Työpaikkojen tiedonkulku hiertää

Hidas sisäinen tiedonkulku on edelleen ongelma suomalaisissa organisaatioissa. Peräti 60 prosenttia suomalaisista työntekijöistä peräänkuuluttaa nopeampaa tiedonkulkua. Nopeampaa viestimistä kaivataan kaikilla aloilla, mutta toimialakohtaiset erot ovat huimat: ICT-alalla ollaan tiedonsaantiin ja sen käsittelyyn hyvin tyytyväisiä, kun taas terveydenhoitoalalla ollaan erittäin tyytymättömiä.

Suomalaisissa organisaatioissa ei sisäinen tieto kulje. Ongelma tulee esiin Microsoftin helmikuussa teettämässä tutkimuksessa, joka tutki työssäkäyvien suomalaisten näkemyksiä työnpaikkansa sisäisen viestinnän toimivuudesta. Huonoa tiedonkulkua on kaikkialla yritysten toiminnoissa. Yhteistä kaikille ongelmille on, että ne aiheuttavat huonompaa työn laatua ja työtyytymättömyyttä sekä hitaampaa toiminnan kehittämistä. Tutkimusaineiston pohjalta voi olettaa, että vain 10–20 prosentissa työpaikoista on kohtuullisesti ponnisteltu tiedonkulun edistämiseksi. ”Huomionarvoista on, että lähes kaikki huono tiedonkulku ulottuu henkilöstön lisäksi asiakkaaseen asti - tavalla tai toisella. Tilannetta heikentää se, että reilu enemmistö tiedonkulun ongelmista on toistuvia ja systemaattisia kaikilla organisaatiotasoilla”, tutkimuksen toteuttaja Kari Tervonen Kuulas Millward Brownista kertoo. Johtajien tilanne ei ole työläistä parempi. Heistä vain alle kolmasosa katsoo, että heidän tiedonseurantavälineensä ovat kunnossa. Esimerkiksi työssä tarvittavat raportit löytävät johtajan pöydälle nopeasti ja ajallaan vain 23 prosentilla vastanneista. ”Kun viesti ei kulje, energia menee korjausliikkeiden tekemiseen, eikä uusien menestystuotteiden kehittämiseen. Onko suomalaisella yhteiskunnalla tähän varaa”, Microsoftin tuottavuusratkaisuista vastaava johtaja Tom Toivonen kysyy. ”Avoin tieto pakottaa kehittymään. Jos työntekijöiden toiminta, palaute ja reagointi näkyvät avoimesti johdolle ja asiakkaille ja päinvastoin – ei kukaan ketjussa viitsi toimia huonosti kovin pitkään”, Toivonen näkee. ICT-ala tiennäyttäjänä sisäisessä viestinnässä ICT-ala toimii sisäisen viestinnän suunnannäyttäjänä. Alalla 52 prosenttia henkilöstöstä kokee saavansa jatkuvaa tietoa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta. Muiden toimialojen keskiarvo on 28 prosenttia ja terveydenhuollossa vain 19 prosenttia on tyytyväisiä tiedonsaantiin. ”ICT-alalle ominainen tuotekehitys on mahdollista vain laajan ja nopean tiedonjakamisen kautta niin sisäisesti kuin ulkoisestikin”, Tervonen tulkitsee. Toivosen mukaan Microsoftilla on ratkottu tiedonkulun haasteita demokratisoimalla tieto. ”Meillä lähtökohtana on kaikille avoin ja jaettu tieto. Jokainen on mukana sekä tiedon välitys- että vastaanottoprosesseissa. Avoin tiedotuskulttuuri helpottaa työn tekemistä myös uusilla tavoilla esimerkiksi virtuaalitiimeissä”, sanoo Toivonen. Oikea viestintäkanava takaa parhaan tuloksen Pieni henkilöstömäärä ja avoimet ovet eivät välttämättä takaa sujuvaa viestintää. Tutkimus osoittaa, että 50–100 hengen työpaikoilla tiedonkulun puutteet olivat jopa suurempia kuin suuryrityksissä. Sähköpostin sujuvuus sen sijaan saa kiitosta, mutta herättää samalla kysymyksiä. ”57 prosenttia vastanneista oli tyytyväisiä sähköpostin nopeuteen, mutta tärkeistä asioista viestimiseen kaivattiin vieläkin nopeampia tapoja. Tätä taustaa vasten on osittain yllättävää, etteivät pikaviestimet ole vielä vakiinnuttaneet laajemmin asemaansa viestinnässä, vaikka niiden avulla eteen tulevat pikaiset ’täsmäkysymykset’ on helppo hoitaa”, Toivonen toteaa. Tutkimus toteutettiin verkkotutkimuspaneelina helmikuussa 2010, ja siihen vastasi 1169 työssäkäyvää suomalaista. Tutkimuksen kohderyhmänä olivat vähintään 50 hengen kokonaistyöntekijämääräisten työnantajien yksityisellä tai julkisella sektorilla toimivat suomalaiset.