suomi

Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen

Report this content

Relais Group Oyj

Yhtiötiedote, 14.8.2020 klo 8.50

Relais Group Oyj:n ylimääräinen yhtiökokous 2020

Relais Group Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 8.9.2020 klo 16.00 yhtiön pääkonttorissa Vantaalla. Kokoukseen voi osallistua ainoastaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia tai kysymyksiä ennakkoon kokouskutsun ja yhtiön muun ohjeistuksen mukaisesti. Kokoukseen ei voi osallistua paikan päällä.

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä 1.5.2020 voimaan tulleen lain väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista Covid-19 epidemian leviämisenrajoittamiseksi (290/2020) nojalla. Covid-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi ylimääräinen yhtiökokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa kokouspaikalla. Tämä on tarpeellista, jotta osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus voidaan varmistaa ja kokous järjestää ennakoitavalla, osakkeenomistajille yhdenmukaisella tavalla pandemiatilanteen ollessa yhä ennalta varmistaen samalla voimassa olevien viranomaisten antamiensuositusten noudattamisen. Tämän vuoksi osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan vain ennakkoon äänestämällä sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät tämän kutsun C-osasta Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille.  Yhtiön johto ei ole paikan päällä, hallituksen ja johdon puheenvuoroja ei pidetä kokouksessa eikä siihen järjestetä videoyhteyttä.

Yhtiökokousilmoittautuminen ja äänestäminen

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon ylimääräisen yhtiökokouksen asialistalla olevan asiakohdan osalta 20.8.2020 klo 10.00 – 1.9.2020 klo 12.00 välisenä aikana.

 

A. YLIMÄÄRÄISESSÄ YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaaminen
  1. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtajana toimii asianajaja Juha Kujala.

Mikäli Juha Kujalalla ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa toisen henkilön.

  1. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii asianajaja Jarkko Hankaa.

Mikäli Jarkko Hankaalla ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjantarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa toisen henkilön.

  1. Kokouksen laillisuuden toteaminen
  1. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokouksessa edustetuiksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

  1. Hallituksen ehdotus osingon maksamiseksi

Varsinaisen yhtiökokouksen 8.6.2020 vahvistaman taseen mukaan emoyhtiön jakokelpoiset varat 31.12.2019 olivat 65 626 626,33 euroa, josta tilikauden 1.1.-31.12.2019 voitto oli 804 846,05 euroa.

Varsinainen yhtiökokous päätti 8.6.2020 silloisen hallituksen ehdotuksen mukaisesti, että jakokelpoiset varat jätettiin omaan pääomaan eikä osakkeenomistajille jaettu osinkoa. Hallituksen uusi ehdotus ylimääräiselle yhtiökokoukselle on, että tilikaudelta 2019 maksetaan osinkoa 0,10 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on täsmäytyspäivänä 10.9.2020 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 17.9.2020.

  1. Kokouksen päättäminen
     

B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT

Tämä kokouskutsu, joka sisältää yhtiön hallituksen päätösehdotuksen, on saatavilla Relais Group Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/. Relais Group Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, osavuosikatsaus 1.1.-30.6.2020, varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja 8.6.2020 (sisältää muun ohessa viimeisen tilikauden päättymisen jälkeen tehdyn varojen jakoa koskevan päätöksen) sekä hallituksen selostus osavuosikatsauksen 1.1.-30.6.2020 laatimisen jälkeisistä yhtiön asemaan olennaisesti vaikuttavista tapahtumista  ovat osakkeenomistajan saatavilla mainituilla internet-sivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen ylimääräistä yhtiökokousta. Edellä mainituista asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internet-sivuilla viimeistään 22.9.2020.

C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE

Covid-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi ylimääräinen yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi saapua kokouspaikalle. Tämä on välttämätöntä erityisesti osakkeenomistajien, yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä voimassaolevien viranomaisten antamiensuositusten noudattamiseksi. Osakkeenomistaja tai asiamies ei voi osallistua kokoukseen myöskään reaaliaikaisen tietoteknisen yhteyden välityksellä. Yhtiön osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon.

  1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on ylimääräisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä torstaina 27.8.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja ei voi osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen muuten kuin äänestämällä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon. Jos osakkeenomistajalla ei ole suomalaista arvo-osuustiliä, katsokaa jäljempänä kohta 4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja.

  1. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

    Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat torstaina 20.8.2020, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään tiistaina 1.9.2020 klo 12.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

    Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot kuten osakkeenomistajan nimi henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero sekä mahdollisesta asiamiehestä pyydetyt tiedot kuten nimi ja henkilötunnus. Osakkeenomistajien luovuttamia henkilötietoja käytetään vain ylimääräisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

    Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon ylimääräisen yhtiökokouksen asialistalla olevan asiakohdan osalta 20.8.2020 klo 10.00 – 1.9.2020 klo 12.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

a) yhtiön internet-sivujen kautta https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎;

Sähköiseen ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan arvo-osuustilin numero. Sähköisen äänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilta osoitteessa https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎.

b) postitse tai sähköpostin kautta

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön internetsivuilla https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Relais Group Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu. Äänestyslomake on saatavilla yhtiön internetsivuilla tiistaista 20.8.2020 alkaen.

Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan äänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa ylimääräisessä yhtiökokouksessa.

Jos osakkeenomistaja osallistuu ylimääräiseen yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi ylimääräiseen yhtiökokoukseen.

Postitse tai sähköpostitse tapahtuvan äänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎.

  1. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon kutsussa kuvatulla tavalla. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu ylimääräiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Relais Group Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä.

Valtakirjan ja ennakkoäänten toimittaminen Euroclear Finland Oy:lle ennen ilmoittautumisajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi ylimääräiseen yhtiökokoukseen, mikäli niistä ilmenevät edellä kohdassa C.2. mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon ylimääräisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä torstaina 27.8.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla viimeistään torstaina 3.9.2020 klo 10.00 mennessä tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi ylimääräiseen yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista ylimääräiseen yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityjä osakkeita koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

Lisätietoa asioista on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ .

  1. Muut ohjeet ja tiedot

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus ylimääräisen yhtiökokouksen asialistalla olevaan päätösehdotukseen. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen info@relais.fi viimeistään keskiviikkona 19.8.2020 klo 10.00 mennessä. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi ylimääräisessä yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa ylimääräisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi ylimääräisessä yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset yhtiön internetsivuilla https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎ viimeistään torstaina 20.8.2020.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävästä asiasta tiistaina 25.8.2020 klo 16.00 asti sähköpostitse osoitteeseen info@relais.fi. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎ viimeistään perjantaina 28.8.2020. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää yhtiölle riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Osakeyhtiölaissa ja arvopaperimarkkinalaissa säädetyt yhtiökokousta koskevat tiedot ovat saatavilla https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎.

Relais Group Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 14.8.2020 yhteensä 16.820.050 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä.

Osakkeenomistuksessa ylimääräisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän 27.8.2020 jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään yhtiökokouksessa.

Lisätietoja yhtiökokoukseen liittyvistä järjestelyistä on saatavilla osoitteessa https://relais.fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokoukset/ylimaarainen-yhtiokokous-2020/ ‎.

Vantaalla 14.8.2020

RELAIS GROUP OYJ

HALLITUS

 

Lisätietoja:

Toimitusjohtaja Arni Ekholm

Sähköposti: arni.ekholm@relais.fi

Puhelinnumero: +358 40 760 3323

 

JAKELU:

Nasdaq Helsinki Oy

Finanssivalvonta

Keskeiset tiedotusvälineet

www.relais.fi

 

Relais Group lyhyesti

Relais Group on ajoneuvojen varaosa- ja sähkövarusteliiketoimintaa Pohjoismaissa ja Baltiassa aktiivisesti kehittävä maahantuoja ja tekninen tukkuliike. Relais Group luo lisäarvoa asiakkailleen tarjoamalla ajoneuvojen sähkövarusteet, varaosat ja asiantuntijapalvelut luotettavasti, tehokkaasti ja oikea-aikaisesti ajoneuvojen elinkaaren eri vaiheisiin. Voimakkaasti kasvuhakuisena yhtiönä Relais Groupin tavoitteena on olla toimialansa edelläkävijä ajoneuvojen elinkaaren kehittämisessä. Relais Groupin liikevaihto vuonna 2019 oli 98,9 miljoonaa euroa. Yhtiön palveluksessa työskenteli 31.12.2019 258 henkilöä viidessä eri maassa.

www.relais.fi

Tilaa