Taloushallinnon käytännöt uudistumassa: Automatisoidut ja sähköiset menetelmät jo yleisempiä kuin manuaalinen työ

Norjassa, Puolassa, Ruotsissa ja Suomessa manuaalisten työvaiheiden osuus on enää alle 30 prosenttia. Muutos tehostaa toimintoja, parantaa prosessien valvontaa ja tuo nopeita kustannussäästöjä.

spacesTämän vuoden syyskuun ja marraskuun alun välisenä aikana Itella Informaatio selvitti, kuinka hyvin yritysten vastuuhenkilöt ovat selvillä johtamistaan rahoitus- ja laskentatoiminnoista. Tutkimus tehtiin neljässä maassa (Norja, Puola, Ruotsi ja Suomi) ja se kattoi 800 yritystä. Selvitys osoittaa, että taloushallinnon käytännöt ovat muuttumassa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Valtaosa työvaiheista sujuu automatisoiduin ja sähköisin menetelmin ja kokonaan tai osittain manuaalisesti niistä hoidetaan enää alle 30 prosenttia.

Tutkimuksen kohderyhmänä olivat yli 20 työntekijän yritysten päätöksentekijät. Suuret yritykset olivat yliedustettuina, sillä 70 prosenttia haastatelluista edusti yli sadan työntekijän yrityksiä. Haastateltavina oli yritysten rahoituksen ja laskentatoimen vastuuhenkilöt ja liikkeenjohtoa. Kysely toteutettiin puhelinhaastatteluina siten, että jokaisessa neljässä maassa tehtiin 200 haastattelua eli yhteensä 800. Toimeksiantajana oli Itella Informaatio ja tutkimuksen virhemarginaali on +/-3,5 prosenttia.

Kysyttäessä kuinka rahoitus ja laskentatoimi yrityksissä hoidetaan ja kuinka suuri on digitaalisten ja automatisoitujen prosessien osuus kävi ilmi, että automatisoitujen ja sähköisten kanavien käyttö on lisääntymässä ja että enää alle viisi prosenttia työvaiheista suoritetaan kokonaan manuaalisesti. Suomessa luku on peräti nolla. Tutkimus antoi myös viitteitä siitä, miten rahoituksen ja laskentatoimen toiminnot kehittyvät tulevaisuudessa. Koska useimmat yritykset luottavat jo nyt automatisoituihin ja digitaalisiin prosesseihin, niiden on helpompi jatkaa samalla tiellä. Kuten alla olevasta kaaviosta käy ilmi, täysin automatisoituun ja sähköiseen taloushallintoon on kuitenkin vielä matkaa:

Haastateltavilta kysyttiin mm. kuinka heidän yrityksissään rahoituksen ja laskentatoimen toiminnot on pääasiassa järjestetty. Vastauksista kävi ilmi, että suomalaisyritykset ovat ykkösiä toimintojen ulkoistamisessa (niissä vain 60% rahoituksen ja laskentatoimen toiminnoista toteutetaan omana työnä). Norja tulee kakkosena (yritysten oman työn osuus 77%), Puola kolmantena (87%) ja Ruotsi niukasta neljäntenä (88%). Eri maiden tilanne käy ilmi alla olevasta kaaviosta:

Tulokset osoittavat, että kaikissa tutkimukseen osallistuneissa maissa oman työn osuus on edelleen korkea (vähintään 60%). Yritykset käyttävät rahoituksessa ja laskentatoimessa mieluiten omia työntekijöitään, vaikka ne voisivat kohdentaa henkilöstöresurssinsa vähemmän rutiininomaisiin tehtäviin. Voimavarojen uudelleenkohdentaminen rahoituksen ja laskentatoimen prosessit ulkoistamalla auttaa parantamaan yrityksen tulosta. Omien resurssien käytöstä aiheutuvat kiinteät kulut ovat myös korkeammat kuin toimintojen ulkoistamisesta syntyvät muuttuvat kustannukset.

Vain harvat yritykset ovat ymmärtäneet ulkoistamisesta koituvat lukuisat edut ja ilmaisseet valmiutensa siirtää taloushallinnon prosessit palveluntarjoajille. Kaksi seikkaa viittaa kuitenkin siihen, että ulkoistamispotentiaalista vallitsevat käsitykset ovat muuttumassa:

• tutkimuksesta kävi ilmi, että useat yritykset ovat ostaneet palveluntarjoajilta ratkaisuja, joita ne pitävät sisäisinä menetelminään. Tästä huolimatta nämä ratkaisut tuovat palveluntarjoajia ja yrityksiä lähemmäksi toisiaan pyrittäessä optimoimaan rahoituksen ja laskentatoimen toimintoja.
• automatisoitujen prosessien ja sähköisten apuvälineiden osuus on jo nyt korkea ja kasvaa edelleen. Kehityksellä on vaikutusta paitsi maissa, joissa näistä menetelmistä on kokemusta, myös niissä maissa, joissa on vasta äskettäin tutustuttu kehittyneisiin ratkaisuihin.

Automaation ja sähköisten kanavien tuomat edut auttavat organisaatiota kasvamaan. Niiden ansiosta taloudellinen toimitusketju tehostuu, kun sen eri vaiheita kyetään valvomaan paremmin, ja samalla kustannussäästöt realisoituvat nopeasti. Viime kädessä ulkoistamistien valinnut yritys pystyy käyttämään voimavaransa entistä tehokkaammin, keskittymään ydinosaamiseensa ja sijoittamaan tulevaisuuteen.

Lisätietoja:
Tiina Härkönen
Viestintäjohtaja
Itella Informaatio
+358 50 3843 162
Tiina.i.Harkonen (at) itella.com 

Itella Informaatio parantaa asiakkaidensa kannattavuutta ja ketteryyttä tarjoamalla taloushallinnon prosesseja palveluna sekä kassavirtojen automatisointiratkaisuja. Palvelumme kattavat koko taloushallinnon: ostotilauksesta maksamiseen, myyntitilauksesta saapuvan rahavirran hallintaan sekä laajimmillaan koko laskentatoimen ja palkkahallinnon. Suurten volyymien mittakaavaedut, automatisoidut prosessit ja alan parhaat käytännöt takaavat, että asiakkaidemme taloushallintoa hoidetaan tehokkaasti, ammattimaisesti ja joustavasti. Itella Informaatio toimii 11 Euroopan maassa   yli 2000 ammattilaisen voimin. Vuonna 2011 liikevaihto oli 273,7 miljoonaa euroa. Itella Informaatio-liiketoimintaryhmä kuuluu Itella-konserniin. Lisätietoja www.itella.com.