Aika laittaa asiakirjat digitalisaatiosuunnitelmien kärkeen

Edward Gower-Isaac, Vice President, Business Process Services, Ricoh Europe

Ricoh Europe, Lontoo, 20.9.2016 – Kuinka suuren osan työajasta työntekijäsi käsittelevät manuaalisesti asiakirjoja? Paperisten asiakirjojen käsittely on rasittava askare, ja useimmat niistä päätyvät lopulta vain keräämään pölyä yrityksen kellariin tai arkistointikaappiin. Niistä on hankala hakea tietoa, ja pinojen kasvaessa kasvaa myös niiden hallintaan vaadittava aika.

Kuinka suuri osa työajasta siis kuluukaan paperiasiakirjojen parissa? Pari tuntia? Enemmän? Lukuun luonnollisesti vaikuttaa yrityksen koko ja se, millä markkinoilla se toimii. Useimmilla suurilla yrityksillä luku on luultavasti melko pysäyttävä. Kun lasketaan, miten monia yrityksen prosesseja hoidetaan paperilla ja miten monta ihmistä niiden käsittelyyn vaaditaan... Luku on valtava! 

Tarkkojen laskelmien tekeminen on hankalaa, mutta IDC:n tekemän tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät keskimäärin 7,4 tuntia viikossa “etsiessään turhaan tietoa” ja “muotoillessaan useista lähteistä löytyviä tietoja". Yksi kokonainen työpäivä menee siis täysin hukkaan. Digitaalisten työkalujen ja tiedon aikakautena onkin syytä kysyä, kuinka monet yritykset yhä pitävät kiinni paperiasiakirjoihin perustuvista prosesseista (ja miksi) – kuten esimerkiksi laskutuksen kanssa tehdään.

Paperipohjaisten prosessien vaihtaminen digitaalisiin asiakirjatyönkulun hallinnan avulla on eräs keino hyödyntää digitalisaatiota, joka on keskeinen painoalue monissa nykypäivän yrityksissä. Prosessien automaatio herättää joskus pelkoja siitä, että koneet korvaavat ihmiset (mikä on harvinaista), mutta se ennemminkin johtaa ihmisten työroolien rikastuttamiseen.

Kumman ottaisit mieluummin? Paperitöiden alle hukkuvia vai lisäarvoa asiakkaille tuovia ja myyntiä lisääviä työntekijöitä? Fyysiset prosessit eivät ole ainoastaan hitaita, vaan ne myös vähentävät yrityksesi tuottoja.

Ricoh on tilannut tutkimuksen juuri tästä aiheesta. Tutkimuksen mukaan 62 % yritysjohtajista uskoo, että yrityksen sisällä olevat hajanaiset tietosiilot hidastavat tiedon jakamista. Lisäksi 71 % saman tutkimuksen vastaajista uskoo, että kykenemättömyys päästä käsiksi asiakirjoihin mobiililaitteelta hidastaa heidän yrityksensä kehitystä.

Hallinnoiduilla asiakirjapalveluilla voidaan saada aikaan todella merkittäviä muutoksia. Se voi helpottaa yritysten viestintää sekä sisäisesti (työntekijöiden välillä) että ulkoisesti (asiakkaiden kanssa). Uskon vahvasti siihen, että kyky hallita tietoa tehokkaasti ja muuntaa sitä tietopääomaksi on kullanarvoista. Oikeita, tietoon perustuvia päätöksiä on nimittäin paljon helpompi tehdä, kun tiedot ovat helposti käsillä.

Samaisessa tutkimuksessa kysyttiin myös, mikä on tehokkain tapa lisätä työntekijöiden tietämystä, ja yhteistyö nousi merkittävimmäksi tekijäksi. Yhteistyö voimaannuttaa työvoimaa millä alalla tahansa. Tämä puolestaan tehostaa digitalisaatiota entisestään, kun yritykset pyrkivät innovoimaan ja uudistamaan omaa alaansa.

Digitaalisten työkalujen ja asiakirjojen tehokas käyttö on olennainen osa tätä siirtymää. Pian monet yritykset (ja niiden työntekijät) voivat jo alkaa odottaa tulevaisuutta, jolloin töitä ei enää tehdä stressaantuneena paperipinojen seassa vaan tehokkaasti digitaalisten prosessien avulla. 

Lisätietoja uutisesta

Ricoh Finland Oy
Anne Hernetkoski, Marketing Manager
Puh. 045 7734 7027

Sähköposti: markkinointi@ricoh.fi
Kotisivut: www.ricoh.fi ja www.imaginechange.fi
Seuraa meitä Twitterissä: www.twitter.com/ricohfin
Seuraa meitä LinkedInissä: www.linkedin.com/company/ricoh-finland-oy

Ricoh on toimisto- ja tuotantotulostusratkaisuihin, asiakirjahallintaan sekä IT- ja viestintäpalveluihin erikoistunut maailmanlaajuinen teknologiayritys. Ricoh on mullistanut ihmisten työskentelytapoja jo yli 80 vuoden ajan. Ricohin tunnuslause on imagine. change. Ricoh tarjoaa palveluja ja teknologiaa, jotka auttavat niin yrityksiä kuin yksilöitäkin innovoimaan uusia tehokkaampia työtapoja, toimimaan ympäristöystävällisemmin ja kasvattamaan liiketoimintaa.

Ricoh Groupilla on toimintaa yli 200 maassa. Maaliskuussa 2016 päättyvänä tilivuonna Ricoh Groupin maailmanlaajuinen liikevaihto oli noin 19,6 miljardia Yhdysvaltain dollaria.

Valtaosa konsernin liikevaihdosta tulee ihmisten ja tiedon kohtaamista helpottavista tuotteista, ratkaisuista ja palveluista. Konserni tunnetaan laadukkaasta teknologiastaan, poikkeuksellisen laadukkaasta asiakaspalvelustaan ja toiminnastaan kestävän kehityksen hyväksi.

Ricoh Finland Oy
Niittytaival 13
02200 Espoo 

Avainsanat: