Pihlajalinna Oyj: Yhtiökokouskutsu

Pihlajalinna Oyj                            Pörssitiedote                               12.3.2021 klo 15.00

Pihlajalinna Oyj: Yhtiökokouskutsu                    

Pihlajalinna Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidetään torstaina 15.4.2021 klo 10.30 alkaen. Kokous järjestetään poikkeusjärjestelyin ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa Pihlajalinnan pääkonttorissa, osoitteessa Kehräsaari B, 33200 Tampere.

Osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan ainoastaan äänestämällä ennakkoon ja/tai esittämällä vastaehdotuksia ja/tai kysymyksiä ennakkoon. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun kohdasta C. Osakkeenomistajat tai heidän asiamiehensä eivät voi osallistua kokoukseen paikan päällä. Varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautuneilla osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata varsinaista yhtiökokousta suoran etäyhteyden välityksellä, mutta kokousta näin seuraavien osakkeenomistajien ei pelkästään seuraamisen perusteella katsota osallistuvan yhtiökokoukseen.

Pihlajalinnan Oyj:n hallitus on päättänyt poikkeuksellisista järjestelyistä eduskunnan 15.9.2020 hyväksymän väliaikaislain nojalla COVID-19-pandemian leviämisen estämiseksi sekä osakkeenomistajien, työntekijöiden ja muiden sidosryhmien terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen

Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Ari Keinänen. Mikäli Ari Keinänen on painavasta syystä estynyt toimimasta puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.

3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii yhtiön lakiasiainjohtaja Marko Savolainen. Mikäli Marko Savolainen on painavasta syystä estynyt toimimasta pöytäkirjan tarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokoukseen osallistuviksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n ja Innovatics Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen ja sen sisältämän konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

• Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen

Yhtiön vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen ja joka on saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, katsotaan tässä kohdassa esitetyksi yhtiökokoukselle.

7. Tilinpäätöksen ja sen sisältämän konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että 31.12.2020 päättyneeltä tilikaudelta vahvistetun taseen perusteella jaettaisiin osinkona 0,20 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 19.4.2021 merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 26.4.2021.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Neuvoa-antava päätös vuoden 2020 palkitsemisraportin hyväksymisestä

Koska varsinaiseen yhtiökokoukseen voi osallistua vain toimimalla ennakkoon, vuoden 2020 palkitsemisraportti, joka on saatavilla yhtiön internetsivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, katsotaan tässä kohdassa esitetyksi varsinaiselle yhtiökokoukselle. Varsinaisen yhtiökokouksen päätös vuoden 2020 palkitsemisraportista on neuvoa-antava.

11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen palkkiot pysyvät tarkastusvaliokunnan puheenjohtajan palkitsemista lukuun ottamatta euromääräisesti ennallaan, ja että yhtiökokouksessa valittaville hallituksen jäsenille maksetaan vuoden 2022 varsinaiseen yhtiökokoukseen päättyvältä toimikaudelta seuraavat euromääräiset vuosipalkkiot: kokopäivätoimiselle hallituksen puheenjohtajalle 250 000 euroa vuodessa, varapuheenjohtajalle ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle 36 000 euroa vuodessa ja muille jäsenille 24 000 euroa vuodessa.

Vuosipalkkio ehdotetaan maksettavaksi yhtiön osakkeina ja rahana siten, että noin 40 %:lla palkkion määrästä hankitaan hallituksen jäsenten nimiin ja lukuun yhtiön osakkeita ja loput maksetaan rahana. Palkkio voidaan maksaa kokonaan tai osittain rahana, mikäli hallituksen jäsenellä on yhtiökokouspäivänä 15.4.2021 ollut hallussaan yli 1 000 000 euron arvosta yhtiön osakkeita. Yhtiö vastaa osakkeiden hankinnasta aiheutuvista kuluista ja varainsiirtoverosta. Osakkeina maksettava palkkio voidaan suorittaa luovuttamalla hallituksen jäsenille yhtiön hallussa olevia omia osakkeita tai hankkimalla osakkeita suoraan hallituksen jäsenten lukuun kolmen viikon kuluessa siitä, kun osavuosikatsaus ajalta 1.1.–31.3.2021 on julkistettu. Mikäli tämä ei ole mahdollista oikeudellisista tai muista säädösperusteisista syistä, kuten esimerkiksi sisäpiirisäännökset huomioiden, ensimmäisenä mahdollisena ajankohtana tämän jälkeen, vaihtoehtoisesti palkkio maksetaan tällöin rahana. Jos hallituksen jäsenen toimikausi päättyy ennen vuoden 2022 varsinaista yhtiökokousta, hallituksella on oikeus päättää vuosipalkkioiden mahdollisesta takaisinperinnästä sopivaksi katsomallaan tavalla.

Lisäksi nimitystoimikunta ehdottaa, että kullekin hallituksen jäsenelle maksetaan rahana jokaisesta hallituksen ja sen valiokuntien kokouksesta kokouspalkkio, jonka suuruus on 500 euroa. Lisäksi korvataan hallituksen jäsenten kohtuulliset matkakulut konsernin matkustussäännön mukaisesti.

12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kuusi nykyisen seitsemän sijaan.

13. Hallituksen jäsenten sekä hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valitseminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallituksen nykyisistä jäsenistä Hannu Juvonen, Mika Manninen, Leena Niemistö, Kati Sulin, Seija Turunen ja Mikko Wirén valitaan uudelle toimikaudelle.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valitsee Mikko Wirénin hallituksen puheenjohtajaksi ja Leena Niemistön hallituksen varapuheenjohtajaksi.

Lisätietoja ehdotetuista jäsenistä ja heidän riippumattomuudestaan on saatavana yhtiön internetsivuilta https://investors.pihlajalinna.fi/?sc_lang=fi-FI.

14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajalle suoritettaisiin palkkio hallituksen tarkastusvaliokunnan hyväksymän laskun mukaan.

15. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi tilikaudelle 1.1.–31.12.2021 valittaisiin uudelleen tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, joka on ilmoittanut päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT-tilintarkastaja Lotta Nurmisen.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään yhdessä tai useammassa erässä yhteensä enintään 2 061 314 yhtiön oman osakkeen hankkimisesta, mikä vastaa noin 9 prosenttia yhtiön nykyisistä osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä säännellyllä markkinalla tapahtuvassa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Hankinnassa voidaan käyttää myös muun muassa johdannaisia. Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen), mikäli siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy.

Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 15.4.2020 antaman valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2022 asti.

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti.

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 3 091 971 osaketta, mikä vastaa noin 14 prosenttia yhtiön nykyisistä osakkeista. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden antamista että omien osakkeiden luovuttamista.

Hallitus päättää kaikista muista osakeannin ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista ja sillä on oikeus poiketa osakkeenomistajan merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti), mikäli siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Valtuutusta voidaan käyttää esimerkiksi yrityskauppojen tai muiden liiketoiminnan järjestelyjen ja investointien rahoittamiseen tai yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien toteuttamiseen sekä muihin yhtiön hallituksen päättämiin tarkoituksiin.

Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen 15.4.2020 antaman valtuutuksen päättää osakeanneista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2022 asti.

18. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Pihlajalinna Oyj:n internetsivuilla osoitteessa http://investors.pihlajalinna.fi. Pihlajalinna Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus sekä toimielinten palkitsemisraportti ovat myös saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 22.3.2021 alkaen. Edellä mainituista asiakirjoista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 29.4.2021 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujalle

Covid-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi varsinainen yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistajat tai näiden asiamiehet eivät voi saapua kokouspaikalle. Osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä voivat osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan ainoastaan äänestämällä ennakkoon ja/tai esittämällä vastaehdotuksia ja/tai kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Osakkeenomistaja tai asiamies ei voi osallistua kokoukseen myöskään reaaliaikaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä, mutta yhtiökokoukseen ilmoittautuneiden osakkeenomistajien on mahdollista seurata yhtiökokousta ilmoittautumisen ja täsmäytyspäivän jälkeen toimitettavan henkilökohtaisen linkin kautta. Kokousta näin seuraavien osakkeenomistajien ei pelkästään seuraamisen perusteella katsota osallistuvan yhtiökokoukseen, ja yhtiökokouksen päätökset määräytyvät yksinomaan ennakkoäänestyksen perusteella.

1. Osakasluetteloon merkityt osakkeenomistajat

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 1.4.2021 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen ainoastaan äänestämällä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti sekä lähettämällä vastaehdotuksia ja/tai kysymyksiä ennakkoon.

2. Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys

Ilmoittautuminen kokoukseen ja ennakkoäänestys alkavat 22.3.2021 klo 12.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua ja äänestää ennakkoon viimeistään 9.4.2021 klo 10.00, johon mennessä ilmoittautumisen ja äänten täytyy olla vastaanotettu.

Osakkeenomistaja, jolla on henkilökohtainen suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 22.3.2021 klo 12.00 – 9.4.2021 klo 10.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

1. Pihlajalinnan internet-sivulla osoitteessa https://investors.pihlajalinna.fi/corporate-governance/general-meeting/2021.aspx?sc_lang=fi-FI

Sähköiseen ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestykseen vaaditaan vahva tunnistautuminen suomalaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

2. Postitse tai sähköpostitse

Osakkeenomistaja voi toimittaa Pihlajalinnan yhtiökokouksen internet-sivuilla 22.3.2021 alkaen saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai postitse Innovatics Oy, Yhtiökokous / Pihlajalinna Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki. Jos osakkeenomistaja osallistuu kokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Innovatics Oy:lle sähköpostitse tai postitse ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä, katsotaan tämä äänten toimitus ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen, kunhan se sisältää edellä mainitut ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoäänestystä koskevat ohjeet ovat myös saatavilla Pihlajalinnan yhtiökokouksen internet-sivuilla. Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen saa ilmoittautumisaikana myös soittamalla numeroon +358 10 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus ja yhteystiedot. Osakkeenomistajien Pihlajalinna Oyj:lle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi osallistua ainoastaan äänestämällä ennakkoon tässä kutsussa ohjeistetulla tavalla. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu varsinaiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat tulee toimittaa joko sähköisen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen yhteydessä taikka sähköpostitse osoitteeseen agm@pihlajalinna.fi tai postitse osoitteeseen Pihlajalinna Oyj/Yhtiökokous, PL Kehräsaari B, 33200 Tampere ennen ilmoittautumisajan ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen valtakirjojen on oltava perillä.

4. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 1.4.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon viimeistään 12.4.2021 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajia kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet, jotka koskevat rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee lisäksi huolehtia ennakkoäänestyksestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityjä osakkeita koskevan ilmoittautumisajan puitteissa.

5. Muut tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettavia vastaehdotuksia asialistalla olevista päätösehdotuksista. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava Pihlajalinnalle sähköpostitse osoitteeseen agm@pihlajalinna.fi viimeistään 17.3.2021 klo 10.00.

Osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys osakeomistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi varsinaisessa yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi kokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut ennakkoäänet jätetään ottamatta huomioon. Pihlajalinna julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset internet-sivuillaan viimeistään 22.3.2021.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Tällaiset kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen agm@pihlajalinna.fi viimeistään 26.3.2021 klo 15.00. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat saatavilla yhtiön internet-sivuilla viimeistään 7.4.2021 kello 12:00. Osakkeenomistajan tulee esittää riittävä selvitys osakeomistuksestaan kysymysten toimittamisen yhteydessä.

Pihlajalinna Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä 12.3.2021 yhteensä 22 620 135 osaketta ja ääntä. Yhtiöllä on hallussaan 35 748 omaa osaketta. Yhtiön tytäryhteisöt eivät omista yhtiön osakkeita.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Tampereella 12.3.2021
PIHLAJALINNA OYJ
Hallitus