Käyttäjän valmiudet ovat edelleen suurin este uuden teknologian ja työkalujen hyödyntämisessä.

• Fakta: Vastaajat arvelivat suurimmaksi viestintävälineiden ja -ohjelmistojen käytön ongelmaksi ihmisten suuresti vaihtelevat valmiudet (78 %) ja sen, että kaikkia ominaisuuksia ei osata käyttää (64 %).  

Taustaa
Suomalaisyritysten tieto- ja viestintäteknologian käyttöä selvittäneen yritysten viestintävälineet 2014 -tutkimuksen toteutti tutkimusyhtiö Evidens 24.4. - 7.5.2014 Microsoftin toimeksiannosta. Tutkimukseen vastasi 242 yli 50 hengen organisaatiossa työskentelevää päättäjää.

Lue lisää 
Suomalaisyritysten viestintävälineet 2014 -tutkimustiedote (liite)

Lisätietoa
Microsoft Oy, Jukka Veräväinen, liiketoimintajohtaja, tuottavuusratkaisut
p. 050 364 8312, jukkav@microsoft.com

Avainsanat: