Kutsu Ponssen varsinaiseen yhtiökokoukseen

 Ponsse Oyj, yhtiökokouskutsu, 17.3.2023 klo 11:30

Ponsse Oyj:n (”Ponsse” tai ”yhtiö”) osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 12.4.2023 kello 11.00 Ponssen asiakaspalvelukeskuksen auditoriossa, osoitteessa Ponssentie 22, 74200 Vieremä. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.

Ponssen osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon.  Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitelty tämän yhtiökokouskutsun osassa C. 

A.    Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat

1. Kokouksen avaaminen
    
2. Kokouksen järjestäytyminen
    
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
    
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
    
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
    
6. Tilikauden 1.1.–31.12.2022 tilinpäätöksen, sisältäen konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen 

• Toimitusjohtajan katsaus
• Tilinpäätös, konsernitilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat olleet 15.3.2023 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla. 

7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
    
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen
    

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2022 yhtiön voitonjakokelpoisista varoista maksetaan osinkoa 0,60 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 14.4.2023 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Osinko maksetaan 21.4.2023 alkaen.
 

9. Voittopalkkioiden maksaminen henkilöstölle
    

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että konsernin palveluksessa olevalle henkilöstölle maksetaan voittopalkkiota tilikaudelta 2022 enintään 100 euroa per henkilö per työssäolokuukausi. Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään voittopalkkioiden maksamiseen liittyvistä muista seikoista.
 

10. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.–31.12.2022
     
11. Yhtiön toimielinten palkitsemisraportin käsittely
     

 Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle Ponssen toimielinten palkitsemisraportin 2022 hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava. Toimielinten palkitsemisraportti on ollut 15.3.2023 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla.
 

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta ehdottavat yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten palkkiot säilyvät ennallaan ja näin ollen valittaville hallituksen jäsenille maksetaan varsinaisen yhtiökokouksen 12.4.2023 päättyessä alkavalta ja valintaa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä päättyvältä toimikaudelta seuraavat palkkiot:

• hallituksen puheenjohtajalle 48 000 euroa vuodessa,
• hallituksen varapuheenjohtajalle 45 000 euroa vuodessa ja
• hallituksen muille jäsenille kullekin 38 000 euroa vuodessa.

Lisäksi kyseiset osakkeenomistajat ehdottavat, että hallituksen jäsenten kokouksista aiheutuvat matkakustannukset korvataan yhtiön matkustuskäytännön mukaisesti.
 

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
     

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta ehdottavat yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan seitsemän (7).
 

14. Hallituksen jäsenten valitseminen
     

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta ehdottavat yhtiökokoukselle, että toimikaudeksi, joka alkaa varsinaisen yhtiökokouksen 12.4.2023 päättyessä ja päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, valitaan hallituksen jäseniksi uudelleen seuraavat henkilöt:

Jarmo Vidgrén
Mammu Kaario
Matti Kylävainio
Ilpo Marjamaa
Juha Vanhainen
Jukka Vidgrén

sekä uutena jäsenenä:
Terhi Koipijärvi.

Edellä mainitut jäsenehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa tehtävään. Aiemmin yhtiön hallituksessa toimineet Juha Vidgrén ja Janne Vidgrén ovat ilmoittaneet, etteivät he ole käytettävissä seuraavalle nimityskaudelle. Molemmat jatkavat Ponssella henkilöstö- ja asiakastehtävien rajapinnassa.
 

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta ehdottavat yhtiökokoukselle, että yhtiökokouksessa otetaan kantaa hallituksen jäsenten valintaa koskevaan ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena. Ehdottava taho on arvioinut kokoonpanoa hallinnointikoodin vaatimusten näkökulmasta sekä kokonaisuutena että yksittäisten jäsenehdokkaiden osalta. Ehdottava taho katsoo, että jäsenehdokkaiden toisiaan täydentävän erinomaisen osaamisen ja kokemuksen lisäksi hallitus täyttää hallinnointikoodin vaatimukset.
 

Ehdotetulla uudella hallituksen jäsenellä Terhi Koipijärvellä on 30 vuoden kansainvälinen kokemus metsäsektorin ja -teollisuuden asiantuntija- ja johtotehtävistä. Hän työskentelee johtavana neuvonantajana Milttonissa. Ennen siirtymistään Milttonin palvelukseen Koipijärvi toimi muun muassa viestintä-, strategia- ja vastuullisuusjohtajana Metsähallituksessa ja yritysvastuun johtotehtävissä Stora Ensossa ja Metsäliitto-konsernissa. Koipijärvi on Fibs ry:n hallituksen puheenjohtaja, Metso Outotecin, Green Resources (Itä-Afrikka) ja Suomen Ratsastajainliiton hallituksen jäsen. Hän on koulutukseltaan maatalous- ja metsätieteiden maisteri (MMM), metsänhoitaja. Ehdottavien osakkeenomistajien arvion mukaan Koipijärvi on riippumaton yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.

Muiden ehdolle asetettujen henkilöiden hallitustyöskentelyn kannalta olennaiset tiedot on esitelty yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.ponsse.com/fi/yhtio/sijoittajat/hallinnointi/hallitus.
 

15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
     

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan hallituksen hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.
 

16. Tilintarkastajan valitseminen
     

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. Tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana jatkaa KHT Ari Eskelinen. Tilintarkastajan toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
 

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
     

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta ovat ehdottaneet varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään omien osakkeiden hankinnasta seuraavasti:

Osakkeita voidaan hankkia yhdessä tai useammassa erässä enintään 250.000 kappaletta. Sanottu enimmäismäärä vastaa noin 0,89 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista ja äänistä. 

Osakkeet hankitaan julkisessa kaupankäynnissä, minkä vuoksi hankinta tapahtuu muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa ja osakkeista maksettava vastike on yhtiön osakkeen hankintahetken markkinahinta Nasdaq Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä. Osakkeita voidaan hankkia myös julkisen kaupankäynnin ulkopuolella hintaan, joka enimmillään vastaa hankintahetken markkinahintaa julkisessa kaupankäynnissä. Hallitus valtuutetaan päättämään, miten osakkeita hankitaan. Hallitus voi valtuutuksen perusteella päättää omien osakkeiden hankkimisesta vain yhtiön vapaalla omalla pääomalla. 

Hallitus päättää, miten osakkeita hankitaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy osakeyhtiölain 15 luvun 6 §:n mukaisesti. Omia osakkeita voidaan hankkia yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, luovutettavaksi mahdollisten yhtiön kasvustrategiaa tukevien yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen rahoittamiseksi tai toteuttamiseksi, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä tai muutoin edelleen luovutettavaksi, pidettäväksi tai mitätöitäväksi.

Päätöstä omien osakkeiden hankkimisesta ei valtuutuksen nojalla saa tehdä siten, että yhtiöllä ja sen tytäryhteisöillä hallussaan olevien omien osakkeiden yhteenlaskettu määrä olisi yli 10 prosenttia kaikista osakkeista.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, enintään kuitenkin 30.6.2024 saakka. Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 7.4.2022 hallitukselle antaman valtuutuksen.
 

18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
     

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 50 % yhtiön äänivallasta ovat ehdottaneet yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 250.000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 0,89 prosenttia yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.

Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Uudet osakkeet voidaan antaa ja yhtiön hallussa olevia osakkeita voidaan luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa ja luovuttamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti), jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, mahdollisten yhtiön kasvustrategian tukemiseksi tehtävien yrityskauppojen, investointien tai muiden yhtiön liiketoimintaan kuuluvien järjestelyjen toteuttamiseksi taikka yhtiön sitouttamis- ja kannustinjärjestelmien toteuttamiseksi. Hallitus voi päättää myös maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, enintään kuitenkin 30.6.2024 saakka. Valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 7.4.2022 hallitukselle antaman valtuutuksen.
 

19. Hallituksen ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan poistamalla kohdasta nro 9 lause ” Yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikkakunnalla, Iisalmessa tai Kajaanissa.” ja lisäämällä yhtiöjärjestykseen uuden kohdan nro. 11.

Ehdotettujen muutosten jälkeen kohdat nro 9 ja 11 kuuluvat kokonaisuudessaan seuraavasti:

”9. Kokouskutsu

Kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan osakkeenomistajille julkaisemalla se pörssitiedotteena ja yhtiön internetsivuilla sekä hallituksen niin päättäessä, yhdessä laajalevikkisessä hallituksen määräämässä sanomalehdessä aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen yhtiökokousta.

Saadakseen osallistua yhtiökokoukseen, osakkeenomistajan on ilmoittauduttava yhtiölle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta.”

---

”11. Yhtiökokouksen järjestäminen

Yhtiökokous on pidettävä yhtiön kotipaikkakunnalla, Iisalmessa tai Kajaanissa.

Lisäksi hallitus voi päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (etäkokous). Etäkokoukseen osallistuva osakkeenomistaja voi käyttää etäkokouksessa kaikkia oikeuksiaan kokouspaikalla osallistumista vastaavalla tavalla.

Hallitus voi myös päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua lisäksi postin taikka tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta tai kokouksen aikana. Hallitus voi lisäksi päättää, että tällä tavalla voi käyttää vain osaa osakkeenomistajan oikeuksista ja että oikeutta voi käyttää vain hallituksen päättämällä tavalla.”

Ehdotettu uusi yhtiöjärjestys on kokonaisuudessaan yhtiön verkkosivuilla https://www.ponsse.com/yhtiokokous.

20. Kokouksen päättäminen
    
    B.    Yhtiökokousasiakirjat

Tämä kokouskutsu, joka sisältää kaikki yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.ponsse.com/yhtiokokous.

Ponssen vuosikertomus, joka sisältää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on ollut saatavilla yhtiön internetsivuilla 15.3.2023 alkaen ja selvitys hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä sekä palkitsemisraportti ovat olleet saatavilla yhtiön internetsivuilla niin ikään 15.3.2023 alkaen.

Asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään keskiviikkona 26.4.2023. 

        C.    Ohjeita kokoukseen osallistujille

1.       Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä keskiviikkona 29.3.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys alkaa maanantaina 20.3.2023 klo 12.00 (Suomen aikaa). Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään maanantaina 3.4.2023 kello 16.00 (Suomen aikaa), mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

-          Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa https://www.ponsse.com/yhtiokokous.

Henkilöomistajan osalta sähköinen ilmoittautuminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista. Kun henkilöomistaja kirjautuu yhtiön verkkosivujen kautta palveluun, hänet ohjataan sähköiseen tunnistamiseen. Tämän jälkeen osakkeenomistaja voi yhdellä istunnolla ilmoittautua yhtiökokoukseen, valtuuttaa toisen ja ennakkoäänestää. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajan on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot.

Yritys- ja yhteisöomistajien osalta sähköinen ilmoittautuminen edellyttää, että yritys- ja yhteisöomistaja ilmoittaa arvo-osuustilinsä numeron, yhteisö- tai yksilöintitunnuksensa sekä muut vaaditut tiedot.

Yritys- ja yhteisöomistajien osalta sähköinen ilmoittautuminen ei edellytä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Mikäli yritys- ja yhteisöomistaja kuitenkin käyttää jäljempänä kohdassa C.3. kuvattua sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

-          Sähköpostitse tanja.karppinen@ponsse.com tai postitse Ponsse Oyj, Osakerekisteri, Ponssentie 22, 74200 Vieremä

-          Puhelimitse numeroon 020 768 800, 20.3.2023 klo 12.00 (Suomen aikaa) alkaen

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika/henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika/henkilötunnus. Osakkeenomistajien Ponsse Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vai yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2.       Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä keskiviikkona 29.3.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään keskiviikkona 5.4.2023 klo 10.00 (Suomen aikaa) mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärän.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymisestä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan 5.4.2023 klo 10.00 (Suomen aikaa) mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeen omistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. Selvyyden vuoksi todetaan, että hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat eivät voi suoraan ilmoittautua yhtiökokoukseen yhtiön verkkosivuilla vaan ilmoittautuminen on tehtävä omaisuudenhoitajan välityksellä.

Lisätietoa on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla https://www.ponsse.com/yhtiokokous.
 

3.       Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää kokouksessa oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamies ei voi äänestää sähköisen ennakkoäänestysjärjestelmän kautta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on 20.3.2023 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla https://www.ponsse.com/yhtiokokous. Alkuperäinen valtakirja on varauduttava esittämään viimeistään yhtiökokouksessa.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Asiamiehen tulee toimittaa saamansa valtakirja sähköpostitse osoitteeseen tanja.karppinen@ponsse.com tai kirjeitse Ponsse Oyj, Osakerekisteri, Ponssentie 22, 74200 Vieremä ennen ilmoittautumisajan päättymistä 3.4.2023 klo 16.00 (Suomen aikaa), mihin mennessä mainittujen asiakirjojen tai vastaavien tietojen on oltava perillä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Yritys- ja yhteisöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa http://www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja osoitteessa suomi.fi/valtuudet sekä yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.ponsse.com/yhtiokokous.  

 
4. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon 20.3.2023 klo 12.00 (Suomen aikaa) ja 3.4.2023 klo 16.00 (Suomen aikaa) välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta.
a)      Yhtiön internetsivujen kautta https://www.ponsse.com/yhtiokokous.  
Henkilöomistajat kirjautuvat palveluun vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vahva sähköinen tunnistautuminen ilmoittautumista ja ennakkoäänestämistä varten edellyttää suomalaisten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttämistä.

Osakkeenomistaja on yhteydessä elektroniseen yhtiökokouspalveluun suojatun internetyhteyden kautta. Käytössä oleva tietoliikenneyhteys on salattu SSL-tekniikalla, joka on yleisesti käytössä mm. verkkopankeissa.

Yritys- ja yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistamista. Tällöin yritys- ja yhteisöomistajat tarvitsevat kirjautumiseen osakkeenomistajan arvo-osuustilin numeron yhteisö-/yksilöintitunnusten lisäksi. Arvo-osuustilin numero löytyy muun muassa arvo-osuustilin tiliotteesta. Mikäli yritys- ja yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, rekisteröityminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
b)      Postitse tai sähköpostitse
Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivulla 20.3.2023 alkaen saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot postitse osoitteeseen Ponsse Oyj, Osakerekisteri, Ponssentie 22, 74200 Vieremä, tai sähköpostitse osoitteeseen tanja.karppinen@ponsse.com. Ennakkoäänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.ponsse.com/yhtiokokous.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse Ponsselle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan viesti sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
 

Ennakkoäänestämisen yhteydessä osakkeenomistajan on ilmoitettava pyydetyt henkilötiedot. Osakkeenomistajien Ponsselle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla. Osakkeenomistaja voi ottaa kantaa haluamiinsa asiakohtiin ja muuttaa ennakkoon antamiaan ääniä ennakkoäänestysaikana sekä selata antamiaan ennakkoääniä myös yhtiökokouksen jälkeen. Osakkeenomistaja voi myös tulostaa itselleen vahvistuksen ennakkoon antamistaan äänistä.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskeva ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.ponsse.com/yhtiokokous. Edellä mainituilla internetsivuilla on saatavilla myös tietoa alaikäisen, muun vajaavaltaisen tai ulkomaalaisen osakkeenomistajan, jolla on suomalainen arvo-osuustili, yhtiökokoukseen ilmoittautumisesta ja ennakkoon äänestämisestä.

               5. Muut ohjeet ja tiedot

Kokouskielenä on suomi ja kokouksessa ei ole simultaanitulkkausta.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Ponsse Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä 17.3.2023 yhteensä 28 000 000 osaketta ja ääntä. Yhtiön hallussa on tämän kokouskutsun päivänä yhteensä 10 227 omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa.

Vieremällä 17.3.2023

Ponsse Oyj
Hallitus

LISÄTIETOJA:
Petri Härkönen, talousjohtaja, puhelin 050 409 8362

JAKELU:
NASDAQ OMX Helsinki Oy
Keskeiset tiedotusvälineet
www.ponsse.com

 Ponsse Oyj on tavaralajimenetelmän metsäkoneiden myyntiin, tuotantoon, huoltoon ja teknologiaan erikoistunut yritys, jonka toimintaa ohjaa aito kiinnostus asiakasta ja tämän liiketoimintaa kohtaan. Yhtiö kehittää ja valmistaa kestävän kehityksen mukaisia, innovatiivisia puunkorjuuratkaisuja asiakastarpeiden mukaisesti.

Metsäkoneyrittäjä Einari Vidgrén perusti yhtiön vuonna 1970, ja yhtiö on koko historiansa ajan ollut tavaralajimenetelmään perustuvien puunkorjuuratkaisujen edelläkävijä. Ponssen kotipaikka on Suomessa Vieremällä. Yrityksen osakkeet noteerataan NASDAQ OMX:n pohjoismaisella listalla.